论对电子档案文件的管理与编研

摘 要：伴随着计算机在社会各个方面的广泛应用，产生的电子文件越来越多，电子文件的作用也越来越大，同时产生了与传统纸质档案编研工作完全不同的电子档案文件编研工作。电子文件编研是指根据客观需要，对电子文件内容进行分析研究，按照一定的主题将相关的电子文件信息进行加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的档案业务工作。

关键词：电子档案;文件管理;编研

1 电子文件的特点

随着经济和科技的发展，日常办公越来越电子化、信息化，这样就产生了大量的电子文件。电子文件是办公自动化活动中的产物，与传统的档案工作相比，具有许多新的特点：

1）电子文件的快捷性。办公自动化减少了纸质档案文件的流转，人们可以在办公室发送和接收各地的文字、图像、声音、影像等各种信息，它具有操作方便，传递快捷，存储空间小等突出优点。它改变了传统的办文格局，提高了工作效率和工作质量;改变了传统的收发文件流程更加便于文件的查找利用;改变了传统的文件流转方式，进一步提高了文件的传阅速度。

2）电子文件非实体归档成为可能。电子档案的出现，使原来纸质档案立卷所耗费的大量手工操作可以实现自动完成。通过对电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，只要操作一下键盘就完成其归档工作。

3）电子文件对设备及标准的依赖性。电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，所以，离开电子计算机软硬件平台，电子文件就会看不见也摸不着。由于电子计算机更新换代很快，软件要兼容电脑，又要兼容文件的格式，对于需要永久长期保存的电子档案文件，这个问题是需要注意的。

4）电子文件的信息与载体相分离性。电子文件没有固定的载体，载体是可以变化的，但文件从一个载体转换到另一个载体上，文件内容是不能发生任何变化的。这个特征对于已形成的电子档案文件保管来说非常重要，若中间环节处理不好，会直接影响其真实性、系统性和完整性。

2 电子文件的归档管理

对归档的电子文件要求真实、完整，能达到档案的功能价值，所以要做好以下几点：

1）及时收集和积累电子文件。认真克服草稿性电子文件容易被忽略和对电子文件的管理没有秩序等现象。做好电子文件平时的收集和积累工作并有效地管理，保证其原始性、真实性、完整性。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

2）要注意电子文件的归档类型及归档方式。电子文件的归档类型包括文本、声音、图像、图形和数据库等，尤其是重大项目活动的照片、录音和录像，包括重要的会议讲话都在重点归档之列。在电子文件的归档方式上有些单位部门只进行了逻辑归档，没有及时把文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样一旦系统或网络出现故障，将直接威胁到电子文件的安全。

3）做好重要的核对鉴定工作。这是一顶确定档案属性的工作，鉴定时一方面要审查归档电子文件的原始性、真实性、系统性和完整性;所谓原始性是看它是否是形成时的电子文件，真实性是看它是否是有处理结果的电子文件，系统性是看它是否有明确的归档范围，完整性是看它是否构成一套完整的电子文件。另一方面要确定电子文件的价值和保管期限，并清除已经积累很多但没有保存价值的电子文件，免得造成资源浪费。鉴定电子文件一个重要原则是看它的原始性和真实性，并保证在鉴定后不被修改，以保证电子档案应有的依据和凭证作用。

4）做好归档电子文件的复制备份工作。有些单位将电子文件直接存在硬盘上，出现的问题是不能脱机保管，而且万一系统出现故障，会影响到电子文件的安全性。应认真做好电子文件的备份工作，可刻录三张光盘，两套存档，一套提供利用。同时，要保存好生成电子文件的相关文档类软件。使电子文件以原始形成时显示的格式恢复，即在保存电子文件的同时，又与电子文件相关的实用软件及整个应用系统一并保存，确保电子文件的安全存贮和应用。

5）首先，依靠行政法律手段规范人的行为，保证电子文件的原始性;其次，高度重视技术措施。这是保证电子文件发挥作用最有效、最直接的方法，也是电子文件安全可靠的前提，可以通过各种技术控制措施（如：加密技术等），保证电子文件的原始凭证作用;再次，由于电子档案和文件本身存在着不安全性，还要坚持电子与纸质档案长期并存的原则，在做好电子文件归档的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作，确保电子档案的使用安全有序，这样可以发挥各自的优势，两种档案各施其能，相得益彰。

6）完善检索系统，妥善安全保管。要建立多种索引，包括时间、电子档案类型、重大活动、事件类型等同时与纸质文件建立关联，实现文件的电子化和网络查询。要配备专门的电子档案保管设施，保证电子档案的安全管理。管理电子档案的微机要达到专机专人专用，防止操作不当造成信息丢失或人为涂改，对重要的电子档案，必要时要设置密码，同时要定期对电子档案进行检测，确保电子档案安全有效。

3 电子档案文件的编研应用

对电子文件的编研工作充实了档案编研工作内容，适应了档案信息化发展的需要，许多政府机关单位的档案工作机构及部分企事业单位已开展对电子文件的编研工作。进行这项工作需具备如下一些条件和基础：

1）开展对电子文件的编研工作需要一定物质条件。这个物质条件就是进行电子文件信息编研工作所需要的软硬件，有了由计算机、打印机和扫描仪等硬件和操作系统、文字处理系统、图形图像处理系统等操作条件，就为进行电子文件信息的编研提供了便利条件。

2）开展对电子文件的编研要充分运用计算机网络进行传播利用。运用计算机网络可以加快电子文件编研成品的传播，因此开展电子文件编研除利用传统的流通方式进行传播利用外，要充分运用计算机网络进行电子文件编研成品的传播利用。

3）开展对电子文件的编研可以与电子网络出版活动相结合。传统的档案编研出版物是以纸张为载体的，随着信息社会的到来，其缺点与不足日益明顯地暴露出来，如容量小体积大、成本高、复制困难，且消耗大量自然资源，并可引起环境污染。

4）开展电子文件编研要注重知识产权保护。由于电子档案文件易复制易流动的特点，所以在对电子文件编研的过程中，要充分考虑知识产权的保护，尤其是对编研材料的选择和传播利用方式要加以适当控制，做到内外有别，开放与控制利用的区分开，能公布的与不能公布要分开。

总之，与纸质文件归档相比，电子文件归档是一项更为细致且颇有难度的工作，主要原因是一些电子文件形成者或限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档;这就要我们在推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

参考文献

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[3]王志宇，赵淑梅.非结构化电子档案数据管理探析[J].档案学通讯，2014（05）.

作者简介

郭峰（1981-），男，汉，天津市，馆员，大学本科，研究方向：档案。