数字化技术在档案管理工作中的应用

王静

摘 要：当前社会经济不断发展与进步，各行业均已做出调整，以适应现代化发展的基本需求。企业单位中档案管理工作是一项非常重要的工作，而数字化建设在一定范围内利于整个工作效率和质量的提升，还能够更好地发挥档案管理工作的基本作用。所以，要从实际的档案管理工作角度出发，对我国当代数字化档案管理工作的应用策略进行分析是十分必要的。

关键词：数字化技术;档案管理工作;应用

1 导言

我国现阶段已进入信息化发展时代，而世界各国都面临着信息化变革，在此发展背景下人们的生活与工作方式也发生了巨大的改变。对于企业单位档案管理工作来说，其要想跟上时代的步伐就必须要实现信息化、数字化突破。所谓档案数字化指的就是档案由传统的纸质实体档案向数码影像电子档案转化的过程，数字化档案不仅能完整的记录事件内容，还便于资料的储存，在很大程度上减少了资源的浪费，降低了制作储存成本，但同时数字化档案也面临着档案安全性和数字真实性、完整性方面的威胁和考验，一旦出现问题会给单位和个人造成严重的影响。所以，要全面认识数字化档案工作的重要性，做好档案数字化管理工作，是当前有关管理技术人员需要重点关注的问题。

2 新时期档案管理数字化存在的问题

1）档案管理人员综合素质有待提升。现阶段，档案管理对部分年轻人缺乏一定的吸引力，很多青年待其毕业后不愿意从事有关档案管理的工作。年纪大的档案管理人员又无法积极适应档案数字化管理方式，对于数字化的接受程度相对较低，在工作中不能熟练操作档案管理系统。因此，档案队伍的老龄化现状导致了档案管理人员在工作中缺乏创新意识，没有深入挖掘档案资源，限制了档案数字化建设与发展的进程。

2）工程档案数字化管理不足。在现代化企业单位发展进程中，相应提升了企业单位档案管理工作的开展速度，产生了大量工程档案信息。当前，多数档案都采用纸质存储方式，数字化管理力度不足。所以对现存档案进行信息化、数字化处理的难度比较大。传统纸质档案存储时间较长，所以必须确保存储环境的安全性，避免档案出现虫蛀和受潮的问题。然而即使确保纸质版档案存储设备完善，但是由于多次查阅等问题，极易导致档案原件受损，影响档案的管理与应用。鉴于此，开展企业单位档案的数字化管理是十分必要的。

3）档案数字化管理存在风险。在当前信息化时代发展背景下，互联网技术和大数据技术在各个领域内广泛应用，简便的技术虽然给人们带来了帮助，但也引发了各类数据信息安全问题。而通过互联网的计算机设备，其储存的个人档案信息很容易受到来自网络病毒的侵袭与黑客的攻击，企业档案管理工作也面临很严峻的调整。纸质版档案在转化为电子版档案的过程中需要用到电子编码技术，该技术在实践工作中还存在一定的不足，原始凭证被修改后不会留下痕迹，档案管理人员无法通过遗留痕迹发现档案被篡改的记录，给档案数字化管理带来安全风险。

3 数字化技术在档案管理工作中的应用措施分析

1）完善档案管理安全体系。第一，我们应提高风险管控意识，要积极做好和应对档案数字化风险的准备工作。想要实现现代数字化档案安全体系建设，必须要实现企业单位档案管理人员的安全思想政治建设。所以应该提升档案管理工作人员的安全意识，使其能够将档案安全管理工作作为现代化档案管理的首要任务，并进行有效的落实。另外，应该让档案管理人员充分了解档案出现风险事件的后果，了解档案数字化管理风险的重要性。日常工作中，在思想、知识、技术等方面做好准备，从根本上保证档案数字化管理工作的安全。第二，要建立完善的档案安全体系和安全防范系统，例如对档案数字化管理用计算机的应用软件进行加密处理，设置电脑和系统秘钥，使用照片、图片修复技术及时对信息加以完善和修复等，对电脑的硬件和软件进行全方位的保护。此外，对电子档案应该按时进行备份，从而避免因为遇到突发事件或者其他原因导致电子档案信息丢失，对于特别重要的信息文件，应该放在不同的位置进行备份保存，并且对文件设置固定的访问权限，能更有效的防止有关档案资料出现丢失和外泄的现象。

2）更新硬件设备。更新硬件设备就好比给房子重新装修一样，首先，我们要将房间内的物品打包腾空房间，也就是将原设备上的数据保存起来，也可以存储在“云”端，待硬件设备更换以后重新下载。其次就是要对房间进行装修了，等同于设备更换后的调试工作，确保所有设备都能进入正常的工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，还需要为硬件设备运行提供良好的环境。针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另外，还需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。

3）搭建档案管理云计算信息处理平台。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享和传播。新时代数字化技术与云计算技术有着异曲同工之处，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处。云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户，进而提高档案管理的便利性。

4）深入发掘档案数字化管理的服务功能。第一，研究机构或科研企业作为档案利用率较高的企业，档案管理人员通过区域联网为其提供档案资源共享服务，帮助档案利用者消除障碍，实现资源共享，提升工作效率。第二，5G时代的到来使视频信息更加具体化，应用VR技术可以展现档案内容，将档案里的故事从文字中走出来，观看者戴上VR设备就会体会到身临其境的感觉，且5G网络会让VR技术的应用不再局限于档案馆内，资源信息可以远距离传输。第三，在网络平台的支持下建立微信公众号或微博账号，以便广大群众更直观的了解档案信息。第四，为了满足人民群众对档案资源的需求，应探索智慧型档案信息服务模式，充分应用信息技术，将医疗领域、婚姻、户籍管理、社会保障等与群众生活密切联系的档案资料高度融合，动态感知并预测群众需求，为其提供具有针对性的信息资料，帮助群众解决实际问题，使档案资源更好的融入人们的生活，提升人民群众的幸福感。

5）做好电子文件的收集和整理。档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术的重点就在于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的归档和管理。档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为数字化副本，例如利用扫描仪等扫描纸质档案，因此要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督工作。

4 结束语

总之，档案管理工作中应用数字化技术是当代企业单位档案管理工作发展的主要趋势。在新社会发展背景下，加强档案数字化与信息化技术的应用有利于提升档案管理工作的实效性。因此，企业应高度重视档案管理工作，充分体现新型技术的优势与作用，提高企业单位档案管理人员的素质与专业能力，提升档案资料管理工作的效率，从而促进我国档案管理工作的健康发展。

参考文献

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