分析大数据时代背景下档案管理工作

王成

摘 要：“大数据”时代这一词的出现，最早是由麦肯锡提出的，它意味着信息爆炸时代的海量信息和系列与之相关的技术发展与创新。现代社会高速运转，信息流通加快，数据资源和各行各业的联系也日益紧密。而在庞大的海量数据中用新视野、新角度构建更优的新发展价值成了各企业迫不及待的事。档案本身记录了一种最原始的信息资源。它的整理与归档虽繁琐枯燥，但却不可或缺。信息时代下档案的管理模式和大数据之间的碰撞不可避免，而在大数据之下完善发展档案管理工作显得尤为重要。

关键词：大数据时代;数据资源;档案;管理

近几年，科技快速发展、信息化时代的到来是当代社会不断进步与发展不可阻挡的趋势。计算机的迅猛发展伴随着云计算的来临，和云计算一起吸引大众眼球的便是大数据。大数据的出现对于各行业来说都是一把双刃剑，是机遇的同时也是一个很大的挑战，同样，档案管理工作的开展也不会例外。档案对国家和企业、个人都有十分紧密的联系。档案管理工作通常包含档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供，是一项复杂、繁重却极其重要的一项工作。在档案的管理时，涉及的所有信息都需要很完整的保存下来，不能遗漏或者更改。另外，保存后的档案信息要根据实际情况灵活更新，與最新信息相一致，将更新后的信息进行二次存储，为档案的当事人的查阅提供便利。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。

目前来看，随着数据信息发展越来越迅猛，档案的信息量也日益增加，仅以传统的档案管理的模式处理信息已经无法满足社会大众的需求。在大数据的冲击下，需要对以往的管理进行反思总结，利用大数据处理迅速、方便、快捷的特点对档案管理工作进行改进，优化档案管理模式，促进信息处理的全面发展，使数据更好的服务于社会大众。

1 大数据时代背景对档案管理带来的有利影响

1）降低毁坏档案信息的风险性，完善存储工作。传统的档案信息多以纸质版形式存在，这就加大了丢失信息的很多风险。比如，水灾、火灾、地震等突发或者自然灾害都很容易丢失数据。纸质版存储地点、气候、湿度等的选择尤为重要。另外，纸张占据的空间大，不容易存储海量的数据[1]。一旦毁坏，修复工作十分艰巨。而以大数据形式管理档案可以极大的减少上述情形的发生，存储也会节约很多空间资源，备份的信息便于信息的恢复与完善。

2）提高效率，降低档案管理成本，节约资源。大数据时代技术的飞速发展，可以高效的对信息进行处理和分类整理。掌握大数据的处理方式可以高效的对大量数据进行整合处理，优化使用大量人力的管理模式。且存储纸张需要足够的空间，尤其当数据的量很大时，所需的纸张、光碟等越多，存储越不容易。大数据管理能有效减少档案管理所需要的空间资源。这从另一个层次看，减少纸的使用，不仅节约了纸张资源，还保护了环境。

3）实现资源的交流共享。随着网络的发展，不同地域、不同语言、甚至不同国家的人都可以相互交流。互联网本身是一个资源共享的平台，每个人都可以使用。大数据的出现就解决了不同地域数据的快速整合交流，还可以解决因为存储容量和搜索导致陈旧档案被销毁的弊端，保证档案数据的完整，有利于资源共享。

2 大数据时代背景可能给档案管理带来的问题

1）无法百分百保证档案信息的安全性。现代社会信息化程度不断增加，各种信息之间的交流也十分紧密。网络上都有很多公民的信息，但目前在个人信息不断晚上的同时，仍有许多公民对自己信息安全性的重视程度不够高，不能有效的对自己的个人信息进行有效的保护。网络是一个任何人都可以杰出的平台，它有很大的开放性。大数据虽然很大程度的提高了档案管理的水平和效率，但由于黑客、病毒等的存在，无法绝对的保证信息的安全性和隐私性[2]。

2）管理人员的技术要求无法和实际需求相一致。进行档案管理的工作人员目前还大多集中在年龄偏大的人群，他们的管理工作思想和方式仍偏传统，没有随着大数据的发展及时更新自己的职业能力。大数据时代所需要的技术相对都很前沿，对档案管理的方法、手段也十分高科技，这就要相关的工作人员具备过硬的职业技能才能跟得上需求。而不单纯是将档案信息录入电脑，完成电子化存储。

3）管理的所需制度仍不完善。传统档案的管理制度与大数据下档案的管理制度仍不能很好的结合，完善的管理制度是有效工作的保障。但由于制度的改变需要一定的时间，且档案的管理人员固有的理念，对新的制度重视程度也不够，这种情况可能会造成管理档案时会出现不必要的纰漏。另外，完善的管理制度可以有效提高工作的严谨性，所以要提高对完善制度的重视程度，更好的对档案进行管理[3]。

4）缺少完善的数据库，数据信息要求低。档案信息错综复杂，涉及的方面众多。档案管理时少不了登录、修改等，每个环节都需要对应繁多的信息量，在各环节容易出现失误或数据丢失。若档案后期的监督没有及时跟上，档案管理工作的质量会大大降低。另外，大数据时代人们提高了对数据全面采集的要求，不能仅从宏观数据中提取微观数据。

3 大数据时代背景下档案管理工作策略

根据实际从事档案管理工作人员和前人档案管理工作的经验进行总结，得出在大数据时代背景下档案管理工作者切实可行的工作策略。

1）注重对高端档案管理人员的栽培和鼓励。目前各行各业都十分注重人才的引进与培养，具备高技能档案管理的人才是大数据时代开展档案管理工作的重要保障。要想和大数据时代的档案管理工作顺利接轨，引进培养高技术人才是个必然趋势。具备优秀的大数据相关知识，对大数据所需仪器设备的掌握等都需要很熟练，这样才能应对大数据条件下突发的各种情况。引进人才的同时，也要对传统的档案管理人员进行系统全面的大数据相关知识培训，让传统的管理人员也跟得上大数据的潮流。

2）加强对档案管理信息的安全性。上文我们讨论过大数据虽然给档案管理带来了一定的便利以效率，但同时也存在信息安全性不够的事实。现代网络的四通八达，信息的相互交融有时很难避免病毒的入侵。这就需要管理人员在进行档案管理时提高对档案信息安全性的重视，在安装新设备仪器时注意病毒软禁的捆绑入侵。另外，政府可以加大对档案管理相关条案的重视，颁布相应的规定来一定程度的对黑客等进行约束。

3）改变优化管理人员的组成。传统档案管理人员年龄多数偏大，他们的理念和学习能力较差。所以要注重引进年轻人，年轻人的学习和接受事物的程度要比高龄的人来说容易的多。年轻人对新鲜事物的敏感与好奇都有助于对大数据相关知识的学习和掌握，而且年轻人的活力与态度都有助于新时代档案的管理工作。优化管理人员的结构组成，使管理人员年轻化对在大数据时代的档案管理工作意义重大。

4 结束

总之大数据之下档案管理工作的开展，需要对大数据的时代背景对档案管理带来的有利弊影响有相对全面的认识，不能只看利或者只看弊。另外，还需要知道如何在大数据的背景下去应对档案的管理策略，综合多方面的因素，更好的应对在大数据时代背景下的档案管理工作。

参考文献

[1]李海枯.大数据时代背景下档案管理工作的应对策略[J].智库时代，2020（09）：237-238.

[2]佟永利.简析大数据时代背景下的档案管理工作[J].科技风，2019（12）：218.

[3]张佳音.简析大数据时代背景下档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：135-136.