医院档案管理中电子档案系统的应用研究

张姗姗

摘 要：在医院的经营发展过程中，需要重视对档案资料的管理工作，充分发挥档案信息的参考价值，促进医院朝着良好的方向不断发展。而电子档案系统在医院档案管理中体现出较好的应用效果，能够帮助医院解决档案管理中存在的难题，在提高档案工作效率的同时，保证档案资料的完整性及安全性，使档案信息的保管、查询和利用更加便捷。为实现医院档案管理中电子档案系统的有效应用，本文就针对医院档案管理中存在的问题进行分析，探究医院档案管理中电子档案系统的具体应用，希望能为医院档案管理的发展提供有利依据。

关键词：医院档案管理;电子档案系统;应用

近年来，随着我国医疗科学技术的持续发展，我国人民对医疗服务的需求不断提高，使得医院档案资料的数量也越来越多，对医院档案管理工作提出了更高的要求，需要不断提高医院档案管理工作的现代化水平，使其能够更好地服务于医院发展。而电子档案系统是促进医院档案管理进一步发展的重要途径，需要加强对这一方面的研究，充分发挥电子档案系统在医院档案管理中的积极作用，使医院档案管理水平得以有效提升。通过对医院档案管理中电子档案系统的应用进行探究，有利于提出一些可靠的参考依据，促进医院档案管理的持续发展。

1 医院档案管理中存在的问题分析

1.1 档案资料的储存难度较大

在医疗科学技术的快速发展背景下，我国医院医疗事业的发展水平不断提高，使得病历档案及其他类型的档案资料逐渐增多，需要使用更大的空间来进行档案资料的储存工作，确保档案资料不受外部环境造成损坏等情况。然而在采用传统的纸质方式进行档案储存的时候，需要占用大量的空间，使得档案工作人员需要耗费大量的时间对档案资料进行归纳，解决档案存储空间越来越紧缺的问题。同时，在使用传统的介质进行档案储存的时候，普遍会出现各种各样的档案损坏问题，这主要是因为温度、湿度等环境因素对储存的档案资料造成了影响，使得档案出现受潮、泛黄等情况，严重影响到医院档案管理工作的质量[1]。

1.2 档案资料的查询难度较大

在传统的医院档案管理活动中，普遍都是采用传统的人工操作模式来进行档案查询，使得档案工作的效率受到影响，再就爱上档案管理人员对新型档案管理模式的掌握不够熟悉，进一步加大了档案资料查询工作的难度。由于各个部门体现出不同的工作特点，那么在传递档案的时候，无论是档案数量或是档案递交的时间都会出现较大的差异，给档案管理的开展带来更多挑战。其次，在进行档案资料的查询过程中，必须根据档案使用者提供的信息来进行分类查找，整个过程涉及的步骤较多，难以保证档案查询的及时性及有效性，对医院各项工作的开展造成了一定的负面影响。

1.3 档案资料的使用效率较低

在使用传统的纸质方式进行档案储存的时候，档案资料的受损情况较为严重，尤其是档案发霉、档案受潮等问题频繁出现，给医院档案的利用带来较多隐患。对于医院医疗事业的发展来讲，无论是在用药处方上，或是在用药比例方面，都有着较为严格的要求，若是档案资料的完整性及准确性无法得到保障，那么医院各项工作的质量也就会受到影响，甚至对患者的身体健康产生一定威胁。同时，在传统的纸质档案管理过程中，部分工作人员存在一定的侥幸心理，未能对档案资料进行仔细的查验，使得档案资料的使用价值无法得到充分发挥，再加上档案管理的人员数量有限，对档案资料的使用效率产生一定影响，不利于医院档案管理的持续发展。基于这种情况，应用电子档案系统不仅是提高档案工作水平的有效途径，也是保障医院长久发展的重要因素[2]。

2 医院档案管理中电子档案系统的具体应用分析

2.1 在档案储存方面的应用

在进行医院档案管理工作的时候，借助电子档案系统能够解决技术上存在的局限性，使檔案管理的灵活性及有效性得以提升。对于电子档案系统的应用，需要做好医院档案的前期处理工作，主要就是对纸质档案进行转化，使其能够成为可存入信息系统的电子档案，便于利用电子档案系统对其进行查询和利用。与传统的档案储存方式相比，电子档案体现出以下几个优势：1）保证储存空间达到要求，解决储存空间不足造成的档案泛黄、档案受潮等不良问题，使档案资料的完整性得到保障。2）确保档案资料的保密性。充分发挥电子档案在隐私保护方面的优势，可以减少档案泄漏、档案丢失等问题的发生。3）降低投入成本。减少因纸质档案造成的资金消耗，且能够帮助档案工作人员更加快速地完成档案资料的处理，进一步降低档案管理的人力成本[3]。

2.2 在档案查询方面的应用

根据以往医院档案管理工作情况来看，在进行医院档案的查询过程中，普遍要采用人工的方式对档案的编号信息、储存位置等信息进行查询，且还要发放档案调取的通知，使得档案管理人员的工作量较大，严重影响到医院档案管理工作的效率。但是在医院档案管理中应用电子档案系统，可以有效解决传统档案系统的不足，只需要将关键词输入到电子档案系统中，就能够及时将需要的档案资料找出来，在提高工作效率的同时，减少因人为因素造成的错误，使档案管理工作的质量得到保障。通过对电子档案系统的应用情况进行了解可知，该系统的优势体现在数据库技术、计算机技术等各种信息技术手段的综合运用，在保证档案查询工作快速进行的同时，确保档案查询的准确性，实现改善档案工作质量的目的[4]。由于电子档案系统是一个现代化的档案管理手段，想要充分发挥这一系统的作用，就必须要做好人员培训工作，保证档案工作人员的计算机水平达到要求，学会灵活操作电子档案系统，促进医院档案管理水平的提升。

2.3 在档案利用方面的应用

档案资料作为医院档案管理工作的重要环节，是否能够得到充分利用，直接关系着医院档案事业的持续发展，需要充分发挥电子档案系统在档案利用方面的优势，促进医院档案利用率的提升。在传统的医院档案管理过程中，普遍存在档案调用效率过低、档案利用存在环节冗余等情况，使得档案管理人员的工作难度显著提升，不利于医院档案管理工作的顺利开展。但是将电子档案系统应用到医院档案管理中，可以采用更多的途径来提高档案资料的利用率。在利用电子档案系统进行档案利用的时候，只需要对其进行简单的分类和保存，根据档案使用者的需求对档案系统中的信息资料进行调取，使档案使用者的信息需求得以充分满足。通过这一方式不仅能够提高档案利用的整体效率，也能够降低档案管理人员的时间成本，使其能够用更多的精力来完成其他工作，充分发挥自身的创新力，促进医院档案管理朝着现代化、科学化的方向不断发展[5]。

3 结语

综上所述，为充分发挥电子档案系统在医院档案管理中的积极作用，促进医院档案管理水平的提升，需要充分了解医院档案管理的现状及相关问题，结合医院发展情况对其进行合理运用，充分发挥电子档案系统在档案储存、档案查询、档案利用等各方面的作用，促进医院档案管理朝着现代化的方向不断发展。

参考文献

[1]黄腾.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].科技经济导刊，2019，27（24）：224.

[2]王小童.电子档案信息的存储及安全新探[J].兰台世界，2019（S1）：130-131.

[3]倪芳，聂真.医院档案管理中电子档案系统的应用初探[J].办公室业务，2019（03）：134.

[4]南锋一.企业电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2018（10）：42.

[5]李娟.浅谈档案管理系统在医院管理中的应用[J].中国卫生产业，2018，15（09）：71-72.