信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理

杨莉

摘 要：近年來，随着科学技术的进一步发展，制造领域迎来了一轮又一轮变革。档案工作开始倾向于资源的整合、利用，越来越多的企业开始重视档案工作。制造企业有别于其他企业，在制造企业中档案部门兼具了更多的职能，管理及技术的变化对制造企业档案工作影响就愈发明显。这些影响重点表现在亟待调整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。基于此，本篇文章对信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理，以供相关从业人员参考。

关键词：信息技术;综合档案;企业;档案管理

随着网络信息技术的不断发展，档案信息化建设成为档案管理工作的重要方向。文档一体化是档案管理的重要指导思想，要求在文档管理过程中注重文件流转和归档的一体化管理，注重档案信息化建设，进一步提升文档管理效率，充分发挥档案信息资源的作用和价值。

1 新形势下企业档案管理的意义

新形势下，企业档案管理的模式已经逐渐摒弃了传统档案管理模式，朝着以价值为导向的档案知识管理模式转变，从而实现企业的发展战略目标。企业档案管理模式是采取积极有效的信息规范与整理以及数据清除，设计信息流动的环节等相关具体的工作，凭借信息自动化管理的平台，进一步规范档案管理，提升企业的档案管理工作效率，从而有效降低企业档案管理者的工作压力和工作量，有助于减少企业的管理成本。在大数据支持的时代下，企业档案管理也实现了电子化，有效提高了企业的工作效率，利用电子软件，能够让工作人员随时随地对档案进行检索、查阅以及归档等工作，提高企业档案管理工作效率，达到事倍功半效果，从而减少企业的人力成本，并有效降低了企业档案管理过程中潜在的风险，提高了企业档案的利用效率，在企业生产经营过程中发挥了重要的作用。

2 信息技术管理视域下企业综合档案室建设的现状

2.1 各部门归档材料不全

在信息技术管理视域下企业综合档案室建立过程中，往往出现各部门归档案材料不全问题，甚至还会出现档案遗失无法归档等现象。企业综合档案室建立过程中，档案收集工作既是综合档案室建立的基础和起点，也是直接影响到企业综合档案室建立与管理的直接因素。出现归档材料不全问题的主要原因是由于原有档案多由各部门分设、分管，个别部门管理层认为关键的、核心的档案材料一旦交到企业综合档案室后会在部门需要利用、查找时产生诸多不便，还不如自己保管方便;也有个别企业的生产部门认为：生产类档案材料是在自身在日常生产、管理工作中逐步形成的，应由生产部门来保管。另外，也有的部门因不了解综合档案室归档范围，进而将一些不属于归档范围的档案材料也进行了归档，却将一些关键性的图纸、图片等留为自用，进而也造成了档案材料流失问题。

2.2 缺乏资金，设备落后

在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。

3 信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理策略

3.1 丰富综合档案室档案资源

将之建成企业的信息中心大数据“互联网+”以及信息技术管理背景下，企业在综合档案室的建立过程中，必须充分借助现代信息技术及相关管理手段来不断丰富企业档案资源、更新管理理念，将企业综合档案室建设成为企业生产、经营、管理的信息中心。

3.2 数字档案室基础设施建设

数字档案室要想发挥其基本功能，就需要完善的配套措施，档案室在基础设施建设方面需要完善硬件设施和软件设施。档案管理部门需配备数字档案室必要的硬件设施，主要包括存储器、服务器、电子计算机、打印机和其他输入输出设备等，为电子文件的收集整理提供硬件支撑。软件管理系统包含数字档案室建设需求的各类软件，通过这些软件的运行，能够为档案资料的收集、整理和利用提供平台和技术支撑。

3.3 构建信息资源平台

运用信息化技术来管理档案。对于制造企业而言，构建信息资源平台不是一蹴而就的事，要有选择有针对性地进行构建。“数字化档案管理系统”也是一个信息资源平台，但是对于制造企业而言，生产数据、质量数据等更为关键，档案工作人员在对资源进行管控时，要结合具体实际，在构建其他信息资源平台时，要有预见性地提出相关要求，为后续资源整合做好准备工作。

3.4 创新管理理念与内容

首先，应该更新工作观念，转变以往的“重视收藏、忽视使用”的观念，将被动服务转变成为主动服务，在档案管理的工作中，不仅需要注重档案资料的收藏，还需将其提供给生产部门与其他部门，全面提升档案资料的利用率，确保各方面工作的有效实施。在树立创新理念的过程中，还需将社会化当作是档案管理的主要目标，形成档案管理的社会化工作理念，使得档案资料可以向着知识化、科技化与信息化方向发展。其次，在企业的档案管理内容创新工作中，应该转变以往单调性的内容，丰富其中的档案部分。

3.5 数字档案室查询网站建设

数字档案室要想发挥更广泛的服务作用，就必须通过网站建设服务更多群体。数字档案室的网站查询服务，能够在档案资源和用户之间搭建起平台，对数字档案室的数据资源进行有效利用。这就需要在网站搭建过程中，既注重美观性也要注重功能性，确保网页设计科学合理，确保网站查询符合相关要求，进一步提升检索效率，更好地满足用户多样化需求。

3.6 信息化技术

建构开放式的平台，让网络信息技术能够真正地为档案管理工作进行服务，并且在此基础上，不断的将档案管理工作进行完善，提高其使用效率。科学的完善电子档案管理系统，保证技术的先进性，在进行电子信息系统建立时，充分使用电子信息技术。在进行电子档案信息管理构建时，要对其管理行为进行规范，从而保证资源能够得到有效的开发。

3.7 培养复合型人才

未来的档案人才培养对策，应更加侧重培养精通信息技术和档案业务的复合型人才。一是提高档案人员素质，要培养信息意识，掌握检索、选择、整理、利用等基本信息技能。二是抓好档案管理系统专家型人才培养，可以依据档案信息化建设自身的特点，采取岗位培训与工作实际相结合的办法，引导档案人员对系统主要的功能开展专门研究，储备相关的技术标准、管理手段和实践经验。结合蓬勃开展的信息化建设工作为档案人员营造良好的成长环境。

4 结束语

总之，企业应在信息技术管理视域下依托现代信息技术优势来逐步完成企业综合档案室的数字化建设，并以电子文件、专业数据库等新型档案资源归档为综合档案室建设的重点。

参考文献

[1]马潇宇.计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究[J].电脑知识与技术，2020，16（04）：13-14+21.

[2]赵军.研究所专业档案信息化管理建设对策[J].农业科研经济管理，2019（04）：27-29+37.

[3]黄玉增.企业档案数字化策略[J].兰台世界，2019（S2）：113-114.

[4]安辉.信息化对档案馆管理模式的影响[J].黑龙江科学，2019，10（21）：110-111.

[5]李雪梅.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（11）：46-47.