企业电子文件归档与电子档案管理工作探究

唐富美

摘 要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科学技术的飞速发展，办公自动化和计算机应用得到了广泛普及，企业运营管理中大量数据涌现，对资料档案管理提出了更高的要求，档案载体从传统的纸张逐渐向光盘等电子载体发展。储存了大量重要资料信息的电子档案，为企业管理提出了新的课题，如何在管理层面和技术层面对电子档案安全性予以保障，使其在企业发展中充分发挥作用。本文就企业电子文件归档与电子档案管理工作展开探讨。

关键词：档案管理;电子文件归档;电子化

随着信息化技术的发展，日益多样化的储存形式也让电子文件档案管理也越来越普遍。档案不仅是保存信息的主要载体，其潜在价值也可以通过特定的工具进行挖掘，帮助人们更好的开展工作。在电子档案越来越普及的今天，不仅对电子文件归档的效率和质量有了更高的要求，还为档案管理带来了更多的便利。

1 电子文件的分类和排序

电子文件的分类和排序需要根据电子文件的管理方法和标准。由于电子文件类别种类繁多，因此要分门别类地进行管理，科学的分类能够让档案管理更趋向合理性。结合门类划分要略，对相关文件内容做详细的编号处理，也可根据本单位具体情况将电子文件直接以名称命名并分类，目的是让全部的电子文件有机形成统一的整体。电子文件整理的主要基础是管理和利用。相对于纸质文件，电子文件的存在形式偏于虚拟，可以通过计算机上的检索查找到需要的电子文件，相比繁琐的手工操作更为便捷。如果信息化发展程度相对落后，也可根据本单位实际情况实行电子文件和纸质文件双套管理制度。

2 企业电子文件归档和电子档案管理面临的关键问题分析

2.1 管理制度不健全

大多数企业对电子文件归档和电子档案管理没有系统性的规划，未建立专门的归档管理制度，对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、移交、电子档案管理等环节未做出明确要求，造成电子文件归档工作较随意，电子档案管理无序。

2.2 电子档案信息安全问题

电子档案与传统的纸质档案存在着非常明显的差异，这也给电子档案管理工作带来了很多新的问题。例如，电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题、电子档案的存储和保管问题、电子档案信息的安全性问题、网络自身的安全性问题等。由于缺乏良好的保密性，电子档案容易受到黑客、病毒等外界的影响，最终导致电子档案出现问题，给企业带来严重的损失。

2.3 电子档案完整性、真实性难以控制

作为企业运营管理的重要历史原始凭证以及记录，档案的真实性、完整性至关重要，是企业运营决策制定的重要参考凭证和基础。由于载体读写技术以及档案内容在管理过程中受外界影响容易发生变化，比如因光盘质量、读写技术问题等，造成电子档案损坏无法读取;数据传输过程中出现数据变异或丢失，对文件的可读性造成影响;或者在传输和存储过程中，文件被篡改等情况，所以要想确保电子档案完整性、真实性有较高难度。

3 解决问题的对策及建议

3.1 提高对电子档案管理的认识

根据我国法律的相关规定，各个单位和组织的档案机构需要使用现代化的先进技术进行档案管理。档案管理不仅是社会发展的需求，也是法律的要求。随着社会的发展，信息化技术已经影响到社会中的各方各面，电子化档案管理是时代发展的要求。因此需要相关单位和组织在内部尽快宣传电子化档案管理的重要性，提高对档案管理的重视程度，将档案管理工作做到落实到岗，责任到人，主动学习档案管理电子化的操作流程和管理规范，建立统一的技术标准、软件程序、数据格式、归档流程确保电子档案管理的有效性。

3.2 加强人员培训

随着企业办公自动化的广泛应用和普及，档案信息技术和档案管理得到极大的促进和发展，同时档案管理人员也面临着新的挑战。要求档案管理人员对风险意识进行树立，对自身职业道德素质、政治素质进行提高，对保密意识进行强化，并使自身知识结构不断更新和优化，企业通过组织有效的培训学习，使档案管理人员能够对现代化管理知识和档案专业知识予以掌握，实现电子档案的科学管理，充分发挥电子档案收集、整理、鉴定、统计、应用等方面快捷高效准确的优势，更好地适应信息时代档案管理工作要求。

3.3 强化管理安全性

电子档案储存的安全性是一个需要长期维护的过程，不能一步到位的解决。因此要分析管理中可能会出现的问题，建立电子档案信息安全管理体系，电子档案安全管理的规范要做到进一步的完善，避免因操作不当而造成信息泄露或遗失的问题。同时要加强相关管理工作人员的技术技能，加强权限管理升级密保功能;加强防火墙的升级维护，相关病毒库和系统也要做到随时更新升级，防止泄密;另外要将电子档案做有效备份，并且定期更新检查。为了防止外部人员以非法手段获取电子文件，备份资料的设备要做断网处理，对于一些重要的资料除了电子备份以外，还需要做纸质档案备份管理。

3.4 建立健全电子档案管理制度

电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于借阅者使用查询。因此，应结合电子档案的管理特点，完善电子档案的管理标准，细化电子档案安全的规章制度，明确档案管理部门的职责、义务、权利，全面、科学地建立起电子档案管理制度，从而保证电子档案的完整、安全、真实，实现其应有的价值。

3.5 电子文档存档、保管工作加强

电子文件归档方式的选择直接影响着档案的稳定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盘进行数据存储，使归档过程中数据丢失情况得到有效控制，但备份盘的大量制作也增加了相关管理人员的工作量以及存储空间。随着信息技术的不断发展，电子档案存档技术可利用只读光盘，并采用网络移交、归档的方式进行。另外网络移交包括：对电子文件归档专线网线传递予以实现;确定电子文件信息汇集的中心管理部门，如利用信息管理中心，对企业的信息管理工作进行统筹和规划，对各部门形成的电子文件进行及时收集、汇总、处理、分发以及共享。另外由档案部门对过期数据进行鉴定。

3.6 加强档案数据库建设

通过先进的信息技术、科学合理的方式建设档案信息数据库，这不但便于档案的统一管理，在使用时也方便获取最全最新的资料。建立数据库是需要长期维护的一个任务，要从细节到整体循序渐进的完善，才能保证数据库的完整性。数据库的建设就是要在保证其数据规范性、稳定性、内容完整性、信息准确性的基础上，集成若干个实用性强的数据库。还需要档案管理部门结合自身优势，建立自己特色的数据库，使其成为利用率高、数据完整性高、稳定性强的规范化“活性”数据库。

4 结语

电子档案管理取代传统的档案管理是大势所趋，传统的档案管理方式效率较低，管理工序也非常复杂和繁琐，导致档案管理工作的整体质量相对较差，而利用计算机网络技术进行档案管理则可以有效地完善传统管理模式的不足，从而提高档案管理工作的质量和效率。

参考文献

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