招投标档案管理电子化探究

刘莎

摘 要：随着信息化的发展，电子技术已逐渐融入社会发展各个方面，为进一步规范管理我国基础设施工程项目建设，将电子技术与项目建设的各个阶段有机结合起来，有效提高招投标工作的效率，建立健全招投标档案管理制度，提升招投标档案的实用性，电子化管理招投标档案工作势在必行。

关键词：招投标;档案;管理;电子化

近年来，我国为进一步加强项目建设管理，规范项目建设流程，以达到公开、公平、公正、信用、择优的原则，积极主动接受行政监督部门和社会公众对项目过程实施监督。面对科学技术高速发展的现实社会，针对项目招投标的业主单位在开展项目招投标的过程中对整个流程的规范化管理需求，需要自身严格对招标文件进行电子化归档管理。

1 招投标档案实现电子化管理的必要性研究

传统的招投标档案工作受限于传统的招投标工作流程影响，在招投标过程中产生的以纸质文件为主的档案管理，包括收集、归档、立卷等都是以原始单一的方式开展的系统工作。在这样的档案管理中对人力、财力和物力的投入需求是巨大的，然而却只能实现对当中产生的纸质文档进行收集整理，后期使用率不高，档案管理成效不佳。而绝大多数招投标档案的收集、归档主要是为后期工程建设而选择信用、优质的施工主体提供合规合法的依据，也为保障工程建设质量提供责任支撑，实现施工方主体责任的前提是保证施工方的合法性，而施工方的合法性必须通过招投标的完成来确定，也需要通过招投标档案的管理来佐证。实施招投标档案电子化管理是为保障施工方的合法性鉴定提供强有力的保证。

随着招投标工作的全区域覆盖，招标面更广，为突破地域和时空限制，降低招投标成本投入，充分利用“互联网+”、云平台等信息技术，实现网络招标公告、远程投标签到、交流及开标，通过异地评标和自动评审等招投标流程，最终达到招投标全过程电子化网上留痕。在全新的招投标运作模式下，对招投标档案实行电子化管理是非常有必要的，既对招投标档案管理的全流程进行细节监管，也为后期的项目建设监督检查查证提供全方位线索依据，提高招投标档案的使用率。

2 分析招投标档案实行电子化管理中存在的问题

2.1 招投标档案实行电子化管理未形成成熟的体制机制

由于我国的招投标档案电子化管理是近几年随着信息化发展需求而提出的，政府没有制定系统的针对招投标档案电子化管理方面的法律法规，而是边缘化的对招投标档案电子化管理进行描述。比如说在《电子招标投标办法》中只是简要提出作为电子招标投标交易平台需具备电子归档功能并进行电子归档备份的要求，并在附件《电子招标投标系统技术规范》中对招投标系统提出需满足电子存档和归档等功能的规定，而非对招投标档案电子化管理进行详细的要求和描述。可见，我国在针对招投标档案管理实现电子化的问题上还处在前期探索阶段，而没有一个支撑和保障相关工作的法规性文件，导致招投标档案电子化管理因没有的规范性和权威性要求而失去其开展该项工作的实际意义。

2.2 无法满足招投标档案实行电子化管理的需求

招投标档案的收集主要集中于项目招投标的各个阶段，而在开展招投标工作中，由于工作人员更重视目标达成，而轻视对过程的管理，自然对档案收集也只是形式化、流程式开展工作，展现出对招投标电子档案的收集重视力度不够的问题。加之电子档案的收集、整理需要较高的科技网络技术保障，对信息技术设备有较强的依赖性，同时也需要工作人员转变观念，拓展自身关于网络知识、系统操作流程等相关知识储备，着力提升自身关于电子化档案管理的业务能力，积极主动的学习新的档案管理技能。

2.3 招投标档案实行电子化管理的设施设备落后

传统的招投标档案基本由投标公司和招标业主单位出于对自身企业管理需要而独自采取人工收集保存纸质文件的方式进行归档。而当今随着电子化、信息化、网络化的实现，项目招投标方式发生巨大转变，电子一体化交易平台逐步建设完成，通过网络实现互联互通和信息共享已不再是展望，招投标工作中产生的大量档案信息也可以充分运用相关技术而实现全方位、规范化的电子管理，这当中需要政府在档案管理中认识到档案管理载体已由以前的实物慢慢变成了新的多媒体设备，包括电脑、网络、系统、APP、云储存和硬盘等设备，而这些设备的更新换代由于涉及资产及财务投入，无论是政府或是企业都需要考虑财务投入因素及设备更新换代较快等因素而一步一步实施。因此在招投标档案管理方面配备的设施设备更新速度赶不上信息化发展需求，也是导致招投标档案实现电子化管理滞后的一个重要因素。

3 招投标档案实行电子化管理的具体举措

电子化档案管理具有储存量大、查询方便、管理规范等特点，已经广泛运用于各个领域，尤其在招投标档案管理中实行电子化管理模式对招投标的全过程实施监督管理具有一定的意义。招投标档案实行电子化管理是时代发展趋势下对档案管理的必然要求，需要我们站在做好项目招投标工作的全局中进行档案管理改革，为项目招投标提供基础性、安全性保障，这就需要我们采取一些切实可行的措施完善对招投标档案的电子化管理：

3.1 建立健全招投标档案实行电子化管理的规章制度

在法律法规未针对这方面作出详细规定的现实情况下，从对自身责任义务的界定和维护出发，企业和业主单位需要制定关于招投标档案实行电子化管理的规章制度，做好对招投标档案实行电子化管理的详细规定，为招投标及其档案管理提供依据，并规范对电子档案的收集、管理及使用的全部流程。使招投标档案的管理在绩效管理制度下全力运行，以实现其真正的价值意义。

3.2 加強对招投标业务人员的电子档案管理业务培训

目前我们很多业主单位、投标企业及招投标代理公司在档案实行电子化管理方面重视不到位，业务能力不强、专业性低，不会专门设置档案管理专职岗位来实施招投标档案电子化管理，导致招投标档案实行电子化管理制度虚化，而这些单位也是真正需要实行档案管理改革，积极主动接受监督的单位。因此加大投入对相关专业人才培养是势在必行的。可通过举办招投标档案电子化管理专题业务知识培训，实施奖励机制以激励业务人员按照规范开展招投标档案电子化管理以及加强业务人员业务素养的提高等措施加强人力保障。

3.3 配备先进的电子化档案管理设施设备

巧妇难为无米之炊，技术再好的业务人员在设施配备不齐的情况下也无法开展招投标档案电子化管理工作。因此做好设施设备配备是做好招投标档案电子化管理的基础。而且由于信息设备是成系统一体化的，缺一不可，有了硬件，缺少软件也是不能正常开展工作的。因此在设备配备时就应充分考虑工作需求，档案整理时才会不留问题，网络链接、电脑、移动硬盘、系统开发等设备都是不可或缺的。因此，档案管理电子设备的配备工作是务必要做好的基础性工作。

4 结束语

招投标档案实现电子化管理是从提高档案使用效率、保障档案安全性和规范档案管理流程出发而采取的适应现代信息发展的档案管理机制，是值得项目招投标所涉企业及单位实施推广的档案管理先进模式，但由于其现阶段受制于众多因素的影响，管理制度相对滞后，需要我们不断探索，寻求解决问题的方式。相信在不久的将来，电子技术在档案管理中的运用会越来越深入，对招投标档案的管理成效也会越来越大。

参考文献

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