试论信息共享下档案开放与保密关系的处理

摘 要：档案信息资源的开放与保密工作，是保证各类信息资源正确利用的前提。基于此，文章以信息共享为背景，对档案开放与档案保密之间的工作属性进行分析，并对如何提高档案开放利用与保密工作的联动性进行研究。

关键词：信息共享;档案开放;档案保密

档案作为社会信息资源的一种重要载体，其起到对信息进行记录与保护的作用。在当前网络时代的到来下，信息资源呈现出一种共享化趋势，这也就为传统的档案开放与管理工作增加一定的负担，如未能合理的针对档案信息进行有效保管，则必然造成部分机密外泄，令部分企业及社会活动受到极大的安全损失。为此，必须在档案开放与保密工作中寻求一个共生点，建立一种有效的管控机制，确保档案开放体系下能针对部分保密内容进行安全防护，以做到档案信息在为社会提供帮助的同时，也可为信息提供一定的保密机制。

1 档案开放与档案保密之间的工作属性

档案开放是指档案馆部分存在一定年限的信息内容进行公开，定期服务于社会体系之中，此类信息内容的开放处理，在一定程度上对档案馆的封闭式管理理念进行优化。通过内部各类信息的开放处理，可将档案馆转变为一种服务于社会的事业型机构，同时为社会相关领域提供信息支持功能，部分企业及个人档案信息进行获取利用档案信息中的价值维系自身的发展，可精准的彰显出档案信息开放，社会体系运行所产生的一系列效益，从而推动档案事业的发展。

答案保密则是针对档案信息内容中存在的高价值绝密与机密信息进行安全防护，防止因信息泄露而造成不必要的损失。从工作本质来讲保密机制的实行主要是针对信息内容进行有效的防护，例如时间节点、空间节点下的防控。当然其并不是在任何一种情况下对保密信息进行无差别防护，而是针对性的开展信息保护，保证信息在应有的操控平台内实现利用价值。保密信息在进行利用时必须建立在细细防护基础之上，其既脱离保而不用的错误机制，也可在相关领域中实现最大化。

从档案开放利用与档案保密工作的相互作用机理来看，两者属于相辅相成的工作特性，保密工作需在开放利用基础之上来实现价值转换。此种定向化需求对于档案馆的工作人员来讲，必须具备较高的工作素质，正确衡量信息资源的使用价值及其在社会中呈现出的功能，切记工作时不可偏重于某一层面，开放利用与保密工作中找到一个共生点，提高信息的利用价值。

2 信息共享下档案开放与保密关系的处理

2.1 建立规范化的制度，保证档案开放与保密工作的顺利开展

档案信息要想最大限度的在社会体系中发挥应有的功能效用，需针对档案信息开放利用工作与保密工作之间的耦合点，建立一套完整的规范制度，将各项举措落实到档案应用过程中，确保档案信息实际应用时不会受到泄漏风险，同时又可提供相关的社会服务。制度的建设与其执行方式属于一种配套措施，两者之间呈现出一种监管的机制，通过制度的建设来对档案信息应用行为进行约束，执行举措的建设则可为制度提供落实途径，通过两者之间的相互补充，可有效提高档案信息的应用质量。例如，在档案信息开放应用时，针对档案信息内容及其在社会领域中起到的价值来建立外借、预览等方面的制度，并应依据档案信息類型来建立相对应的审批机制，将档案信息的利用形式信息承接者进行捆绑。此外，档案工作者必须严格执行国家所制定的法律法规，针对不同档案信息来进行分送、销毁、收发等方面的操作，监管职能部门也应对档案信息的利用形式予以定期检查，确保各项举措可正确落实到信息利用环节，以此来保证档案信息开放与保密起到时效性价值。

2.2 建立审查机制，确保档案开放利用中保密工作的执行

审查工作作为档案信息开放利用的前提，提示针对档案信息内容来设定其开放使用权限，对于此，工作在开展中可分为三个阶段。首先，初审阶段。此类审查内容是指岗位工作人员档案信息的存放保密期限进行查定，然后判定其开放及使用范围。其次，中审阶段。此阶段则是委派专业人员，初审阶段中存在开放使用信息不明的内容进行相关核验，依据信息内容的质量性来进行取舍，保证信息的开放更具有时效性价值，可精准的服务于社会领域中。最后，终审阶段。此阶段则是由领导者综合前两个阶段的信息核对情况，从整体到局部进行利弊的衡量，通过综合性的分析来界定信息档案的批复情况。

考虑到档案信息本身的保密等级特性，由于其秘密等级受时间性限制，即为在某一时间段内此类保密信息具有相关价值，超出一定期限后保密信息的价值则对应取消，此时则需将信息进行公开处理，为社会相关行业提供一定的信息资源。对于此类资源的开放，必须由承接信息录入的部门来进行解密，特别是针对一些国家性秘密信息来讲，必须遵循严格的审查制度，在信息存档到达一定的时限后，需针对信息进行化密、解密处理，同时应严格审查信息的时效价值，从而保证信息在开放利用过程中可发挥出应有的特性。

2.3 依托于网络信息平台，提高档案信息开放与保密的工作质量

在大数据技术及网络体系的应用下，传统的纸质信息档案已经逐渐转变为信息类电子档案。电子信息档案高效率的处理形式，可在某一时间节点下将各类信息实时整合，避免因传统纸质档案中的收集与分析工作所造成的时延性问题。但电子信息平台的应用也存在一定的问题，由于电子网络本身的开放性、时效性传输特点，在信息开放过程中将造成数据信息在某一时间节点的大量传输，一旦信息发生泄露问题，则将为相关行业带来极大的经济损失。为此必须高度重视电子信息技术在档案开放与保密工作中的应用，针对不同等级的档案信息进行分化式管理，通过设定相应的约束机制，来保证信息独立传输。同时应将涉密类信息进行物理隔离，保证信息无法通过外部网络进行传播，并应将内部机器与外部机器设定为独立的资源接口，做到专机专用、涉密信息不联网，以此来保证档案信息管理工作的顺利开展。

3 结语

综上所述，档案馆在开放保密类信息，需针对信息防护等级与在年限内所起到的价值进行开放设定，保障信息在有效时限内可服务于社会。为最大限度的保证信息资源开放与保密之间的工作联动性，必须针对信息资源来建立完整的开放机制，加大各项规章制度的落实，保证资源在利用过程中可正确发挥出其社会价值，同时也可起到信息资源防护的重要作用。

参考文献

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作者简介

成东菊（1972-），女，汉族，山西省吕梁市离石区，山西广播电视大学，涉外文秘，大学专科，山西省吕梁市老干部活动中心（事业单位），档案馆员，中级，研究方向：档案开放与信息安全。