浅析新时代下档案管理的信息化建设

摘 要：随着全球信息化的普及，有越来越多的行业顺应市场进行转型。档案管理工作的进行有利于社会的规范性发展，因此，在时代的驱使下，环保档案管理也逐渐向信息化发展靠拢。信息化建设给档案管理的发展带来了很多好处，但同时也带来了很多问题与挑战。只有克服了这些问题与挑战，才能做好环保档案管理的信息化建设工作。

关键词：环保档案管理;信息化;新时代;对策;建设

前言：信息化时代的到来，促进了各行各业的发展，我国在档案管理工作领域也取得了不错的成绩。不仅建立了信息化的管理体系，还构造了数字化的档案系统，打破时间和空间的限制，大大节约了工作场地。但与此同时，档案管理的信息化建设还存在很多问题急需解决。本文将对环保档案管理工作的现状及其在新时代下存在的发展问题与解决对策进行分析。

1 实现档案管理信息化的意义

档案管理信息化是指借助网络等现代科技手段，对档案信息进行合理的开发与管理，有效地提高工作效率，降低工作强度。

1）实现档案管理的快捷，提高资源利用。传统的档案管理是通过人工整合管理信息，将众多的档案信息分门别类进行整理，但在查找信息时，仍需大量工作人员从卷轶浩繁的纸质档案中进行筛选。在此过程中不仅需要耗费大量人力，还会耽误很多时间，有时找到的档案还会出错，大大降低了工作效率。将计算机应用到档案管理工作中以后，这样的问题就会减少很多。利用计算机网络输入档案信息，可以节约工作时间，减少人员耗损，同时也能在很大程度上避免录入档案信息时出现错误。将档案信息进行数字化的整合，利用条形码来代替档号，既有利于档案的整理，又提高了使用者借阅与归还档案的效率，还能避免由于频繁翻阅导致纸质档案受损，资料丢失的问题。

2）减轻工作人员的负担。我国是一个历史悠久的大国，各行各业都拥有数以万计的档案资料。这些档案资料对各大企业乃至国家的发展都产生了不可磨灭的影响。但由于数量过多，在管理这些档案资料时会耗费大量人力、物力和财力。无论是资料的收集、整理、查询与利用都需要工作人员一丝不苟地参与其中。高强度的工作导致很多工作者效率低下，对同一份档案查询的重复性也很大。但对环保档案管理工作进行信息化建设以后，环保工作者的工作强度大幅度降低，工作效率也随之提高。他们将档案信息录入计算机后，在下一步的工作中就可以借助计算机进行查询，进一步实现网络资源共享，提高工作质量。

3）提高档案管理的安全性与保密性。环保档案管理在环保工作中的作用日益增长，而档案管理本身就是一项专业性、机密性极高的工作，它不仅承担着机关部门、企事业单位的机密，更影响着国家安全、社会各大行业的发展。同时保密性与安全性也是环保工作的核心，直接影响环保部门的既得利益。采用信息化的档案管理能有效地保障环保档案的安全与机密。将档案信息输入互联网之后，可以快速进行回查，避免信息的丢失与泄露。同时在需要查找档案信息时，也可以讯速提取相关信息，随后及时关闭查找路径，有效减少档案信息的丢失与损坏。

2 档案管理信息化建设存在的问题

1）对档案管理信息化的不重视。很多在职环保档案管理工作者年龄颇高，他们对新鲜事物的接受程度低，喜欢一成不变地工作与生活。所以在互联网来临之际，他们无法看到时代的机遇，一味地采取观望态度。再加上政府部门没有出示相应的支持政策，也没有资金上的投入，导致管理者认为信息化建设过于繁杂。部分环保部门工作人员在工作时未认识到自身管理工作的重要性，只把它当成日常事务性工作，工作素质和工作能力都有待提高。

2）技术基础薄弱。从目前的现状来看，环保档案管理工作无论是检索方法还是管理人员，都缺乏过硬的技术支持。在档案信息化建设初期，一些纸质档案需要通过电子设备转化为电子档案进行保存。但很多部门使用的电子设备过于老旧，无法顺利将纸质档案在短期内完成转变。其次，虽然电子档案比纸质档案更加便捷，但它在保存条件和保存期限上会受到很大的期限，若不能得到妥善解决，势必会成为威胁。档案管理的信息化建设是一个长期持续的过程，要根据社会和市场的变化不断更新管理理念，定期进行专项研究，也需要过硬的技术手段。

3）基础设施相对落后。档案信息数量庞大，对管理设备的要求相对较高，好的设备不仅能提高工作效率，还能在一定程度上降低管理成本。但现在很多环保部门的档案管理设备过于陈旧，系统反应过慢导致工作人员无法准确、迅速地进行档案整理。而且有时一旦设备发生故障，很多电子档案就要面临丢失的风险，这对环保档案管理的信息化建设来说也是十分不利的。

3 档案管理信息化建设的相关发展对策

1）提高重视程度。高层管理者应从自身做起，提高对环保档案管理信息化建设工作的重视程度。打破“重管理设施，轻服务研究”的传统理念，树立崭新的创新意识和发展意识，認识到档案管理转型的重要性。督促员工一起为建设档案信息化管理努力，学习先进的管理思想和工作理念，不断提高自身修养与专业水平。管理者积极获取上级资金支持，提高技术保障，引进专业人才，以促进环保档案管理的信息化建设的可持续发展。

2）实行标准化管理。环保档案管理工作高效率进行的前提是基础工作的标准化和规范化，管理者应从提高档案管理和储存的规范化入手，对不同档案进行分类整理，方便保存与查找。同时对政策性的文件要及时进行更新，做到与时俱进。建立一个相对规范统一的信息管理平台，对信息的收集采纳做出明确规定，切实推进档案管理的信息化、规范化、标准化。

3）加强人才的引入。人才是促进一个行业发展的核心力量。因此，环保档案管理部门在人才的选拔上须做到严要求，针对学历、年龄、工作经验等提出相应的要求。不仅要熟悉档案学的理论基础，掌握档案管理工作的规律性，更要具有熟练的计算机技术、现代管理技术。对于已入职的管理人员要根据其工作能力匹配相应职位，定期对工作人员进行培训学习，以提高其专业素养和管理技能。建立完备的考核制度及奖惩机制，加强监督工作，提高工作人员的积极性。环保档案管理工作相对来说比较枯燥乏味，但工作人员还是应该时刻保持一颗追求创新的心，在工作中多思多想如何以最出色的方式完成自己的工作。

4）实行云存储。档案资料数量庞大，随着时间的推移更会逐渐增加，这无疑会给档案储存造成很大的压力。相关部门可以采取现有的“云储存”方式，不仅可以为环保档案管理提供更大的储存空间，还能降低管理成本。如果在储存空间足够的情况下，还可以利用“云储存”对一些比较重要的档案资料进行备份，避免因为数据丢失造成不必要的损失。

4 结语

无论是过去还是未来，环保档案管理工作对社会的发展都是十分重要的一环，环保工作的开展更是关系到生态民生的未来。所以相关部门一定要善于抓住时代的热点，借助网络的优势来促进自身的发展。管理者要提高对档案管理信息化建设的认识，努力获得政府的资金支持，大力培养专业人才，建设一支适应信息时代的档案管理队伍，应对时代带来的挑战。

参考文献

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[3]杜敏敏.大数据时代下环保档案信息化管理的探究[J].建材与装饰，2015（21）：149-150.

作者简介

蔡小莉（1991-），女，汉，海南，大学本科，档案助理馆员，研究方向：档案。