事业单位干部人事档案管理存在的问题及对策

肖婷婷

摘 要：信息时代人事档案已经发展成为一种重要的资源形式，重要性越来越明显，因此必须实现干部人事档案管理的科学化、规范化，提升人事档案管理的水平，保证档案的真实性、完整性和安全性。本文主要研究干部人事档案管理中存在的问题，并针对问题提出提升干部人事档案管理水平的对策。

关键词：干部人事档案;档案管理;问题;对策

人事档案是每个人形象的“缩影”，是个人最具有保存价值的原始记录。它记录着人员身份、工作经历、学识水平、德能勤绩、社会关系等最真实、最直接的证明，人事档案是人力资源管理、调配、鉴别、使用的有力工具，是用人单位挑选所用人才的重要依据。人事档案信息中涵盖着人才的年龄、籍贯、学历、专业、工种、招工表、入伍表、劳动合同、体检、学业、培训、业绩功效、奖惩、爱好、专长、工作经历、社会关系及婚姻等真实可靠的第一手资料。因此做好人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用工作，为企事业单位人力资源配置、利用提供相关人事数据和信息支持的重要依据，为企事业人力资源的规范化管理奠定了基础。

1 人事档案的价值和作用

一是借助人事档案信息资料，用人单位可以对潜力型、可持续发展型人才进行有目的性的选择和培养，同时也可了解到人才具备的特长和既往发挥的优势资源。二是各级人才交流服务中心和就业服务中心在组织人才资源时，通过人事档案信息可以根据招聘单位的要求，很客观地将人才的工作能力进行合理的预判、甄别、分类，为招聘单位提供对口专业型人才、合理规划人力资源计划。这样的人才一旦进入到招聘单位，在适宜岗位就能以最快的速度产生自身价值。三是对于被选人才而言，能找到专业对口工作，从而能发挥出自己最大的资源价值，增加了自信和尊严，保障了生活和自我发展的平台，也有利于人力资源管理进行最优化的人才配置。四是人事档案信息管理能够帮助人才服务中心和就业服务中心对于人才资源进行系统完善的了解，有利于通过人才数据的监测和对比，对于人才的需求量进行合理的预判，做到有的放矢，提高人才、就业、招聘、培训的相互服务质量，为各培训机构和企业提供人才专业、工种需求，避免专业培训人才过剩，从而引导培训方向和专业设置。为培训机构、用人单位和求职者构建便捷的服务渠道。

2 人事档案工作目前存在的主要问题

2.1 档案陈旧，更新不够及时，不能很好地反映个人的最新发展动态

很多事业单位在人事档案管理过程中都存在档案陈旧或者更新不及时的问题。少数档案材料还存在“缺项”。如：由于年代久远和时代变迁，有的学历档案材料已无法补充;有的军队学历因其涉密属性无法从学信网验证，又因为军官证、学历证书丢失等一些特殊原因无法申请在线学历认证等等。此外，目前的人事档案基本都是存储一些职称评审、干部考察表、干部任免、年度考核表、工资异动等等，但是对于人才的学历、奖励以及一些培训资料档案管理人员很少主动找其存档，一般都是工作人员自己送来档案管理人员才会按照档案管理制度保存到个人档案里。然而，很少有职工会自己主动送档案给档案管理人员的意识，认为单位不要求提交的就是不必提交的。尤其是很多人可能在职期间读了在职研究生或者获得了一些奖励，都没有及时存档。所以久而久之，就造成了事业单位人事档案管理过于陈旧，材料不全，更新不及时等诸多问题。

2.2 工作规范性有待提高，档案管理技能有待提升

档案管理工作严格上来说是需要专业人员来完成，对于档案管理人员的业务能力和综合素质都有一定要求。但是目前很多事业单位的档案管理工作人员并非档案管理专业的人员，也没有进行过专门的培训，还有些单位没有设立专门的档案管理岗位，工作人员是兼职的，所以必然存在存档不及时、不仔细甚至不规范的现象，这些现象直接影响了档案管理工作的质量，不利于单位人事工作的正常开展。

2.3 忽略了人事档案培训工作与人才吸纳

档案管理工作是一项默默无闻的工作，往往出现对档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。有的单位主管领导思想观念跟不上形势发展，对新形势下档案工作的新要求不了解，新政策不熟悉，甚至提出做好干部档案管理工作，只要确保不丢档案就行的低层次工作要求，还是凭以前的老经验、老看法办事，重“看管”轻“管理”;还有很多单位认为人事档案管理简单，并不复杂，没有必要去引进专门的人员，或者进行专业的培训。实际上，单位的人事档案管理工作是一件十分严肃也十分专业的工作，责任重大。人事档案管理关系到单位工作人员的切身利益，應该认真严肃对待。但是现实情况中很多单位对于人事档案管理人才的培训工作重视程度不高，有的甚至都不开展人事档案管理人员的培训工作，造成档案管理人员专业素质水平普遍得不到提高，再加上部分工作人员主观能动性不强，业务水平也一直上不去。

2.4 经费保障和硬件配套不到位

有的单位没有建立专门的经费保障机制，常规化的支出无法保障，影响了人事档案管理工作的正常运转。硬件建设是基础，也是保障干部档案安全的必备条件。如有的档案库房还没有做到三室分开，“九防”（防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染）设施不健全，在档案的保管和保护上存在隐患，有的数字化档案服务器、扫描仪、打印机、复印机等设备陈旧，严重影响了工作效率和工作质量。

3 事业单位人事档案管理的思路

随着社会的发展与进步，事业单位人事档案管理工作也取得了一些进步，但是面对新时期的工作任务和挑战，我们也必须客观地认识到当前事业单位人事档案管理工作仍然存在一些不足，这些不足是制约事业单位人事档案管理的壁垒，只有积极解决问题所在，才能从根本上进一步提高事业单位人事档案管理水平。

3.1 及时更新保存档案，对人事档案进行动态管理

作为一名负责的人事档案管理人员，应该肩负起档案管理的重任。因为单位人员的档案并不是一成不变的，要随着工作人员的档案变化而及时存档，对于一些新档案要及时补充，确保做到档案的动态管理，保证个人档案状态的及时更新，这不仅仅是对职工负责，也是对单位负责。针对干部档案专项审核中的遗留问题及时开展自查，确保不留“后遗症”。对档案材料不完善的及时催交，对于确实无法补齐的材料，要单独建立信息补充收集台帐备案待查，并就所缺材料是否影响“三龄两历一身份”认定和干部选拔任用进行定性。

3.2 档案管理的学习要常态化，并适当进行辅助材料归类

单位要解决人事档案基础工作不扎实的局面，首先需要提高人事部门对人事档案管理的重视。一是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质决定了人事档案工作管理的好坏，对其素质的提升是做好人事档案工作的保障。可通过与其他同类单位交流和进行轮训的方式，学习人事档案管理的先进理念;二是配备专门的档案管理人员。人事档案管理工作需要大量的时间，才能对人事档案做到仔细甄别和归档。其次，对多余档案进行辅助材料归类。人事档案归档并不需要人员发展的所有信息，如果把人员发展的所有信息归档势必会造成归档材料繁杂，不规范。但这些人员发展信息对了解人员又能起到一定的作用，此时，应该把这些不需要归档的信息建立一份员工辅助材料档案作为备用。

3.3 致力于档案管理人才培养与吸纳，加大培训力度

单位必须致力于人事档案专业人才的培养，对于已有工作人员要争取更多的学习机会，加大培训力度，通过培训提升其业务能力，保证人事档案管理工作顺利推进。要挑选党性强、作风正、有强烈的责任心，能够勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员从事档案工作。要提高档案管理人员的物质和政治待遇，保持队伍相对稳定。注意加强对档案管理人员的知识和业务培训、继续教育，采取多层次、多种形式的培训学习，使档案工作人员了解《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律、法规及档案专业的基本理论知识，熟练地掌握和应用管理档案的基本技能，还应掌握现代化管理技能，加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要，全面提高综合素质。对于人才缺乏的单位要积极申请人才招聘，让专业性人才进入单位，促进单位档案管理工作健康有序推进。

3.4 强化物质保障，推进档案管理的信息化水平，提高管理效率

档案库房要按照“三室分开”（档案库房、阅档室和档案管理人员办公室分开）和“九防”要求配备到位，数字化服务器、办公电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子设备按照更换年限和使用现状及时更换，既可为档案管理的标准化、规范化和信息化提供保障，又可维护干部人事档案的安全、完整。要加快数字化档案建设，对人事档案的录入和查询管理实行信息化管理，尽量避免人为接触档案。注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式，探索大数据检索、整合、分析，为干部工作提供準确有效的参考信息支撑。加快现代化技术人才的引进和培养，使其成为能担当起档案管理迈向信息化建设的中坚力量，真正建立起现代化的档案信息管理体系。

人事档案管理的规范化能够有效提高事业单位的管理水平，对事业单位的发展具有重要意义，因此要不断提高人事档案的管理水平。在当前全球大数据时代的背景下，事业单位也要加快网络化档案管理体系的建设力度，结合事业单位发展的具体情况，不断优化人事档案管理向着规范化、现代化的进程发展。

参考文献

[1]张天龙.干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2016.

[2]赵思.浅谈高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].杨凌职业技术学院学报，2015（1）：87-88.

[3]《干部档案工作条例》（1990年修订）

[4]中组部 2006年《干部人事档案审核工作检查验收办法》