提高办公室档案管理工作效率的实践与探索

杨亚兰

摘 要：文章基于办公室档案管理工作的重要性，对行政单位中开展此工作时表现出的问题进行总结，并针对这些问题提出了提升此工作效率的有效路径，以供参考。

关键词：办公室档案管理;工作效率;问题;路径

1 引言

针对行政单位来说，办公室档案管理工作效率会对整个行政单位的工作效率产生直接影响。为此，在目前行政单位持续开展深化改革工作的同时，也需要做好其内部管理工作来提升其工作效率。针对其中的办公室档案管理工作来说，主要的作用就是通过对档案实体和信息的管理工作来为用户提供各项服务业务，为了保证其重要作用的发挥，就需要在提高对此工作重视的同时，在软硬件等方面做好档案管理建设，解决其中的问题来提升其工作效率。

2 办公室档案管理工作的重要性

在行政单位办公室管理工作中，档案管理工作属于其中具有管理性、服务性以及政治性性质和意义的管理工作类型，虽然此类型工作不会直接产生物质财富以及经济效益，同时也不会直接提升行政单位的工作效率等，仅仅是对行政单位中各个部门的历史文件进行管理，但是同样对行政单位的正常运作起到关键作用。此外，行政单位的办公室管理工作也属于比较系统的工作，各项管理工作都与档案管理工作有着密切的联系。通过档案管理工作不仅可以快速和及时提出档案为行政单位运转服务，同时也可以通过档案研究以及编著等活动，帮助行政单位更好地适应社会发展，起到为行政单位的整体运转进行服务的作用，推动行政单位发展。

3 办公室档案管理工作中存在的问题

3.1 行政单位管理人员对档案管理工作认识不足的问题

由于我国的历史原因，长期以来在行政单位中对档案管理工作缺乏正确的认识，通常错误的人为此工作就是对各种档案的摆放、陈列和保管，这也造成对此工作不够重视。为此，在此工作开展中，容易出现管理比较混乱以及陈年旧账比较冗杂等问题，或者是存在此岗位人员比较缺乏而影响档案管理工作效率和效果等问题。比如在开展行政单位审核的过程中，由于之前对此工作不够重视而出现管理混乱和不到位的问题，因此需要加班加点整理审核所需材料和数据，增加工作量的同时，也会由于对缺失的材料进行重新制作而造成资源和时间的浪费。此外，在审核之后也容易由于对各种材料保管不善，导致在后续使用中仍然需要重新进行整理和制作等问题，造成了人力和物力的极大损失。

3.2 档案管理人员专业能力参差不齐的问题

在目前我国行政单位的各项管理工作中，由于在开展行政建设的过程中忽视了对档案管理科学的重视，导致目前国内行政单位中开展此管理工作的單位数量较少，这也使得此管理岗位中难以招聘到专业对口的精英人才。表现出所招聘的档案管理人员缺乏相关专业技能，难以快速接手并开展有效的管理工作。其次是由于我国高校中缺乏专门档案管理学科的问题，因此导致在目前的岗位招聘时也通常不会专门设置档案管理工作岗位。这也使得行政单位中实际开展档案管理工作人员通常是行政人员或秘书兼任，造成此岗位专业性的缺失，也成为造成档案管理工作混乱的原因。最后就是表现出档案管理制度比较缺乏的问题。这就会造成此岗位工作人员的职责范围和内容不够明确，导致在工作任务开展以及出现问题时相互推诿而影响档案管理工作效率和服务质量等问题，甚至会出现档案存档不及时以及影响档案上传下达实效性等影响学校管理工作正常开展的问题。

3.3 档案管理人员态度不端正而影响行政效率的问题

在目前行政单位中开展内部管理工作中，在吸引精英人才的同时也提出了一系列优惠条件，比如承诺解决家属工作等问题，这也是造成行政人员普遍具有偏低专业能力的原因。而这部分管理人员通常对自身工作的理解和重视不足，往往在个人利益和单位利益冲突时会选择保护个人利益。加之行政单位中存在行政机构冗杂的特点，而行政管理中的档案管理人员工作态度不端正、整体人浮于事，就会增加单位内部损耗并降低行政效率。

4 提高办公室档案管理工作效率的实践路径

4.1 提高对办公室档案管理工作的重视

首先在行政单位进行档案管理工作岗位人员招聘时，需要明确设置相关招聘岗位和注明岗位招聘要求，尽量招聘相关专业的学生，便于后期在人员培训时保证管理人员更快上手，确保此档案管理工作的顺利开展。其次就是要通过办公室定期开展团建活动等方式，加强办公室行政管理人员之间的交流与合作，提升行政单位内部管理工作的凝聚力和执行力，为档案管理工作的有序开展营造良好的办公室氛围。最后就是做好档案管理工作中的档案保管工作。不仅需要在干燥的库房中做好对纸质档案的保管，还要根据档案的时间和事件等对档案进行分类存放。同时针对电子档案，则需要合理应用数字化技术来提高风险抵御能力，加和运行监控系统的应用，随时掌握电子档案的现状，及时发现和改进其中的安全问题，实现档案管理安全性的提升。

4.2 制定完善的档案管理制度

根据行政单位中的档案管理工作要求，在工作开展中需要逐渐制定和完善档案管理制度，将此制度作为此工作开展的主要依据。这主要由于在传统的档案管理工作开展中，容易由于其流程较为复杂且缺乏统一的工作制度和指导，造成了档案管理工作效率低下的问题。这就需要对档案管理制度进行改进，简化工作流程。比如通过提前开会的方式整理和解决工作中的问题，结合工作需求对工作流程进行优化。此外，还可以采取网络对接的方式开展此工作，加强不同部门之间的联系，实现对接效率的提升。比如通过内部工作系统的构建，加强部门内部人员之间的交流，不断改进管理工作方式并提升工作效率。同时也通过每周例会的方式定期总结和解决工作中的问题，而且也可以邀请其他部门人员参与来提出建议和意见，共同改进工作方式和流程，确保档案管理工作有章可循，提升其工作效率。

4.3 加强对档案管理人员的专业培训

通过定期开展培训、讲座和技术交流等方式帮助档案管理人员更好地掌握此开展此工作所需要的各类信息技术、档案管理技术以及会计技术等专业技术，通过档案管理对接“互联网+”思维方式的转变，实现对传统管理工作方式的改革，进一步提升管理工作人员的专业能力。此外，还要做好专业培训之后的考核工作，对其日常工作方式和行为起到约束作用。还可以通过管理工作人员技巧会议等方式来加强内部工作经验交流，提升其对档案管理工作的理解和重要性的认识，实现改革办公室档案管理工作以及提升其工作效率的目的。

5 结语

办公室档案管理工作是行政单位内部管理工作中的重要组成部分，对于维护行政单位正常运转、提升其社会形象具有重要作用。但是针对目前开展此类工作时表现出的重视不足、制度不健全以及人员等方面的问题，需要在提升对此工作重视的同时，招聘专业人才并做好人才培训工作，加强制度制定和完善工作，切实提升此类管理工作效率并保证其作用的发挥。

参考文献

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