新时期办公室文书档案管理工作探讨

杨宝霞

摘 要：文书档案管理工作涉及机关事业单位较多的信息管理内容，对于事业单位的稳定高效发展具有重要意义。同时文书档案管理具有十分鲜明的特点属性，在现代化的文书档案管理过程中，更加具备时代特点。要充分的认识到进行文书档案管理中的各种存在问题，采用科学的规划和有效的管理机制实施改善策略，提升文书档案工作的工作效果。

关键词：办公室;文书档案;管理工作

1 引言

文书档案管理工作，随着机关事业单位的发展，会在内容和管理复杂程度上有所提高，要重视文书档案工作的有效落实，提高在机关事业单位发展中的作用，保障文书档案能够充分体现现代化管理的高效、高标准特点。

2 办公室文书档案管理的特点

2.1 一体化

办公管理工作随着各种工作内容机制的联系不断加强，要充分提升效率，使其随着各种技术手段的提升，在开展有关工作的过程中，一体化平台工作搭建能更加有效的实现和完成，保障各种工作之间的紧密联系。

2.2 实用性

文书档案涉及的工作内容较广，对于机关事业单位的文件、人员管理等较为重要，各种管理文件类型相互交叉，导致了管理工作的困难增加。现代化科技档案管理为单位带来了便捷的查閱服务，根据历年的档案信息给单位的经营发展提供优质服务。

2.3 保密性

机关事业单位在发展建设的过程中，其内部的各种文件具有一定的保密性要求，这涉及机关事业单位发展的核心利益，对于机关事业单位的稳定发展十分关键，机关事业单位的保密性文书档案管理内容有很多，比如机关事业单位的发明专利、各种会议要点、机关事业单位的核心发展战略方案等。

2.4 重要性

机关事业单位的文书档案管理不仅涉及部分保密性要求的文件管理工作，而且各种资料的有效管理，可以有效的提高各种文件内容建设的落实，能够以更加精确高效的方式，有效的获得有关事业单位发展过程中的稳定性保障，对于机关事业单位的正常发展起到良好的促进作用。

3 文书档案管理现状中的问题

3.1 认知的不足

文档管理需要具备科学有效的管理方式，作为科学管理工作开展中的效率和效果保障，尤其是当管理的内容增加、各种类目混乱的情况下，良好的管理机制能力就能发挥出良好的管理效果作用，能够有效的保障管理过程具备必要的管理功效发挥。但是因为部分机关事业单位对于文书管理工作重要性认识的不足，不能有效的引导文书档案管理机制科学搭建，不能有效的保障档案管理工作能够具备良好的工作机制保障能力。

3.2 相关制度的不完善

一般情况下，办公室文书档案资料均是放置在综合库房或者档案室中，相关的办公室工作者会因为主观或者客观上的原因未能切实把文书档案及时归档，通常客观的个人原因主要是存放档案受区域的限制性，而主观上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上导致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦发生问题，各个部门也会相互进行推诿，严重制约着管理工作的顺利进行。另一方面，由于对文书档案管理工作未能投入足够的重视，致使档案管理制度不尽完善，导致职责分工不够明确、管理意识不高，从而使得管理成果难以满足相关的管理标准。在进行实际工作开展的过程中始终不能获得良好的制度规范化、有效化保障，造成工作效率和质量都不高。

3.3 工作者专业性能力不高

文书档案管理并不是简单的进行材料的接受和存储，需要能够有效的满足使用要求，能够有效的保障在进行管理的过程中，具备良好的文书档案资料调取效率保障、科学存储、资料安全性保障、文书档案存储有序、资料整理规整科学等，同时在现代化的文书档案管理设备加持之下，管理效率得到提升的同时，对于管理工作者的基本操作技能以及专业化技能要求也在不断的提高，工作人员不够专业的素质水平不利用工作的正常有效开展。

4 提升办公室文书档案管理工作的对策

4.1 构建文书档案管理科学框架机制

文书档案管理工作的有效开展需要进行宏观层面的总体管理机制规划，更加有效的保障管理工作具备良好的高效运行科学机制，有效的保障管理工作能够科学的开展，因此要充分做好机关事业单位在文书档案管理中的各种影响因素解决，能够有效的保障各种工作具备良好的运行条件基础，充分的消除运行障碍，比如在进行管理过程中的，部门衔接对接工作，要在标准化的机制要求之下，有效的保障各种工作能够有效的进行，实现无障碍化工作对接和文书档案交接，全面提高工作中的高效性保障，有效的提高对于各种工作开展中的精确性控制。

4.2 提高工作人员的基本工作能力水平

要能够保障机关事业单位有关人员在进行工作开展的过程中，不断实现文书档案管理的专业化进行，就要有效的保障机关事业单位自身的工作人员能够具备良好的文书档案管理知识素养要求，同时对于机关事业单位引入的各种现代化设备的使用操作具有良好的掌控性，尤其是对于各种执行规则和要求要进行统一化的标准要求，机关事业单位可以进行有关人员的必要培训，能够准确机关事业单位有感文书档案管理人员基础薄弱的设备软件操作使用技能、机关事业单位的工作开展机制流程等进行全面的培训，能够有效的保障机关事业单位人员具备基本的工作素质能力，同时保障机关事业单位文书档案管理高效、高质量的进行。

4.3 做好必要的工作激励机制

要更加有效的提升文书档案管理有关人员的工作积极性，就要充分的保障有关人员不断获得良好的工作认同感，不仅要有效的提高有感人员的思想认知，更重要的是能够通过科学有效的激励机制进行有效的引导，保障工作开展可以有效的进行和开展，引导有关的工作人员向高标准、高负责的工作习惯上发展，促进和有效的保障工作者通过激励机制的引导，不断的提高自身的素质水平能力，有效的保障其在工作中发挥良好的价值作用。要保障激励机制的公平性塑造，充分调动有关人员的积极参与性，确保有关工作的开展真正获得机关事业单位文书档案管理人员的价值体现，充分提高其对于自身工作的认可性。

5 结语

机关事业单位在文书档案管理的工作中，要充分的利用现代化信息技术，保障有关工作的落实，提高服务水平，为提升机关事业单位的运行稳定提供积极的作用发挥。

参考文献

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