档案数字化发展对档案管理工作的影响及对策研究

孙永峰

摘 要：在信息化与数字化的时代背景之下，很多行业的档案管理工作都发生了明显的变化，数字化信息技术在为档案管理工作带来巨大便利的同时，也带来了不小的挑战。本文以医院档案管理工作为例，简要阐述档案数字化发展对医院档案管理工作的影响以及对策。

关键词：档案数字化;档案管理;影响与对策

医院的档案管理一直都是医院管理工作中最重要的内容之一，对于医院的发展以及医疗工作的开展来说具有至关重要的作用。但是，大部分医院档案无论是从门类划分来说还是内容数量来看都十分繁杂，传统的档案管理方式很难应对信息量如此庞大的档案管理工作。

1 档案数字化发展背景下医院档案管理工作现状

当前阶段，医院档案数字化管理的相关制度还有待完善，由于医院档案管理的特殊性使得档案管理工作十分复杂，如果没有科学且合理的管理制度与管理体系的话，很容易发生档案信息内容不准确等问题。而且，当前的医院档案信息化程度较低，并没有实现全领域的资源共享和档案共享，大大降低了数字化档案系统的使用效率。

2 档案数字化发展对医院档案管理工作产生的影响

2.1 档案数字化发展对档案处理方面的影响

有效且科学地处理不同种类的档案资料是当前档案管理工作中的重中之重。面临信息化技术飞速发展背景下的新的档案管理标准与需求，在网络管理模式之下，档案数字化发展能够帮助档案管理人员实现更加高效的档案管理以及文书处理工作。数字化模式下的档案管理能够大幅度降低档案管理工作过程中效率低下的问题，优化和简化了工作流程，也降低了档案管理工作的开展难度。

2.2 档案数字化发展对医院医疗水平方面的影响

在当前医疗水平不断发展的趋势之下，档案数字化发展可以有效帮助相关医护人员查询与检索相关的医疗技术应用现状以及病患的实际诊断情况，并且对于不同的医疗技术的使用情况能够进行更加直观的对比分析。

2.3 档案数字化发展对医院科研水平方面的影响

在开展相关医疗活动的过程中，通过将不同环节中的诊断经验以及医疗认知进行记录，并形成数字化的档案，还可以为医院相关医务人员的科学研究以及相关论文的撰写提供重要的数据支撑和依据。通过档案数字化管理模式的发展，医院的很多科研活动的开展能够得到更加全面与更加详细的信息支持，让医院相关档案资料中的信息性知识的使用价值能够得到更大范围的利用与发挥。

3 为了更好地应对档案数字化发展，医院档案管理部门应该采取的对策

3.1 提高医院档案管理人员的工作技能

优秀的档案管理人员是实现档案数字化发展与信息化建设的关键保证，无论是医院管理部门还是档案管理部门的都要增强对档案管理人员基本业务能力的关注与重视。在当前档案数字化模式不断推进的大背景之下，作为一名档案管理人员，尤其是作为一名医院的档案管理人员，面对医院不同部门、不同科室以及大量的病人每天所产生的不同种类的档案与资料，不仅仅要具备过硬的档案管理技能和档案管理常识，与此同时还需要具备计算机网络知识以及实际的计算机操作能力，并能够熟练掌握档案数字化建设与信息化发展过程中的相关知识与内容。因此，医院要想切实推进档案数字化发展，首先要从相关的档案管理人员入手，在进行相关的档案管理岗位招聘时就要通过提高招聘标准以及进行相关的岗位考核等方式来提高整个医院档案管理团队的综合素质。

比如，在日常的档案管理过程中，医院相关部门可以定期组织档案管理人员参加专业培训并进行定期的培训考核。在整个培训活动中，可以邀请专业的数字化档案管理专家前往医院就如何在医院内部进行信息化档案管理进行科普讲座，还可以邀请其他领域中的档案管理人才来分享自己在数字化档案管理过程中的经验和技巧。之后，医院可以分别制定专业的基础知识试卷和实践操作考核两种培训考核方式，全方位测评医院档案管理人员的数字化档案管理能力，且定期考核的成绩将与档案管理人员的职位晋升和绩效工资直接挂钩，切实强化了工作人员对自身素养提升的重视。

3.2 建立完善的医院档案数字化管理制度与体系

在数字化时代，医院档案管理要想实现数字化建设与数字化发展，还需要通过制定与建立完善的医院档案管理制度与体系来确保各项数字化档案管理流程的顺利开展。而且，严密与科学的管理制度与管理体系对于档案管理人员来说也是一种良好的约束，并且能够进一步明确相关的工作标准，使得档案管理人员能够更加直观地掌握自身能力与工作需求之间的差距，从而有利于医院档案管理人员制定更加具有针对性也更加切实可行的个人提升计划。医院档案数字化管理制度与体系的建立需要结合医院的具体运转情况，其中涉及档案管理系统标准的制定、硬件设施需求的制定、档案数字化加工标准的制定、档案数据存储与日常管理的流程制定等，都需要医院相关部门在进行过充分的调研与不断的改进之后才能够完美确定。

比如，在医院进行档案信息化管理建设的过程中，可以通过建立“档案信息平台”的方式来实现对相关档案资料的数字化管理。首先，需要来自技术人员的技术支持，要在充分估计医院日常档案资料的流通量的基础上，搭建能够确保医院各个部门顺利使用的网络平台。然后，需要医院各个部门的档案管理人员参与其中，将现存的各种纸质档案资料都输入到该网络平台之上，并在之后的工作过程中逐渐实现资料与档案的去纸化，将所有新增档案信息数据也都直接输入到相关的医院网络平台之上，从而在一定程度上实现了资源共享。在大数据技术的支持下，还要设置相关的检索链接，即在每一个相似种类的档案信息之间可以进行直接链接，相关管理人员在档案查询过程中，只需要检索一个关键词，就可以检索出与之相关联的所有类似档案的信息与数据。“档案信息平台”的搭建，不仅仅为档案管理人员进行档案管理提供了便利，也方便了其他医护工作者进行相关档案信息的查询。

3.3 加强对数字化档案的安全监管

档案数字化建设与数字化管理在为广大的档案管理人员带来极大便利的同时，也带来了新的挑战。当前阶段，很多组织与个人在巨大的经济利益的驱使之下，往往会做出许多罔顾法律的事情，其中重要档案信息的窃取已经具备了相对成熟的产业链。而医院档案不仅涉及很多机密的医疗技术，还涉及成千上万个病患的个人医疗信息，这些都十分容易成为黑客进行信息窃取的对象。因此，在推动数字化档案建设的过程中，也要建立对与之相匹配的安全监管系统，从而切实确保相关数字化档案信息的安全。

比如，在日常的档案数字化管理过程中，要定期组织档案管理人员就档案安全性进行严格审查。首先要通过专业的计算机网络技术与信息技术优化和升级整个医院的电子档案的保密设置，主要是通过定期更换密码以及升级防火墙等手段来强化医院档案信息的安全性能。其次还要安装严密的医院档案系统安全监控技术，并派遣专人时刻注意医院内部计算机网络的使用情况与安全情况，严密监视各种异常变动。此外，为了避免电子档案出现信息外泄的现象，要定期对医院系统的网络安全状况进行评估与审核，对于机密的档案信息要采取实时的动态监控，从而确保在档案系统出现问题时能够得到及时且专业的修正。

4 总结

档案数字化发展有利于提升档案管理的效率，尤其是在医院档案管理過程中，数字化与信息化的管理为相关工作人员带来了巨大的便利。医院要通过构建专业化的管理团队以及管理体系，切实推进医院数字化档案管理的建设与发展。

参考文献

[1]宋丹.信息时代的数字化档案管理浅析[J].黑龙江档案，2019（5）：106-107.

[2]田萍，田娥.探析数字化档案管理与档案服务工作[J].管理学家，2019（15）：7-8.