事业单位档案数字化管理的现状与对策

陈春冷

摘 要：数字化建设是事业单位档案管理的必由之路，能够提升档案管理效率，促进档案科学利用，之于事业单位管理能力的增强有着十分积极的意义。本文将探讨事业单位档案数字化建设的重要意义所在，并针对当前实践工作中存在的主要问题制定相应的解决对策，希望能够给事业单位档案数字化建设提供切实可行的思路，促进相关工作的稳步有序落实，从而为事业单位获取更多经济效益以及保持良好发展态势提供有力的保障。

关键词：事业单位;档案;数字化建设;路径

档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着网络技术和电子信息技术的发展成熟，档案数字化管理模式越来越多地被应用到事业单位的档案管理事务中，但是由于各种原因的影响，当前事业单位的档案数字化管理还存在一些问题。通过档案数字化管理的现状、问题分析，探讨相应的优化对策，为事业单位档案数字化管理工作提供一定的建议参考。

1 事业单位档案数字化管理的现状

1.1 缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是就将这种数字化的技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、数字化档案管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在应用数字化技术到档案管理中陷入到了一定的被动局面，由于不了解工作标准具体如何，导致了管理的不同效果的表现形式的出现。另外，由于缺少具体的工作标准，使得档案管理的安全性能不能得到有效的体现，在某种程度是具有一定的安全隐患的，亟待需要加强管理。

1.2 资金和设备不足

要想保证事业单位档案数字化建设的顺利进行，必须要有充足的资金和完善的设备设施作为有力支撑，否则很多工作都会因资金的匮乏或者是设备的短缺而无法开展。目前部分领导认为档案的数字化建设是没有必要的，不能投入充足的资金用于购买硬件设备和功能软件，给相关工作人员发放的薪酬也不多，致使设备型号落后，性能不佳，人员工作积极性较差等问题屡见不鲜，严重制约了事业单位档案数字化建设步伐。再加上缺少专业技术人员对平台系统进行维护，导致档案管理信息系统的故障率相当之高，给档案管理工作的开展带来了一系列的负面效应，数据安全问题更是极为突出，事业单位档案的利用率很难得到有效的提高。

1.3 档案管理人员的素质有待提高

数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多档案管理人员对传统档案管理工作流程十分熟悉，但是对数字化技术了解地不够深入，对于档案数字化管理模式还无法做到完全掌握，这就会降低事业单位档案数字化管理的工作效率和工作质量，阻碍档案数字化管理的进步。

2 事业单位档案数字化管理的优化对策

2.1 确保数据完整可用

事业单位档案数字化要保障数据的完整性和可用性，尤其是目录及图像的完整性和可用性。为此，必须保证档案条目著录的标准化、规范化，便于后期与大数据应用平台衔接。著录时要注意以下问题：题名的准确性。如“本省”应改为“XX省”;文件题名不能简单的为“通知”，而应是“XX通知”，保证题名的完整性;简称或缩写要准确、合乎规范;机关团体的责任者应使用全称或符合规范的简称;干部考察、奖惩、任免等人事档案，应建立相应的人名索引，便于后期可用。

2.2 建立健全档案数字化管理制度

事业单位若要加强档案数字化管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定档案数字化管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。注意加强对文件集成档案一体化建设，以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。同时单位还应明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。通过相关管理制度的建立健全，可为档案数字化管理提供有利条件。

2.3 积极运用现代信息技术

事业单位档案数字化建设可以归结为数字化总体规划设计、数字化设备选型、软件开发、查询管理、安全保障等多项工作。任何一项工作都不是无的放矢的，而是需要与事业单位的运营情况及档案管理工作需求紧密结合起来，建立档案管理信息系统。该系统应具有较强的可扩展性和可在线扩容，以满足事业单位的职能变化需求。系统还应具有较高的可靠性，例如，采用磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全冗余设计，确保不会出现单点故障，从而保证档案管理信息系统的安全运行;采用光纤磁盘阵列产品，使档案软件系统实现在线实时升级，采用基于WebBrowser图形管理界面，让维护简便化。事业单位档案数字化建设是一个系统性的工程，不但要保证档案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事业单位的档案信息需要共享，在档案管理信息系统的创建之初，应使用多个服务器进行管理，对查询等级进行权限的限制，不具备权限的人员无权浏览档案信息，防止机密信息的外泄。除此之外，加强对档案价值的鉴定和审核，将重要程度和价值较高的档案资料先输入到系统中，那些相对不重要的可以放在后面，还要在档案信息输入到计算机之前进行严格的检查，保证档案的正确性，避免出现档案的错漏问题。

2.4 完善档案管理安全保密制度

在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能会被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。首先，针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。其次，工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。最后，对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。

3 结语

综上所述，事业单位档案数字化建设是一项非常必要和紧迫的工作，是实现档案信息化管理的前提和基础，加强档案数字化建设是时代和社会对于事业单位档案管理工作提出的最新要求，可以达成事业单位创先争优的根本目标，促使事业单位的发展势头更加迅猛。本文对于当前事业单位档案数字化建设中存在的问题进行了充分的剖析，指出要想解决相关问题就要加强档案管理制度的完善，积极运用现代化科学技术，还要加大档案管理人才的培养力度。相信这些举措的落实，必然会大幅推进事业单位档案数字化建设步伐，档案管理工作的有效性也将得以充分彰显出来。

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