现代数字化档案管理

摘 要：伴随着大数据之下的信息技术的不断发展，传统档案管理的模式也在逐渐向数字化档案管理形式发展，这是时代的大势所趋，运用数字化模式进行档案管理，不仅能够提高档案管理工作的效率，也能够更加适应时代的发展，有助于现代数字档案的管理。

关键词：现代;数字化;档案管理

数字化档案管理是基于目前信息化时代的发展下的产物，主要通过计算机手段以及网络技术等对电子档案进行管理。数字化档案管理的主要内容包括，前期档案的整理、中期的收集和保管、档案存档的保护，以及档案共享等。建立一个完善的数字化档案管理制度十分的重要，能够加强对电子档案的数据建设，并且保证电子档案的完整性，以及保护电子档案的安全性，最终实现数字化档案管理[1]。

1 现代数字化档案管理概述

1.1 管理观念转变

在档案管理过程中，从传统档案管理当中引进了云计算机技术和互联网技术，在大数据档案管理之下引进了电子档案管理，使档案管理进行了新的创新。现阶段的档案管理形式已经由信息向价值方面进行转型，电子档案管理的技术也已经由单纯的管理形式向智慧型管理迈进。这种档案管理方式的变化，对档案自身价值的挖掘有着重要的意义，存进了档案管理走向新的高度，在保证便捷的同时，也能完整的保留档案的价值，并为对电子档案的进一步探索打下坚实的基础[2]。

1.2 管理方式变更

伴随信息技术的发展，档案管理形式已经发生了很大的改变，从传统的纸质化档案管理，发展为数据管理，即电子档案管理。伴随着管理形式下新技术的运用，更加推动了档案管理向数字化管理方向发展，在管理工作当中能够应用更加的广泛，不仅提高了档案管理的效率，更是在这种多元化、开放性，以及先进性的数据服务之下，数字化档案管理迈向了一个新的高度。虽然我国现代数字化管理做了大量的工作，但是还是有很多问题存在，值得我们进一步去探索和完善，让现代化数字档案管理发挥更大的优势[3]。

2 现在数字化档案管理过程中问题

为了打破档案使用的局限性，就需要实现档案的数字化管理，并且让档案资源能够进行共享，这样才能够使档案向更加优化的方向前进，更好的需要档案的相关单位和人员提供方便，优质和安全的服务。通过前期探索发现，现代数字化档案管理主要有以下两个方面的问题存在。

2.1 软件层面问题

从软件层面来看，档案管理对数据库的利用不频繁，导致新进库的资源过不了多久就变成了老档案，老档案在过一点时间就变成了无人问津的死档案，数字化档案管理是对一个阶段的档案进行管理，如果数据库在档案录入系统之后不再更新，就会造成数据库利用效率不高的情况发生[4]。

2.2 管理层面问题

从档案的管理层面来看，主要是管理人员存在的问题，管理人员岗位职责不明确，一个人管理多项事物现象频发，管理人员的专业程度不够，懂得档案管理和计算机的人才不能够满足档案管理工作的需求。现在个档案管理工作岗位的人员缺少年轻的专业人才，严重阻碍了档案管理想数字化进程的发展。目前个档案管理机构不重视档案管理工作人员的培训，导致档案管理者思想观念落后。

3 现代数字化档案管理措施

3.1 强化数字化管理制度

对档案的管理不是一个简单的工作，所以对档案的数字化管理需要建立一个完善的管理制度。首先，要建立一个完善的部门管理制度，只适用于部门的管理。例如：建立一个数字化管理的日常管理制度，将日常需要做的事情都做好规划，并且每天按照规划进行执行;建立一个数字化档案的工作制度，工作制度表明所需要进行的规范，鼓励员工积极遵守;建立一个数字化档案的查询制度，对查询规则以及查询内容进行进行规范化的管理，便于对档案的查询;建立好数字化档案的管理范畴，让部门员工遵循范畴行事;建立档案管理的保密制度，这是最重要的一个制度，保密管理无论对传统档案来说，还是现代化数字档案来说，都是至关重要的。最后，还要使档案管理的人员都具备保密的意识，因为档案是国家重点的非物质文化遗产，对档案的保密就是对中国遗产的保护，数字化档案管理面临最大的问题就是安全的问题，信息化技术飞快发展，保密工作非常艰巨，如果信息档案管理在安全上出了问题，那将会面临严重的后果。所以对现代数字档案的管理，一定要在建立完善的管理制度的基础之上，对人员的保密意识，以及安全意识进行大力加强，确保现代数字化档案管理工作的顺利进行[5]。

3.2 提高管理人员素质

传统的档案管理是只需要管理人员具备一定的专业知识，并从事相关管理工作，就能够进行档案管理的工作，但是现如今档案管理的形式发生了变化，从传统的档案管理变成了数字化档案管理，因为数字化管理运用到了计算机技术，所以对管理人员的要求也提高了，不仅需要专业的档案管理知识作为基础，还需要计算机技术做为支持，以及相关的配套工程的技能，打造一支数字化档案管理的专业队伍。进行档案管理专业知识的培训，加大人才培養的力度，建立一套奖励机制，对于优秀的员工进行奖励，调动员工学习的积极性。组织管理人员学习计算机专业知识，鼓励员工多学习，并且开展相对应的社会实践活动，让员工在实践中成长，并且增长管理的经验，提升专业的管理水平。对于管理员工的制度，根据实际情况进行更新，以便于提高员工管理水平。这样的做法，能够推进档案管理工作进一步向科学化和现代化方向发展，为提高现代化管理水平打下坚实的基础。

3.3 加强数据库的安全维护、整理和备份

档案管理过程中，档案的安全问题至关重要，数字化第一步就是提档，这就需要两个以上的工作人员进行同时工作，起到监督和促进的作用。其次要加强对数字化档案库的维护，防止由于硬件设施出现问题而造成的系统崩溃的情况的发生，也防止病毒引起的系统瘫痪，从而造成的数据丢失情况，这就需要对网络安全进行加强，防止数据丢失，数据破坏，以及非法篡改数据的事故发生，这就需要对数据库进行备份，数据备份可以保证数据具有准备性和完整性。确保在数据库维护过程中由于失误导致操作失误而造成的严重后果。还有一个环节就是要对数据进行整理，数据整理工作就是对档案进行校对，以及打包整理，以便更好的对数字化档案进行管理。

4 结束语

上文主要通过对档案管理概念进行描述，指出现代化档案管理当中现存的不足之处，并提出了相应的解决措施。由此可见，现代信息化档案管理正面临着严重的挑战，无论是在档案管理的技术方面，还是在档案管理人才方面对面临着问题。但是数字化档案管理也面临着新的机遇，所以应该提高对数字化档案管理的重视，并且加速数字化档案管理制度的完善，加大对档案管理人才的重视，引进大量的管理人才和计算机人才，不断对档案管理形式进行创新，充分发挥信息技术的优势，提高现代数字化档案管理的管理水平。

参考文献

[1]夏志英.数字化档案管理的特点分析[J].集成电路应用，2019，36（09）：30-31.

[2]李玲洁.浅谈数字化档案管理[J].机电兵船档案，2018（02）：59-60.

[3]刘金虎.数字化档案管理系统的设计与实现[J].科技视界，2018（10）：121-122+125.

[4]林迎迎.数字化档案管理的应用与发展趋向分析[J].兰台内外，2018（04）：28.

[5]惠高峰.如何做好数字化档案管理[J].现代经济信息，2018（12）：123.

作者简介

李文媛（1972-），山西定襄，汉族，本科，助理管员。