新时期职业院校档案管理工作创新探索

赵淑威

摘 要：本文通过分析新时期数据化浪潮下职业院校档案管理工作中存在的不足，提出了一些应对措施，期望能够更好促进职业院校档案管理工作的进步。

关键词：职业院校;档案管理;创新

新时期信息化的时代冲击着每一个行业，同样也对每一个行业提出更高的要求，面对这样的穿冲击，职业院校的档案管理改革创新工作遇到了很大的挑战。人们对于信息资源的认识和需求，随着信息化时代的到来而更进一步，在如此的环境下，真实记录着院校教学、科研等活动的数据档案也迎来了大数据时代，档案管理工作也正面临着全新的变革。面对这些机遇和挑战，职业院校首要面临的任务是将信息化与档案工作有机结合，既满足社会和师生的需求，同时也要提高档案的利用价值。

1 职业院校档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理硬件不足

硬件设施的不足一直以来都制约着院校档案的管理工作，目前没有专门的机构负责档案管理工作的情况仍然存在于大量的职业院校中，而其他有自身工作的部门也无法抽出专门的时间来进行档案管理，这就导致学校的档案管理工作长期松散以致落后于人，更加无法为教育和教学服务。同样不完善的还有职业院校的档案管理设施，设施不齐备，设备不完善，“巧妇难为无米之炊”也是多数档案管理工作者无法更好的开展工作的原因所在。

1.2 档案数据量巨大

教学和科研活动中会生成的大量的原始信息，而这些信息又全部都记录在院校档案中。而随着大数据的到来，学校的各个部门系统又无时无刻不在生成新的数据档案，因此院校档案数据往往显得惊人的庞大。另外人工方式生成数据和数字化建设的数据都包含在档案数据之内，最常见的就是通过诸如扫描、拍照等方式将收藏的实体档案转化为数据档案，这同样使得档案的数字化程度不断提高，所需要储存的档案数据也在迅速上升，这同样为院校档案储存工作带来了极大的挑战。

1.3 档案信息安全受到威胁

档案数据的安全在大数据时代的背景下正遭受着更大的威胁。学校各个部门的线上数据处理并没有一致的工作标准，而这些数据在生成后又会统一与学校档案系统对接，这就给档案的管理和整理工作带来了很大的不便和潜在的威胁。同时，随着院校档案数据价值的增高，也越来越引起各类不法分子的注意，如果学校对档案数据没有做好有效地防护，就会给黑客等不法分子可乘之机。另外，传统档案信息安全体系也很可能受到结构性和非结构性数据融合带来的冲击。因此，职业院校的档案管理工作者不仅要精通档案管理的各项业务，还需要有计算机的相关专业知识，具备与时俱进不断学习的能力，才能够更好做好档案管理保护工作，面对各种突发状况是能够做到临危不惧，采取有效的措施应对。

2 新时期档案管理工作思路

信息化大数据时代，职业院校的档案管理工作为了完善自身，需要开展新的思路，不断改进自身的工作方式，以服务他人为宗旨充分整合利用各类档案资源，适应新时期不断出现的各类机遇和挑战。

2.1 规范数据、整合资源

职业院校内部各部门之间的数据大都没有得到标准化和规范化的管理，这就使得大批量采用不同格式生成的數据形成一个个信息的孤岛，无法与其他部门建立有效地联系，还会浪费大量的人员进行信息的优化整合。因此规范数据、整合资源、减少不必要的劳动是新时期背景下职业院校档案管理首先要解决的问题。

2.2 改善工作模式

在新时期，除了对信息进行传统的收录、管理、使用外，还对各个业务系统的建立以及数据的归档提出了新的要求。档案的收录工作要贯穿全过程，不仅需要提前对各个系统做好研究工作，而且要针对不同类别的数据采取不同的收录办法，做到与档案系统建立完美的对接。档案的管理不可避免的需要计算机技术的支持，同时这些大批量的数据储存也需要用到专业的计算机知识对其进行处理。此外也要做好档案的安全和防护工作，务必使得档案的管理得到全方位的技术支持。档案并不是要躺在档案房或是电脑硬盘里无人问津的，而应该活泛起来，对数据的挖掘与应用应该做到全智能服务，使档案能够真正为需要者服务。

2.3 增强档案信息安全管理

信息化时代档案管理安全的重要性不言而喻，学校档案管理工作更是重中之重。要想加强职业院校档案管理工作，首先要有一定的专业技术支撑。包括对于登陆者的身份认证，设置登录密码和访问权限，为数据加密等措施。其次，为了确保档案内部管理的各项工作有规章制度可循，职业院校需要建立安全规范和明确的责任制度，特别是为了使信息能够在安全的环境中共享和使用，要做好档案的开放标准和保密工作。

2.4 建立高质量的人才队伍

新时代的档案管理工作已经不单单是收集装订存放等这样简单的工作，档案的使用也再不是简单地查询，复印。档案从业人员应该以全新的视野来看待这份工作，他们不仅需要具备专业的档案学知识，同样要有新的管理思维，拥有对数据进行分析、建模和处理的能力。做好新时代的档案管理工作，需要从业者具有较高的学习能力，对现代化档案管理有敏锐的嗅觉，紧跟时代的步伐，不断地完善自身，才能更好地完成工作。

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作不可回避的，它是一项需要运用多种科学知识、多种专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工作。在知识经济时代，信息档案管理事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分将对科技的发展和社会的进步产生重大影响，占有举足轻重的地位。当然高校档案信息化建设也不是一蹴而就的，它需要对实施的各个环节进行深入分析，做好规划。综上所述，尽管职业院校的档案管理工作还存在着专业化信息化的缺失，但是一个行业的进步往往是挑战与风险并存的，不能因为惧怕潜在的风险就让自己故步自封，那样做只会使自己流失在历史的浪潮之中。新时期职业院校的档案管理工作的创新也是需要一步一步去完成的，尽管期间并不是一帆风顺，但只要秉承一颗不断进步的心，虚心找出自身的不足，花费更多的心思和人力物力进行投资，就会精益求进，收获到更好的回报。

参考文献

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[2]侯英杰.“大数据”背景下高校档案工作发展思路探析[J]城建档案，2015（6）.

[3]邹华英.试论大数据时代的档案工作[J].档案与建设，2013（12）.