人工智能时代档案管理革新路径分析

杨思思

摘 要：人工智能技术的发展实现新时代的开启，也进一步推进了档案管理模式的改变。本文论述在分析档案管理理论创新的基础上，探讨了提高人工智能在档案管理中优化效果分析的路径，力求不断提升档案管理水平。

关键词：人工智能;档案管理;创新;路径

从远古时期结绳记事技艺的使用到大数据时代云计算、区块链技术的应用，档案离开了没有技术的伊甸园，技术常常嵌入档案管理中，呈现出档案管理技术发展的恢弘图景。正如著名技术哲学家伊德所言：“我们已经离开伊甸园，栖居于尘世地球”。

人工智能被称为“ABCD”信息生态环境中的重要一环，作为一个总称性的概念，它可以细分为人工智能技术、人工智能应用等领域，主要包括自然语言处理、模式识别、专家系统、机器神经网络、深度学习、分布式人工智能等技术。人工智能的快速发展得益于算法的不断演进、学习层级的不断增加、计算能力的提升、大数据的飞速发展等多种因素。有专家预测在接下来的几年里人工智能将在交通、智能家居、服务机器人、医疗健康、教育、安防、职业工作以及文娱产业等八个领域深刻影响公众的生活。人工智能技术已经应用到档案管理中，也势必对档案管理产生深远的影响。

1 档案管理理论的创新

当前，我国学者对人工智能应用于档案管理工作的理论探讨主要集中在以下方面：一是对档案管理工作应用人工智能技术必要性的探讨。刘珂指出随着电子文件数量的增长以及档案馆“智能化、个性化、知识化”服务理念的驱动，应用人工智能技术对于实现档案科学管理具有十分重要的意义。二是对人工智能在档案管理工作中可能应用方面和作用的研究。

国外学者对人工智能应用于档案管理工作也进行了相关理论研究。GregoryRolan等人指出人工智能在文件保管领域的应用包括：文本分类与分析、文件鉴定、选择、处置与敏感性审查等。同时具体分析了人工智能应用于文件保管工作的一些障碍：一是目前人工智能技术在文件保管领域的应用尚缺乏一些令人信服的案例研究;二是机器学习解决方案耗时长、成本高，使用机器学习技术对数据质量、计算能力提出巨大挑战;三是人工智能技术与以人为导向的工具之间的融合较为困难，例如在对文件的保留与处置进行判定时，与文件内容相关的其他文件记录、文件的形成背景和一些常识也是非常重要的，人工智能技术可能会在这方面存在缺陷;四是不同文件、不同系统和不同机构之间记录数据的异构性也是人工智能应用的一大障碍。

2 提高人工智能在档案管理中优化效果分析的路径

2.1 档案资源搜索应用

人工智能技术的发展使得其应用范畴被进一步拓展。面对海量的信息，传统的档案管理模式已经疲于应付，提升档案资源的检索效率，则必须加大技术投入，促使传统检索模式进一步优化，从而实现档案信息检索的高效和智能化。在检索档案资源过程中，主要是利用自然语言处理等一些核心智能技术，但影响检索效率的因素有很多，除了技术方面的因素之外，档案工作人员对系统的维护和工作的观念也会影响检索的效果。正因为如此，引进人工智能技术则显得意义重大。但在实际操作过程中，因为信息量非常之大，而且影响档案管理成效的因素有很多，所以还是给用户体验带来了影响。要确保用户能够在较短的时间内获得想要的资料，则需要引入人工智能技术中的搜索技术，比如说神经网络技术等，从而更好地满足用户的信息需求。

2.2 增强档案管理的信息化、数字化管理

档案的信息化、数字化管理是实现人工智能档案管理的基础，其能够将档案管理工作实现信息规范化、准确性提升以及能够广泛的应用。人工智能技术的应用与推广需要以档案数字化、信息化技术为主要的载体和依据。要充分的发挥人工智能技术的功能与价值，首先要建立科学、健全的学习体系，要建立完善的数据库并使计算机能够对档案信息进行知识性的识别并形成一定的规律，将人工智能档案管理的逻辑关系进行梳理，进而使其能够实现人工智能技术对档案的用户进行个性化的辅助。此外，庞大的档案数据信息是实现人工智能技术进行档案管理的重要因素，人工智能技术也让档案数据信息更加的准确和全面，通过网络的强大资源可以实现对具体资料的搜集和整理，全部都能够通过智能信息搜寻系统进行自动识别和筛选，进而搜集更加详细的档案信息。

2.3 技术革新凸显档案场景机器化

技术革新是人工智能嵌入档案管理的重要体现，对于负载价值的人工智能来说，它的嵌入体现着一种管理场景的革新。首先，档案管理场景从计算机辅助向人机协作转场。其次，在档案管理图景中机器作为管理主体成为可能，即机器有能力、有权从事档案管理活动。最后，档案管理场景中技术的使用更加多元化，通过多元技术的融合与跨越机构的合作推动档案管理转型，构建人工智能大背景下的话语体系。

2.4 提高档案编研水平，开发档案应用功能

档案的编研工作准确的说是档案管理工作人员提高对档案信息的深度挖掘和有效利用。是其对所积累的档案资源进行再开发与再利用的过程。所以要提高档案编研水平首先要进行档案资源的整理和汇编，要遵照其专业性的分类进行专题类别的档案整理，通过准确的分类可以便于對档案的应用进行更加有针对性的提升。除此之外，档案管理系统也要通过人工智能技术进行应用优化，即利用当前广泛应用的移动信息终端建立移动客户端，以满足档案用户对档案信息的个性化需求，也能够实现档案功能的多样化发展。档案管理的人工智能化功能也在不断的开发与研究，当前已经可以实现人工智能客户服务功能，其可以将电子档案查询做到更加的精细化，用户的查询可以实现语音识别，也可以模糊搜索，都可以通过电子档案智能客服为用户进行服务，极大的提高了档案的服务性功能，也有助于提高档案信息的利用率和快捷的档案目标管理。

2.5 转变发展思路

在实践中，促进档案实践部门与相关科研单位或技术公司进行全方位协作，强化档案工作者对人工智能应用的学习和训练，进一步将档案专家知识和人工智能核心技术相结合，克服技术难题攻关带来的挑战，使未来运用人工智能技术开展档案数据化管理、智慧服务及构建智慧档案馆等美好愿景得以更快地走进现实。

3 结语

建立人工智能专家系统的工作人员被称为知识工程师，所以建立专家系统的人员属于复合型人才，需要对计算机知识足够熟悉，也需要掌握档案管理的相关知识。因此，从事档案工作的人员如果是建立人工智能专家系统数据库知识工程师就能够解决很多问题。但当前档案管理工作中还缺乏这样的人才，很多管理人员只是停留于传统模式下的管理。因此，档案部门应该着力于引进和培养具备较高知识层次的档案工作人员，能够在建立专家系统知识库以后独立自主地对档案的密级、自动标引等内容作出相应的判定，也能够采用智能技术检索和搜集档案资源。在人工智能技术快速发展的今天，专家系统应用于档案管理是大势所趋，所以应该提前做好准备。

参考文献

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