现代办公技术对档案管理的影响及对策研究

摘 要：档案管理能够对企业运营发展现状、发展历程与实践结果进行全面展示，其对管理工作的实际开展会产生深远影响，具有数据总结、归纳的作用，属于企业实际发展中的重要财产。当前档案管理价值愈加凸显出来，要求基于档案管理工作中存在的问题进行探析，将档案管理工作的作用充分发挥出来，奠定档案管理工作现代化发展的基础。

关键词：现代化;办公技术;档案管理;影响;对策

当前科学技术的不断发展，为信息技术的全面发展奠定了基础，同时社会竞争形式的日愈激烈，想要在这样的背景环境中获得更为良好的发展，需要对档案管理工作进行创新发展，现代化办公技术能够强化提升档案管理工作质量，更能够推动档案管理工作的信息化发展。

1 现代化办公技术在档案管理工作当中的重要作用

在档案管理工作当中应用现代化办公技术，不仅能够对管理工作理念进行有效转变，同时能够对传统形式的管理工作方式、流程、模式以及管理工作者素养等进行转变。

1）管理方式。传统形式的纸质档案逐渐转变成为电子档案的形式，现代化办公技术让档案管理工作中的档案收集、整理、存储等方式都产生本质变化。电子档案相关资料的录入、修改、审核与签发、寄送等都基于电脑而实现，当电子档案相关资料完成之后就能够进行存储、整理、登记等，为未来的共享查询提供精准搜索，相关工作者能够基于电脑依据分类标准对档案资料进行整合，这样的单子档案资料能够冲破时间与空间的制约影响，是非常先进的一种管理方式。电子档案对传统形式的档案资料管理方式进行彻底创新改变，同时为档案管理相关工作的现代化发展提供了宽广空间[1]。

2）管理模式。档案管理相关工作实际上具有政治性、合理性与服务性，在档案管理工作的传统模式当中，难以认知到这一点，致使档案管理相关工作无法获得全面认可。现代化技术的不断发展为档案管理工作提供了发展机遇，改变了档案管理工作的传统模式，更对档案管理相关工作的服务理念进行了有效更新。也就是说，档案管理工作是信息服务的一种，现代化档案管理相关工作要求工作者具备现代化的服务理念与档案管理工作模式，发挥出档案管理工作的服务作用，应用现代化的档案管理工作模式，对现代化资源记性充分应用，让电子档案能够满足社会发展的要求。推动社会经济的持续发展，这也是档案管理相关工作达成现代化发展的首要工作。

3）档案管理工作者要求方面。现代化办公技术对档案管理工作者的管理工作方式、专业知识、专业技能方面提出了严格要求，同时也让管理理念、模式等诸多方面发生了变化。现代化技术对档案管理工作者提出了严格的要求，档案管理工作者在现代化办公技术存在认知不足的情况，管理理念与专业知识、技能方面较为滞后，其会对档案管理工作的现代化发展产生影响。针对全新形式的档案管理工作要求，档案管理工作者一定要对现代化办公技术进行全面掌握，要求相关工作者能够对电子文件进行有效整理，对电子信息进行有效保护，预防电脑病毒，具备对电子文件进行整理、判断、存储与归档的能力等，这是档案管理工作现代化发展的必然要求。

2 在檔案管理工作中应用现代化办公技术的有效措施

现代化办公技术的实际应用，会直接影响档案管理工作的实际开展，现代档案管理工作方式和电子档案管理形式无法实现全面统一，为了能够基于现代化技术手段开展电子档案的管理工作，相关工作者一定要做到：

1）对电子档案和纸质档案进行区分管理。电子档案与纸质档案有很多不同之处，二者特征也是不同的，在开展电子档案管理的时候不能使用纸质档案的管理方式。电子档案与纸质档案存在显著的不同，其基于计算机技术、网络技术对档案进行管理，在处理电子档案的时候不需要对纸质版内容进行接触，只要有电脑就能够进行相应的操作[2]。可是如果没有电脑与互联网，电子档案管理工作就无法进行。所以，要从本质上对电子档案与纸质档案进行管理。

2）确保电子档案内容的真实性与完整性。在档案管理工作的实际开展中，最为基础的要求就是要确保电子档案的真实性与完整性，确保电子文档的真实性与完整性，属于电子档案管理工作的基本要求，同时是电子档案管理的意义与价值。可是当前，档案资料的收集与整理流程并不规范，方式、方法也不恰当，载体耐久性是影响电子档案真实性、完整性的关键性因素。构建健全合理的制度条例与工作流程能够确保电子文档的形成，要求电子档案实际处理中满足相关规范的要求。基于构建电子档案操作人员的身份识别和权限管控，设置满足安全标准要求的操作标志，使用合理有效的安全防护措施保证电子文档的真实性、安全性、有效性。构建完善有效的电子档案管理工作制度，并且使用现代化技术措施对背景信息与元数据进行采集与整理，这样才能保证电子档案相关内容的真实性、完整性、有效性。

3）强化提升档案管理者的专业素养与专业能力。档案管理者本身的专业素养与专业能力会对电子档案管理产生重要影响，因此其对档案管理相关工作人员的要求也非常高。要求档案管理工作者一定要具备优质的政治素养，同时一定要掌握电子档案相关内容收集、整理、处理存储等方面的专业技术，这是极为关键的。优良的政治素养与专业的技术、能力等，是确保档案管理相关工作有序开展的前提基础。所以，在选择、培养和发展档案管理工作者的时候，一定要投入更多的时间与精力，持续强化提升档案管理工作人员的政治素养与专业技术、专业能力，并且还要基于多种不同渠道开展多种不同形式的培训教育工作。要求档案管理相关人员要具备现代化的档案管理工作理念，并且更要掌握计算机软、硬件知识、信息数据处理相关知识等，对管理工作者的知识架构进行更新，满足档案管理相关工作的现代化发展诉求。

4）强化提升对电子文档的保护措施。电子档案和纸质档案是截然不同的，纸质档案属于肉眼可见、可以触碰得到的真实事物，电子档案属于存在在计算机当中的文档内容，存储起来非常方便与快捷，可是其也有很多劣势存在，其容易被篡改与删除[3]。因此，确保电子档案的安全，属于电子档案管理相关工作中极为关键的部分。严格要求电子档案的质量，是确保电子档案安全性的有效举措之一，能够强化提升电子档案存储载体的寿命。并且要确保电脑网络、系统的安全性，这是极为关键、极为必要的，确保机器设备不会被温度、火灾等所影响，要对数据库相关内容进行有效备份，以免数据档案产生丢失的情况。在对电子档案相关资料进行管理的时候，为了能够规避病毒侵入到电脑系统当中致使互联网系统被损坏，就一定要对电脑杀毒软件的及时升级与更新，这样才能保证电脑杀毒软件中的补丁等能及时获得安装，不给电脑病毒入侵电脑损坏档案的机会。

3 结束语

综上所述，现代化技术的不断发展，在档案管理工作具有极为关键的作用，其让档案管理相关工作达成了现代化发展。可是一定要明确的是，其不仅为档案管理工作提供了更多便利，也提出了严格的要求。要求相关工作者基于理念、技术层面上进行转变，对现代化办公技术的优势进行充分利用，对档案资源本身的作用进行深入挖掘，对档案管理模式进行创新优化，奠定经济发展的坚实基础。

参考文献

[1]王丹.试论现代信息技术对企业档案管理影响及对策[J].魅力中国，2019（11）.

[2]朱亮.基于云数据办公技术对档案管理的影响及对策[J].中国战略新兴产业，2019，000（002）：234.

[3]张其严.信息化技术对档案管理水平的提高[J].科技资讯，2019，017（004）：114，116.

作者简介

陈华（1978-），女，山东省枣庄市人，本科。