浅析智慧档案馆建设的实践与探索

全阳

摘 要：随着近些年智慧档案馆的建设成为企业档案管理的一种潮流，越来越多的人开始认识和了解智慧档案馆建设。本文的研究中，笔者介绍了自身对智慧档案馆的认识和实际工作中取得的建设成效，概述了智慧档案馆的总体架构和关键技术，并对建设智慧档案馆过程中存在的困难与阻力进行阐述，以期能够更好地促进企业内部智慧档案馆建设与发展。

关键词：智慧;档案馆;实践;探索

随着近些年科学技术的进步和其在档案管理方面的运用，越来越多的企业开始关注智慧档案馆建设的问题。特别是一些发达地区和大型企业，已经将智慧档案馆建设摆在重要的位置。

1 对智慧档案馆的认识

本文中，笔者结合自身石油企业的工作经验，探索了智慧档案馆建设的认识和效果，介绍了总体结构和关键技术，并对发展过程中遇到的阻碍和问题进行概述，以期能够更好地促进智慧档案馆在企业内部档案馆建设中的作用发挥。

智慧档案馆基于智慧管理技术和信息技术，借助物联网、大数据、云计算、移动互联等一系列技术共同作用，各类技术综合运用到档案管理过程中，从而实现智慧化的响应。从人与人、物与人到物与物的互联、互通、互动实现成为档案智能化、智慧化管理的基础，为档案管理工作的开展创造了条件。智慧档案馆区别于传统档案馆的主要特性是虚拟性。广义上讲智慧档案馆不仅包含实体档案馆的智慧化，更包括了档案馆信息资源、行政管理等一系列档案的收集、管理、存储、利用、监督和培训等内容。本文的研究重点从狭义上智慧档案馆即实体馆藏档案信息化、智慧化管理问题进行分析。

2 智慧档案馆建设实践成效

结合当前广泛运用的云计算、大数据、物联网等基础，智慧档案馆的建设能够在数字档案馆建设的基础上获得很大的提升和改善，是档案管理现代化的重要实践之一。通过有线和无线数据传输技术的综合应用，能够在实体档案馆内搭载统一物联网平台，将档案馆内的人、物之间互相联系起来，实现实时信息传递的目的，通过对实体档案信息的动态管理、感知和整合档案信息内容，最终实现档案馆信息的智能分析，智慧获取与反馈功能，提升档案馆的服务能力。相对于传统的数字化档案馆，主要有以下几个方面的特点：一是定位档案实体，通过无线射频技术的运用，将多级标签管理法中的标签与实体档案一一对应，在库房、楼道、柜格等不同区域安装射频定位传感器，通过逐级登记标记保证实体档案有迹可循，快速精确定位到档案位置，避免档案错乱和缺失情况的出现;二是保管档案实体，实时反馈档案实体的进出状态，通过无线射频技术标记档案的进出通道与路径等重要区域，对未经授权的非正常动作自动报警和提示到管理平台，自动通知有关人员快速处理，实时监测实体档案保管环境的安全情况，对温度、湿度、烟雾、水浸、安防等内容分设传感器设备，自动调控部分环境参数，出现异常情况及时反馈，通过安防监控和人脸识别等系统对参与档案管理的人员进行分类管理，实时预判和报警;三是对档案实体增加了生命体征，一改传统的文件特征，通过各类传感器智能感知周围环境，将参数实时反馈到管理平台，为管理平台提供环境调控依据，符合要求时进行自我调节，通过数据挖掘技术智能选择档案内容推送，对档案实体的出入库、利用率、保管等内容重点监控，定期向管理者推送，改变档案管理被动的局面;四是优化档案馆绿色节能，通过物联网技术对档案馆进行优化和改造，重塑业务流程，提高档案馆安全管理效能。

3 智慧档案馆的总体架构

智慧档案馆的建设主要分为四层架构，分别为“用”、“知”、“传”、“感”，自下而上依次为感知层、通信层、分析处置层和服务层。

1）感知层。感知层主要功能是感知环境事件变化，将模拟信号转化后向通讯层发送，感知终端由传感器和输入终端组成，包括温湿度传感器、空气质量传感器、烟雾传感器、火焰传感器、红外人体传感器、水浸传感器、指纹识别、人脸识别、生物识别等一系列设备。2）通讯层。通信层主要功能是将得到的数据传输到分析处置层，通过有线传输、无线传输、互联网传输和移动空中网传输等不同方式来实现，不同的应用环境适用于不同的通讯方式，综合运用各类信息交互方式能够达到较好的应用效果。3）分析处置层。分析处置层主要功能是对信息进行判断和处理并发出相应的操作指令，根据系统内的事件模型和业务模型，对接收到的数据进行分析和判断，及时做出合理响应。分析处置层是智慧档案馆的核心部分，能够实现各类触发模型的定制，各类事件预案的管控，各类数据挖掘模型构建结果的推送。4）服务层。服务层的主要功能是结合具体需求提供相应服务，需求内容不仅包含档案馆内部业务管理，也包括外部各类检索与咨询需要，接收到服务请求之后能够将各类信息发给分析处置层，从数据库获取相应信息后返回需要的内容并给用户进行推送。

4 关键技术实现

智慧档案馆建设的关键技术主要包括环境管理和档案资料管理两个具体方面。

1）库房温湿度控制。合理的温湿度环境是库房各类纸质档案保存的必要条件，一般应当调节环境温度至14-24摄氏度，湿度45%-60%之间，通过精密空调或普通空调与加湿器、除湿器共同作用，保证库房温湿度条件合理，发生异常及时、自动通知管理员。2）灯光控制。库房内的灯光要进行自动监测和控制，通过与红外人体感应传感器的信息传递，实现来人开灯、人走关灯，也可通过网络终端对其进行远程控制。3）漏水监测。对于库房内空调冷凝水可能出现的漏水情况或房屋墙壁与房顶产生的漏水问题都要给予特别的重视，可以沿库房墙壁下方容易产生漏水的区域安装监测设备，一旦有水触碰监测传感器，自动向管理平台发送预警信息，并通知管理人员。4）档案定位与盘点。通过无线射频识别技术和多级标签管理法实现对档案的定位，并将此功能推广应用到档案清点、档案追溯等一系列管理工作中，盘点过程中通过批量处理和自跟随盘库车的运用实现智能化档案位置扫描和整理，自动记录盘点结果。5）数据挖掘技术。对部分使用频繁、重要度较高的档案文件进行OCR文字识别处理，将文字信息导入数据库，并在档案管理中给予全文检索权限，通过数据挖掘技术实现档案内容的检索，自动进行档案的分类和筛选，结合摘要与相似度，将用户需要的信息检索并推送。

5 智慧檔案馆建设实践探索中的困难与阻力

受到各方面原因的影响智慧档案馆的建设会遇到多重的阻力，如：人才、资金、思想、技术、习惯等等。智慧档案馆对很多人来说都是新生事物，在思想上完全接受有一定的难度，企业在资金投入和项目落实方面也会受到层层的压力。一些档案馆的操作人员工作中存在敷衍和不配合的情况，影响档案馆朝着智慧的方向发展。智慧档案馆建成后需要常态化完成软硬件的一系列维护工作，各类传感器和通讯网络的应用，使得档案馆的技术精度较高，对后期维护力量有较高要求。这些因素的存在都给智慧档案馆的建设带来了一定的阻碍。

6 结语

综上所述，智慧档案馆是未来档案管理行业的重要发展方向，对企业档案管理现代化具有重要的参考价值和实践意义，不仅能够更好地优化实体档案管理，而且能够带来许多新的管理效果，通过高科技手段的应用为企业经营决策提供更多的依据。虽然在智慧档案馆建设中会遇到层层阻力，但是我们必须从思想上、执行上、培训上、资金支持上等多方面不断努力，持续推进企业智慧档案馆建设，开创档案管理新局面。

参考文献

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[2]李宝玲.数字档案馆建设的机遇、挑战与思考[J].档案管理，2020（02）：27-28.

[3]赵鑫强.智慧档案馆建设中所需软环境研究[J].档案天地，2020（03）：54-56.