国土资源业务档案在线归档的途径与方法研究

黎莉婷

摘 要：国土资源业务档案管理和其他档案相比种类多、量大，因此归档有一定的难度。随着国土资源信息化的不断发展，以往使用的纸质档案管理方式无法满足现阶段业务审核与便民服务的需求，将国土资源档案信息化不仅可以提高档案管理的效率还能减少行政成本，为民众提供更好的服务水平。

关键词：国土资源管理;在线归档;方法研究

1 国土资源档案管理的特点

1.1 产生量大

与一般档案相比，国土资源业务档案不仅有批、供、用、补、查还有综合性事物。产生的档案数量非常庞大，以湖南怀化市为例，每年新增的档案资料均为2万卷以上。这些新增档案量随之而来的是大量的档案整理工作与经费支出。与此同时，不动产的颁布再一次增加了档案管理工作量。

1.2 系统性强

國土资源业务和国土资源行政审批流程息息相关。对于新建设项目，需要进行用地预审再进入土地供应与不动产登记，这些环节都会产生新的档案，这些档案有着很大的关联性。需要进行系统的整理与归档，让人员管理与查阅更加方便。

1.3 管理分散

县级政府与国土部门在某一些的业务中有着独立审核权，但是所有的地级市、县的国土部门办公区域较为分散。而平日的工作中也会新增档案，导致很多地区的国土资源档案管理分散。

1.4 使用面广

国土资源业务档案对内服务于各个科室的业务工作，对外服务于各种行政机关以及群众。根据国土资源业务档案的特点，为提高档案管理效率，使国土资源档案信息化管理成为重点关注对象，把纸质档案转化成电子档、打造数据库成为档案资料信息化的主要工作内容。部分地区已经开始使用在线归档模式，把拟文、签字审阅、发文与归档一体化，提高了公文的管理效率。然而国土资源的主体业务流程繁杂，需要归档的资料较多并有一部分的不确定性因素，导致在线归档依然处于初期阶段。

2 国土资源业务档案在线归档的意义

2.1 提升归档效率

目前的档案归档是以年度为单位进行归档，效率不仅缓慢、时间滞后也不利于资料的查阅。有的地区在一个月内即可把档案进行归档，不过建立在一定的人员组成专业的档案整理队伍的基础上，如果使用在线归档的模式，可以大幅提高档案的归档效率。

2.2 降低行政成本

将资料进行整理再使用数字化扫描所产生的费用成为档案归档的主要成本。当档案量大时，需要大量的扫描，所需要的成本也随之增高，通过在线归档的方式可以减少这部分的成本。

2.3 确保档案的完整性

传统的纸质资料归档，如果档案管理人员不懂国土资源审批业务，会出现严重的缺漏现象，增加后期补缺材料和扫描的工作量。在线归档和审批流程结合，通过软件完成审批，并把其中的材料进行排列和归档，有效防止档案的缺漏。

3 国土资源业务档案在线归档的建设途径

3.1 CA（Certificate Authority）认证系统建设

利用电子数据的方式进行电子归档时，要保证审批流程的真实性，对审批人员身份进行认证。审批节点所生成的数据不能进行二次编辑，审批完成后不可抵赖。为了处理这类问题，设计国土资源归档系统时增加CA认证系统，从电子认证部门中申请公务员的信息，并将证书储存在安全密钥中，再将安全密钥进行保密部门认证与加密，保证密钥的安全性，可以保障业务审批过程中的数据真实可靠。

3.2 元数据多级校验分步归档

为了使归档的电子元数据的真实有效，需要解决三个基础问题，首先，在一个软件系统中生成的审批环节，软件自身具有监管系统，缺少第三方软件的监控，其审批元数据没有公信力。其次，CA认证能够保障审批人员的审批活动真实有效，却无法将多个审批节点的顺序进行组合。最后，CA认证只能确认审批人员的身份和意见的安全，无法监督审批节点中所上传的附件资料。为了解决上述问题，需要对系统进行创新，利用分步归档的方式，对电子元数据包进行校验。当进行业务审批时，使用CA系统认证，再将审批环节中的认证信息和有关的附件资料整合打包，上传至档案管理系统，在业务审批的下个环节中，系统会对比审批环节中的元数据和档案系统中的元数据进行比较，数据相同，系统自动进入下一步，数据不同，提示数据有误同时自动终止操作。在整个审批环节中都要用到档案管理系统进行第三方的验证，才能保证审批流程中的数据清晰、结构更健全、材料真实，完成审批业务流程后，将分步归档的电子文件和元数据进行整合，进行正式的归档。

3.3 多维文件的元数据结构

为了提高归档和审批流程的数据存储以及使用效率，提出了“多维文件的元数据结构”的假设。这里的多维文件由头文件和多个附件组成的XML格式的文件。头文件包括了文件编码、工作流程中的节点记录、多维文件的CA码等。其中电子文件自动生成的唯一编码属于文件编码;在业务审批过程和归档的文件情况表属于工作流节点记录集，和文件卷的目录类似，文件在流转过程中使用CA验证后的进制值会把流程中产生的时间存储到本码集。

3.4 档案电子复制品的生成和归档

使用纸质档案归档时需要通过数字扫描后才能生成电子复制品，不但费时间，所需的成本也偏高。在开展电子元数据归档时，为了方便管理人员的日常使用，将归档的文件转变为电子文件后再进行归档处理。以此替换纸质档案的数字扫描，还可以把元数据的电子拷贝品提供给外部使用。档案的电子文件划分为三类，分别是收件材料、过程材料与结果材料。其中为客户提供资质、证明的基础材料为收件材料。在办理业务时，会把该类材料进行扫描后传送至业务系统，方便后续的审核;在审批业务的过程中所产生的材料称为过程材料，包含了各种图、表以及审批意见。在实际使用中，这类资料都会以纸质材料形式传达个各个部门进行报批;审批的结果称为结果材料，一般以红头文件、盖章文件的方式。当每一个环节的业务办理成功后，系统会自动生成一个待归档任务，操作人员会根据固定的档案目录把已经上传到业务系统中的三类文件导入归档系统中。系统自动排序编号等，最后在档案管理人员审查后再进入档案数据库中。

4 小结

国土资源业务档案资料进行在线归档有着很重要的现实意义，一方面，可以提升国土资源档案管理的质量和效率，另一方面，还可以节约行政成本，对便民服务起到促进作用，需要注意的是网络有着虚拟性与互动性的特点，在实际实践中，利用网络信息技术进行电子归档还要考虑其他因素，设计出科学合理的国土资源归档方法，使国土资源档案管理在线归档工作更规范。

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].2016-04-07.中国信息网.

[2]苏锡云，蔡旭兵.大数据时代采供血业务档案公共服务创新探析[J].中国输血杂志，2016（11）：1287-1289.