工程建设单位档案管理工作的问题分析

肖妙婷

摘 要：随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对工程建设单位档案管理工作的问题分析提出了一些建议，仅供参考。

关键词：工程建设单位;档案管理工作;问题分析;解决对策

工程建设单位中，档案管理具有重要的意义，档案能够对建设过程中的重要数据和关键信息进行详细的记录，帮助建设工作人员对档案进行更好的参考，从而进一步完善工程建设的工作。在本文的研究中发现在档案管理过程中还存在不少问题，需要采用适当的方法对管理工作进行完善，才能达到更好的档案管理效果。

1 工程档案的内容以及含义

在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证;但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。

2 工程建设单位档案管理工作中所存在的问题

1）缺乏规划。随着改革的不断深化和发展，对于一个企业来说，在开发项目工程的过程中，如何才能统一地完成工程验收，更加高速和稳定地开展工作是十分值得关注的问题。项目最开始的数据分散于不同的部门，因为信息技术不同，数据格式不够统一，个别数据存在缺陷，信息组织过于复杂。因此，必须应用科学的方法统一管理并整合这类信息。在一个企业内部，管理信息系统的差异对信息的分离和利用是十分不利的，因而加快信息整合，提高文件的有效性是十分必要的。

2）内部档案管理系统零散、孤立，不能满足需求。部分城市建设档案馆早期依据自身需求自行组织技术力量完成开发系统，各子系统解决的业务需求相对独立，没有进行整体信息化规划考虑，馆内存在各系统使用各自独立的数据资源、各系统之间不能数据共享的情况。比如档案管理方面，结构化数据库+文件系统的存储方式和大量手工操作的模式难以适应档案业务量增加需要;系统的业务覆盖度、实用性落后于业务需求，检索手段单一且性能逐渐降低，各系统建设由于缺失顶层设计导致现有档案管理系统缺乏综合力和整体性;未形成完整的业务体系，档案接收、入库、检索、借阅、统计等档案管理过程中需要跳转多个系统完成业务操作;缺乏统一的查询检索渠道，没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑，难以支撑跨部门和跨系统的档案信息资源管理和利用需求，不能满足长期发展需要。

3）管理制度不够健全、完善。工程会受社会规划、施工行为以及后期使用等多方面影响，这些因素是引发工程变动性的重要原因，因此管理制度的健全和完整对工程来讲左右就十分重要。但是当前多数工程档案完整性相对不足，出现这一问题的主要原因是由于管理制度滞后造成，同时在监督和执行方面也存在不足问题。

3 工程建设单位档案管理工作的解决措施

1）建立健全档案管理的机制。在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。

2）对相关工作人员进行培训。培训的方式能够促进相关人员档案管理意识的提升，深入了解档案归档的主要要求、目的，培训工作需在档案管理工作实施之前开展，这样才能使工作人员了解档案管理的要求和主要目的，进而使其规范性、完整性得到保证。但是多数单位对于档案管理相关培训有所忽视。因此工程单位需聘用档案管理的专业人员，从根源上使档案管理过程中专业工作人员紧缺的问题。

3）源头上开展工程档案管理。为了使工程档案的规范性、完整性得到充分保证，管理工作在实施时需从源头开始，编制规范性、完整性较强档案，并且将其系统体现在合同當中，使工程在施工时将具体责任充分明确。从档案来讲，施工企业的主要工作内容是负责管理，在进行档案管理时需将责任落到工程源头，即在招标阶段和签订合同这一期间便需开展针对性建设，在具体实施时，制定管理条款对数量问题、质量问题、责任问题等进一步明确。

4）档案信息资源共建共享。在过去，信息在不同部门之间的传递速度过慢，一个部门想要获取另外一个部门的信息，难度很大，而档案信息资源共享就能有效解决这些问题。加大数据和互联网的联系，利用相应的大数据技术，共享和整合各类以往的信息和资源，允许更多的数据可以同时运行，这样一来，信息在不同部门之间的流通速度就会更快，使用者可以更加及时地获取精准、有效的信息，极大提升工作效率。

5）开发利用档案信息。就当前来看，国内的档案管理基本已经实现了网络化和自动化，很多企业的文件管理部门可以利用相应的平台和技术生成、浏览或使用海量的数据，精准地提取有价值的信息，为企业的决策提供依据。信息的集成极大地提高了档案服务的质量和效率，但是应为技术不足使得大规模的数据处理仍未实现。随着数据深挖技术的不断成熟，人们可以更好地对数据进行发现、分类和关联。

6）推动单轨制发展，完善文档一体化管理。互联网+工程项目档案管理以前端控制为发展理念，将工程建设准备筹划期的文件纳入档案建设全过程管理之中，进一步继承与发展了文档一体化管理模式，推动了信息收集的完整、系统和准确。“互联网+”工程项目档案管理以技术驱动单轨制发展，一定程度上解决纸质档案和电子文件审核、归档不同步的问题，降低传统工程档案建设下繁重且大量的纸质档案管理所带来的效率、人力和物力的耗费压力与成本。

4 结束语

总之，工程建设单位档案要想实现规范性、完整性得到保证，就需对管理中的不足形成正确认识，制定比较明确的标准，并且认识到管理工作在实施时的复杂性、系统性，将档案管控贯穿在工程的整个过程，使工程档案充分发挥其在工程中的价值和作用。

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