干部档案的整理与修补

摘 要：干部档案工作的操作流程较为繁琐，其中档案的整理与修补是档案工作的基础，只有前期高质量的完成档案的整理及修补工作，才能确保后续页码的编制、数字化加工以及质检等流程高效的完成。

关键词：档案;整理;修补

1 干部档案的分类

要想高效的完成干部档案的整理工作，就要明确干部档案的分类规则。《干部人事档案材料收集归档规定》将人事档案的内容共划分为十大类构成。即第一类：履历类，包括履历表、简历表、登记表、简历材料等。第二类：自传材料，主要包括自传和属于自传性质的材料。第三类：鉴定、考察、考核材料，如工作小结、思想小结、别人给你的评定等。第四类：记载和反应本人学习、技能、科研水平的各种材料，具体可细分为3小类，即（1）学历学位材料（2）评聘、职称技能等材料（3）科研发表材料。第五类，政审材料。第六类，党团材料。第七类，奖励材料。第八类，违纪材料。第九类，工资、任免、出国出境、代表登记表材料，具体细分为4小类，即（1）工资材料（2）任免材料（3）出国出境材料（4）参加会议的代表登记表材料。第十类：其他供组织参考具有保存价值的材料。

2 干部档案分类的注意事项及操作方法

1）原档案材料有目录。对于原本已经整理完毕并装订成册，且目录/清单填写规范完整的干部档案材料，应首先核对档案实物与目录是否相符或多数相符，如相符，则原本的目录正文保持不动，顺序也不应改变。除了原本目录之外的档案作为散材料，归为第11类，按时间顺序由早到晚排列（没有时间的放在最后面），放在原档案的后面。为方便后序敲页码等程序，在干部档案材料整理时可对散材料进行排类号，即再按时间顺序排好后，按照11—1，11—2，11—3用签字笔在右上角对每一份材料进行编号，对已经缝合或粘贴住的材料则算作一份，不允许再拆开，一份材料有多个日期的则以最晚日期为标准。相反，在对干部档案进行整理的过程中，如果原材料是用钉子或大头针等固定的，因铁钉等金属材料易生锈，会对纸张造成严重破坏，则一定要把铁钉或大头针等取出来。

此外，在散材料的整理过程中，还应注意以下几点。首先，《销毁材料登记表》应视为一份材料，并按照时间先后原则排列。其次，如果干部档案材料中包含信封，则需把信封集中排在最后，多个信封编一个类，信封里面有信纸则需取出来作为档案材料。再次，全空白的纸，多余的卷皮应排放在整本档案之外，不予归档。最后，关于排在档案最后零散材料的排序，应按照无落款无标题无日期的材料—信封—全空白表格—封底的顺序进行排序。其中，无落款日期的也应做好分类，如登记表格、调查、手写的小纸条等。对于不同类型的表格、有标题的调查等每一份材料我们都要给其表一个类号，但如果是手写的多张没有标题的小纸条则只把其看作一份，只需标一个类号。此外，还需要特别注意的是，散材料中出现的与原来正文中重复的材料，需要放在原正文原件的后面。如果正文原件已经用缝纫线缝合了，那么则将重复件排列在缝纫线的后面。其他情况下，重复件紧跟在原件后面，只算作一份，只需要标一个类号。

2）原档案材料没有目录。对于未经整理没有目录或只有空白目录的干部档案，我们则需要按照十大类的分类要求对其进行重新分类整理排序，此情况下则没有第十一类散材料。我们在对档案进行十大类的区分时，应注意对于目录中有但材料没有的档案材料，要另外用空白的纸做好记录，放在档案封面的后面。对于目录中没有的但材料中有的，这种情况下，多出的材料则要拿出来，归为第十一类。此外，还应注意差旅费、工会、保险等归在第十类。对于档案材料中空白的目录、空白的表格不应编号。

在干部档案材料分类中，许多人会将第五类政审材料和第八类违纪材料混淆，为了更好的将其区分开，我们应牢记：只是对个人的政审没有处分的，如对一个人的调查是第五类。如果对调查、举报等做出了明确的处分决定（如单位的处分、法院，警察予以的逮捕等），那么就将其归为第八类违纪材料。此外，由于第五、八类材料比较多，我们在对其整理排序中，不同于其他类的按时间分类，而应现将其材料按内容分为结论、调查（主要包括谈话笔记、档案摘录、他人写的交代揭发等）和自我交代（主要包括汇报、本人的交代、认罪书、检讨等）三大类，每一大类里面按时间排序，最后再按照先结论，后调查，最后自我交代的顺序总和在一起，在对所有的材料进行顺序标类号。

除去第五类和第八类，其他几大类的档案材料都是按由早到晚的时间顺序排序，再按份数用签字笔依次在右上角对其标类号。此外还应注意的是，因为第四类和第九类还具体细分为几小类，所以我们在对其中的材料进行标类号时，要先区分属于哪一小类，再对其标号。如第四类的第一小类按照4—1—1，4—1—2，4—1—3，第四类的第二小类按照4—2—1，4—2—2，4—2—3进行标号。

3）同一份档案内有多卷。在同一个人的档案含有两卷及两卷以上的情况下，原则上我们只要核对卷内的实物与目录是否是相一致，如果是一致的，则无需重新排序。档案原本的封面、目录还有封底保持不动。如果有在卷外的多余的材料作为散材料按照第11类的方法进行整理排序。当有好几个封面时，我们从其中选出一个封面，一般情况下选择正本的封面或干部档案封面。目录按照每卷的先后顺序排列，一般是正本、副本或工人、干部。接着正文也是按照每卷的先后顺序排列，正文后面放散材料，最后放封底。

3 干部档案修补的注意事项及操作方法

在对干部档案进行修补的过程中，我们主要需要用到的工具有剪刀、固体胶、16k宣纸、无酸纸等。

1）原档案材料装订成卷。如果原本的干部档案已经是用线缝合或用胶黏合成卷的，那么我们只需检查里面的纸张有无破损。当初现边缘破损、折叠处断裂、有撕破、缺角等情况时，我们则需要对其进行修补。在修补过程中，我们要牢记一大原则，即：双面用透明无酸纸修补，单面用宣纸修补，用宣纸修补的不可盖住任何文字公章照片等，修补的尺寸大小按照破损处周围长方四边形加0.2cm作修补。

2）原干部档案未装订或有散材料。当原本的干部档案有未装订的或者有散材料时，为了方便后序的装订不破坏到档案上的文字公章等，我们需要为留边较窄的档案材料加邊。可以用16k大小的宣纸裁出一条条宽约2cm大小的纸条，用固体胶涂抹一小半，粘贴在原档案材料边部，使其用来打孔的部分更加宽。原则上，同一份材料有两张及两张以上的，左侧是需要黏合的，但为了方便后续的扫描，我们此时先不黏合，只需要标好类号即可。在对档案材料进行修补时，如果出现小于16k的单张材料则需用16k的宣纸对其进行托裱（把档案的右侧和宣纸右侧对齐，把档案左侧粘在宣纸上），但如果一份材料有多张，则也先不进行托裱操作。如果需要托裱的材料正反两面都有字，则需要进行“开天窗”操作，即把宣纸剪下比原档案材料稍小一些大小，再把档案材料粘贴在宣纸上。

干部档案保存时间较久，有的纸张较易损坏或者已经损坏，这就要求我们档案工作者在对干部档案进行整理修补的过程中，较为耐心细心，用心对待每一份档案。也只有把基础的整理修补等工作做好，才能更好的保障后续数字化加工等更快更好的完成！

参考文献

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[5]吴端玲.试论大数据时代背景下的人事档案规范化管理[J].办公室业务，2017（23）：130.

作者简介

成迪（1995-），女，汉族，江苏连云港人，湘潭大学公共管理学院，硕士研究生，研究方向：图书情报专业档案学方向。