优化和健全我国社会保险档案管理的新思路

马亮

摘 要：本文将会以社会保险档案管理体制建设的基本原则、及当前管理过程中所存在的缺陷为切入点，对其优化与健全思路进行初步的分析与探讨，希望借此可有效推动我国社会保险档案管理工作的进一步提升。

关键词：社会保险;保险档案;档案管理;档案管理手段;档案管理思路

为了让社会保险档案管理可进一步适应社会发展的潮流，相关部门在对其进行改革过程中，需要注重总体思路与方向的确立，注重分析当前管理过程中所存在的问题，以解决问题为手段，提供高效服务为最终目标，不断提升服务过程的质量，消除不足与缺陷。

1 社会保险档案管理体制建设过程中的基本原则

社会保险档案体制的建设工作，需要以时代特征为基础，以信息化及规范化为目标，遵循相应的基本原则内容来实施建设工作。

1.1 一体化原则

档案内容一体化原则是档案实现规范化与制度化基础，同时，也是实现档案信息化建设目标的重要保障。档案内容一体化，要求每一位档案管理人员将档案内部的各类文件以及数据实现一体化，简化中间环节，减少管理压力，并注重档案信息自身的共享能力。

1.2 双轨制原则

双轨制原则是信息化时代档案管理改革的全新原则，其核心重点在于档案内容要实现纸质文件与信息文件同步存在，且完全相同。在我国与档案相关的法律中，考虑到信息类文件自身所存在的安全性问题，信息类文件无法完全取代纸质文件，所以，需要施行纸质文件内容与信息类文件内容同步的双轨制原则。

1.3 协作性原则

社会保险档案的日常管理过程中，为了方便后期管理，提高信息调取速度，需要以基础数据为根本，规范入库管理操作，提高其入库管理与档案管理的协调性。同时，各级档案管理部门之间需要提高配合程度，重视信息化建设进程。

2 社会保险档案管理工作所存在的实际问题与不足

2.1 管理方式不统一，管理职能之间相互交叠

近些年，随着社会福利水平的提升，社会保险档案的管理工作也成为相关部门的工作重点，但是，虽然近些年的档案管理手段与效率得到较大程度的改善，但是，在具体工作当中，很多指导思想与职责没有得到有效的贯彻与实施，进而导致具体的管理过程仍然存在着很多的问题。在这些问题当中，管理方式混乱最为突出。社会保险的办理与缴费过程中，伴随而来的是大量的数据资料与报表内容，这些内容与资料都需要管理部门完成对应的整合，而整合过程又需要众多其他部门相互协调，而不同部门之间在协调过程中又没有一个统一性原则，这就导致档案的资料内容真实度大打折扣。另外，这种由不同部门相互协调而完成的数据收录过程，也会出现大量职责交叠现象，而群众想要获取到这些保险資料，更是需要在多种不同部门办理相关的手续，不仅造成工作效率下滑，浪费了大量的时间，还直接导致了群众自身对相关部门效能的怀疑。

2.2 缺少科学规范的标准与管理制度

当前，我国社会保险档案的管理仍然采用传统的制度规范，其整体的管理形式较为粗放，并且，各类不可控的风险，都会对纸质档案资料自身造成无可挽回的损失。当前社会保险的办理过程已经基本实现了信息化，但是，对于保险档案的管理，仍然没有很好的利用计算机网络技术。社会保险档案管理需要注重对档案自身的保护，但是，相关部门却没有针对其问题制定更为合理科学的保障手段，档案管理形式极为落后。同时，随着保险人数的与日俱增，档案管理人员的工作量被大幅度拉升，使得其日常工作更是困难重重。

2.3 管理水平与管理手段需要进一步改善

当前的保险档案管理方式及手段，却没有有效推动保险业务的改革进程，反而形成了一定的自然阻碍。究其根本，在于社会保险档案的管理水平与手段并没有实现创新改良。例如，当前的档案保管室并没有形成严格的档案资料保管一体化制度条件。很多档案的原始资料长期处于通风条件差，且容易发霉生虫的环境中。保险体系的改革需要针对保险档案做大量的调查与分析，而这种纸质为基础的管理方式，对于档案资料的查找十分不方便，工作人员的效率限制极为严重。

3 优化与完善社会保险档案的日常管理工作手段

3.1 提高投保人与档案工作人员的档案管理意识

保险投保人的档案管理意识，对于档案管理工作有着十分明显的促进作用。因此，相关机构需要注重档案观念的宣传工作，提高投保人对于档案资料的关注度，使其对档案资料完整性有着足够的认知，进而使其可主动配合档案工作人员实施档案资料完善工作，有效提升档案实际处理效率。档案工作人员需要强化对档案资料的核对工作，对其中存在的问题需要及时寻找投保人完成修正与补充，避免出现档案资料失真现象。同时，档案管理部门需要强化对档案工作人员的职业技能培训，提高其岗位能力与责任意识，通过定期的培训活动，让每一位工作人员都能获取到有效的档案业务知识。并且，相关部门需要强化奖惩制度的完善性，激励每一位档案工作者积极认真的工作态度。档案管理工作改革，不单纯是管理层面与制度层面的转变，更多的是每一档案工作者对于档案态度的转变，因此，完善工作原则，是实现档案规范化的基础。

3.2 充分利用信息科技内容，加快档案管理信息化步伐

近些年，信息科技发展极为迅猛，并已经被应用于社会生活中的各个角落，其技术自身所拥有的高效性与便利性，更是得到人们的广泛认可。因此，社会保险档案管理工作中，需要充分利用计算机网络技术的优势，积极开发各类管理软件，提高管理过程中的信息化程度，以技术手段提高整体的工作效率与服务水平。同时，信息化管理模式，可以在很大程度上减少因人为因素而存在的漏洞与误差，并且，其查询与调用过程更为便捷，可有力推动社会保险档案工作的改革进程。但是，在社会保险档案信息化建设的过程中，需要注重对信息安全性的有效处理，避免其数据因黑客入侵或病毒等因素而出现损坏，与档案工作相关的所有电脑都要安装专业的杀毒软件，并聘请专业技术人员负责其信息安全性维护工作。

3.3 强化培训工作内容体系，提高档案管理及工作人员综合素养

档案管理部门在健全档案管理制度基础上，需要从人员角度改变现阶段档案管理过程所存在的各类问题。当前的档案管理改革以及档案信息化建设过程，都要求每一位档案工作者有着极高的专业素养。同时，档案信息化建设的过程中，需要应用到大量的网络通信技术以及软件操作，更要求每一位档案工作者在计算机领域拥有一定的技术实力。因此，各地区档案管理部门需要强化档案工作人员的整体培训工作，以人员素质角度转变低工作效率现状。另外，人力资源部门需要注重高素质人才的招聘工作，让具备更高技术水平的专业人员参与到实际工作当中，提高档案人员队伍的整体工作能力。

4 结束语

档案管理工作的改革，需要从体系与制度上进行综合考量，不断改进管理手段，利用计算机网络技术搭建更为高效的档案信息化处理与管理平台，并注重内部工作人员的培训，我国档案制度及社保保险体系的改革工作打下坚实的基础。

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