浅谈事业单位档案管理的现状及对策

赵可

摘 要：在经济迅猛发展的態势下，信息的重要性不断凸显，人们对信息的需求也在逐步增大。事业单位作为社会的职能和服务部门，涉及的档案资料是单位成长和发展的重要见证，也需要跟随时代的变化，逐步向数据化发展。但是，从当前的情况来看，我国事业单位档案管理工作存在诸多弊端，需要持续完善，本文就事业单位档案管理的现状进行了分析，并提出了相应的对策，希望为事业单位的档案管理工作提供一定的建议。

关键词：事业单位;档案管理;现状;对策

档案是对工作的记录，是历史的记忆，也是未来的参考，因此，无论是社会发展还是单位成长，档案管理工作都极为重要。虽然，事业单位的档案管理工作长期存在，但是在时代的发展推动下，暴露出诸多问题，需要及时的解决，跟上社会的发展。

1 档案管理简介

1.1 档案管理对象

档案的服务对象为档案的使用者，而管理对象则为档案。在档案管理中，需要对档案进行采集、整理、归类、保存，有效解决档案零散、杂乱、量大等问题，从而形成系统、专业、优秀的档案资料。所以，档案管理的工作量大、处理细致，并受社会发展影响较大，需要快速适应时代的要求。

1.2 档案管理的意义

档案管理是通过档案科室和档案管理人员对纸质版档案和电子版档案信息进行管理，并向相关业务科室提供服务的总称，也是事业单位档案管理的重要基础。在实际档案管理工作中，涵盖了档案收集、保管、编目、鉴定、统计、编辑等各项内容，同时，还要对档案进行深度挖掘，发现档案更大的价值。

2 事业单位档案管理现状

2.1 档案信息化管理人才短缺

当前我国事业单位档案管理人员多为兼职人员，或即将退休的大龄工作人员，严重缺乏档案信息化管理的知识和技能。由于很多档案管理工作人员，未曾参加过规范的档案信息化管理培训，导致在实际工作中，操作不规范，人为错误频繁出现，档案信息化管理的优越性难以体现。甚至，有的事业单位无档案管理人员，无法对档案进行收集和管理，档案信息化建设更是无从谈起，导致珍贵的档案丢失，档案的价值不能展现。

2.2 档案管理理念落后

很多事业单位的领导将主要精力集中在业务工作，而忽视了档案管理的工作，从领导层对档案管理的重视程度不足。事业单位工作人员多数认为档案管理部门属于边缘部门，工作清闲，对单位毫无贡献，从基层对档案管理的认识存在偏差。档案管理工作人员在长期被忽视的状态下，也存在对档案管理工作疲怠的现象，认识不到位，对档案资料只是单纯的整理，不编目、不分类，简单的堆积储存，导致很多资料无法使用，甚至流失、泄露。久而久之，随着档案资料的增多，资料堆积杂乱，长期处于混乱状态。

2.3 档案管理先进性不足

在时代发展的推动下，无纸化办公、电子信息化已经成为工作的常态，而很多事业单位的档案管理依然保持传统的手工模式，对纸质档案进行编号、记录、存放，相应的设备也就局限在纸笔、档案室、档案架等落后的设施。在高速发展的新时代背景下，传统的档案管理方式明显落后，需要事业单位领导和档案管理人员充分认识问题的严重性，采购先进的档案管理设备，工作人员积极学习档案信息化管理知识，不断提升自身的档案信息化技能，才能全面实现事业单位档案管理信息化，跟上时代发展的脚步。

3 加强事业单位档案管理的对策

3.1 加大对档案管理人员的培训力度

增强对档案管理人员的技能培训。通过开展专业讲座、技能培训、顶岗学习、交流座谈等方式，让档案管理人员了解档案管理的相关知识，掌握档案管理信息化的操作、技巧，从而促使档案管理人员依据相关制度操作，提高实操技能，极大提升档案管理的质量和效率。第二，增强对档案管理人员的人事管理。事业单位的档案管理部门要按照相关制度和职责分工，明确档案管理人员的个人分工，保证档案管理人员之间权责分明、规范有序开展工作。同时，当档案管理人员出现离职、长期休假能情况，要及时安排交接工作，避免档案管理中档案死档、弃档等，给事业单位造成不必要的损失。第三，增强对档案管理人员的思想教育。通过播放纪录片、视频资料等方式，让档案管理人员充分认识到档案管理的重要性，提升职业道德素养。

3.2 增强对档案管理的重视程度

只有充分重视档案管理工作，才能保障档案管理工作的顺利开展，实现档案管理的预期效果。第一，事业单位领导要树立正确的档案管理观念，从自身认识到档案管理的重要性，同时要在单位范围内广泛宣传档案管理的重要性，并凸出档案管理与每个部门的紧密联系，让单位工作人员重塑对档案管理工作的人事，并积极配合档案管理的日常工作。同时，档案管理人员更要率先垂范，认真工作释放工作热情，共同促进事业单位档案管理工作的开展。第二，事业单位要成立档案管理监督小组，由单位领导、部门负责人等组成，定期对档案管理工作进行检查指导，督促档案管理工作及时到位。

3.3 完善档案管理相关制度

完善的档案管理制度，是促使档案管理工作有序规范进行的重要工具。事业单位档案管理工作中存在的无论是设备落后还是效率低下等问题，都与档案管理制度不完善有着直接关系。在创新档案管理工作的过程中，要不断完善档案管理相关制度，充分利用制度管人、管事、管设备。第一，完善档案管理设备制度。依照制度要求，结合当前的社会需要，采购先进的管理设备，同时，对设备进行维修和养护，保证设备的正常运转，延长设备的使用寿命。第二，完善档案管理的工作制度。按照制度要求，聘请档案管理专业人员，对档案管理人员进行职业培训和技能培训，保障档案管理过程中保密、严谨、安全。对各部门的档案资料收集、录入、保存，做到及时更新和完善，如果档案资料出现变动或变更，需要先审核再删除，防止档案资料丢失。第三，完善档案管理的人事制度。将档案管理工作纳入单位年度绩效考核中，档案管理人员按照分工，划分责任，一旦出现问题，直接追究到个人，有效增强档案管理人员的责任心。另外，还要与薪酬挂钩，对表现良好的档案管理人员给与物质和精神奖励，对工作懈怠的档案管理人员给与相应的物质处罚。

4 结语

综上所述，档案资料承载事业单位各项工作的重要信息，是推动事业单位不断完善的强大驱动器，因此，档案管理工作对事业单位的意义极为重大。科技在进步，时代在发展，档案管理的理念、方式都要突破传统紧固，采用先进的技术和模式，促进档案管理先进性的提升。另外，从领导到档案管理人员、工作人员都要树立正确的观念，认真工作，积极配合，档案管理人员要持续学习先进技能，适应时代的发展，为事业单位档案管理工作的进步贡献一份力量。

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