机关照片档案的收集与管理问题探讨

摘 要：照片档案是档案管理中的重要分类，照片档案以其不同于其他档案的载体形式和特点协助机关单位记录历史发展轨迹。实际上，机关单位的照片档案对于提升档案管理的科学化水平以及档案查找和利用的效率都具有重要作用。然而，当前部分机关单位对于照片档案的收集和管理还存在认识不到位、标准不统一、管理不规范等问题急需改进，以适应新时期照片档案的管理规律，确保照片档案的安全和管理效率。

关键词：机关单位;照片档案;收集管理

照片档案是档案管理的有机组成部分，也是档案工作的主要内容。具体来说，照片档案是国家机关、军队、事业团体、民间组织及个人在从事政治、经济、文化、军事、艺术、科学等领域工作形成的具有保存和开发利用意义的最为原始的照相图片记录。[1]随着国家经济社会的发展，照片档案的重要地位日渐凸显，对于机关单位来说，照片档案以其独特的载体特点，形象直观地展现了当时事件发生的真实面貌，对国家、社会和个人都具有巨大的保存价值。而在信息化技术发展的今天，照片档案衍生出的数码照片档案又代表了新时期照片档案的新特点，并受到了广泛关注。

1 做好机关照片档案收集管理工作的重要意义

1.1 进一步增强档案管理的科学化水平

照片档案是机关档案中比较特殊的一类，它的主要特点是以图像作为记录历史事件发生的情况，是文字档案重要的内容补充。提高照片档案的收集和管理的能力，做好新时期照片档案的收集与管理，能够有效保证档案内容的齐全。尤其是在新时代下信息技术的发展产生的数码照片，以数字化形式作为保存形式，这在方便机关工作的同时，也为提升档案管理的科学化水平带来了挑战。

1.2 进一步提升档案的查找与利用效率

加强照片档案的收集管理能够使归档过程更加规范，归档流程更加顺畅，便于机关单位各部门和广大人民群众对档案进行查找和利用，从而进一步提升效率。照片档案所具有的载体特殊性及其形成的不可逆性都決定了照片档案的独特性，必须妥善保存。由此可见，做好该类档案的收集管理工作是对档案资源的负责，同时也是为提升档案查找与利用效率奠定基础。

2 机关照片档案收集与管理中存在的问题

2.1 对照片档案的认识不到位

档案管理工作在机关单位中的地位始终不高，而照片档案只是属于众多档案类型中的一个小部分，其日常发挥的作用并不明显，这就导致机关单位的领导和从事档案管理的人员对照片档案的收集管理重视程度不够。尤其在信息时代技术手段突飞猛进的情势下，数码照片的出现使得大量照片档案保存在电脑中，对档案管理工作重要性认知不够直接导致了这些照片的保存十分混乱，不成章法。

2.2 照片档案的收集不齐全

目前来说，照片档案在收集阶段还存在收集范围不统一、照片质量参差不齐等问题。长期以来，纸质文字档案占据了所有档案的大部分比例，对照片档案关注较少，收集的数量也不多，导致机关单位的工作人员没有形成收集照片档案的习惯。与此同时，照片档案的收集范围也没有统一的标准。什么样的情况下需要留存照片档案，什么样的照片档案能够符合存档条件等都没有详细的规定或说明。这就使得照片在收集过程中会产生各种各样的问题，从而影响后续工作的开展。

2.3 照片档案保存管理不规范

大部分机关单位并没有将照片档案的管理放在心上，因此针对此类档案的制度规范几乎没有，其归档、保管的流程方式极其不规范。编号混乱、固定方式不当[2]等情况屡见不鲜。部分时间较长的照片档案由于管理的不规范，底片已经褪色、损坏，严重影响了照片档案的管理科学化水平。同时，管理环境的陈旧也导致照片档案存在安全隐患等问题，亟待解决。

3 机关档案照片收集与管理的对策探索

3.1 加强照片档案工作的重视度，确保档案安全

首先，要增强对照片档案的收集管理意识，充分认识到照片档案在档案管理中的重要作用。机关单位及档案管理人员都要增强对照片档案的重视程度，克服重纸质档案、轻照片档案的思想[2]。特别是在新时期新形势下，信息技术的发展促使数码照片成为照片档案的主要表现形式，由此，照片档案管理工作更应成为档案管理中的重点内容。其次，要加大对照片档案收集管理的投入。照片由于是感光材料制成，因此其保管条件要比普通的纸质档案严格。照片档案要具有专门的柜体和独立库房来保存，并需要经常检查室内的温度、湿度是否符合管理条件，特别是对于一些历史悠久的老照片来说，更要注意保存条件的优越性。同时，还要配备防控设备和预警设备，并在条件允许的情况下将原始照片转化为数字照片，便于留存、查找。此外，对于本身就是数码照片的档案来说，档案部门需要定期进行备份，注重病毒查杀和防火墙设置，保证数码档案的安全性。

3.2 遵循照片档案资料归档规律，完善管理制度

首先，要强化档案制度管理。按照《照片档案管理规范》，各单位都要建立符合自身实际情况的照片档案管理规范制度，以使机关单位工作人员和档案管理人员在收集管理照片档案过程中有的放矢。在照片的形成阶段，要选择清晰度高、画面精美、冲印质量过关的照片进行存档，数码照片则需要选择画质好、质量优的存档。存档工作要有专人负责，归档时间和归档要求要及时与各部门沟通，并对照片档案的收集、整理、归档、鉴定和保管等环节明确负责人，并建立监督机制。尤其是在应对突发事件过程中形成的照片档案更要按照既定制度要求进行存档，以充分发挥照片档案在今后管理中的作用。其次，要建立人员培训制度。目前来说，大部分机关单位的档案部门人员的信息技术水平都不高，其档案管理的知识水平参差不齐，与档案管理相关的技术能力更是缺乏。因此，机关单位应该就档案管理开展培训，形成定期培训的制度，并着重对照片档案这种特殊材质的档案资源的归档、管理进行培训教育。

3.3 加强网络信息技术深度应用，提升利用效率

首先，要加强传统照片与数码照片的统一管理。新形势下，网络信息技术已经成为档案管理的技术先导，因此，对于已经存在的实物照片档案，档案部门要优化保存环境，做到“九防”。与此同时，要及时将实物照片档案通过扫描转化为数字照片保存在电脑中，并通过电脑监控等设施切实保护档案安全。其次，要组织建立数据库，推进网络平台建设。为了能够更方便地进行查找和利用，档案部门要随时更新照片档案数据库信息，并将照片档案的管理模块添加到机关单位智慧网络档案管理服务平台中，丰富网络平台内容，增强档案与人之间的互动联系，加快数字档案建设的发展步伐。

4 结束语

综上所述，照片档案是以感光材料为载体，以影像为反映方式的具有保存价值的档案类型。为了能够更好地反映机关单位的历史风貌和发展轨迹，为其记录事件发生的真实过程，照片档案的归档和保存是具有重要现实意义的。机关单位对照片档案的管理应纳入档案管理的重点内容，并在时代变化发展中摸索照片档案的归档规律，充分遵循其广泛性、原始性、不可逆性、内容互补性、来源分散性等特点，及时完善管理制度，运用信息技术手段全面系统地提升照片档案的归档质量和管理能力，在前端控制上下功夫，在管理规范上花力气，确保照片档案收集与管理的科学化、制度化、规范化、和体系化，为机关单位的决策决定提供强有力的参考支撑。

参考文献

[1]韩滨.聚焦照片档案定格情景记忆[J].山东档案，2020（01）：52-53.

[2]李国生.加强机关照片档案管理的思考[J].办公室业务，2016（08）：169+184.

[3]蔡婷婷.照片档案管理中的问题及对策[J].兰台内外，2019（03）下：27-28.

作者简介

王岩（1977-），女，汉族，山东青岛人，本科，馆员，研究方向：档案管理。