梁素华
摘 要:财务共享模式与传统财务档案管理模式存在明显不同,能够于财务共享中心聚集各区域财务档案,保证保存与管理的统一化,财务档案管理各流程得以实现电子化管理,便于在线传递和推广财务档案。就财务共享模式进行简要介绍,指出财务共享模式下机关单位财务档案管理特点,进一步对财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用开展探究,旨在促进机关单位财务档案管理水平的提升。
关键词:财务共享模式;机关单位;财务档案管理;应用
新时期下大数据等技术得以广泛应用,财务共享模式的价值也得以凸显出来。在机关单位财务档案管理中,通过财务共享模式的应用,能够促进财务档案管理工作效率的改善,促进财务档案信息价值的最大化发挥。如何在机关单位财务档案管理中应用财务共享模式,是一个值得探究的问题。
1 財务共享模式简介
以互联网信息系统为支持,财务共享模式得以构建和运作,财务共享信息系统主要包含以下几个方面:一是网络报销系统,通过现代化技术的应用,以信息化、网络化的方式来开展报账工作,在线填单、业务审批、传送账单以及审核等,进程得以统一,信息共享透明度得到保证,财务信息得以高效传递,其安全性与真实性也得到保障。二是财务核算系统,可在线对账单进行编辑,在运作模式下账单信息自动生成,月末自动记账过账,报表得以生成,此种模式下报表生成的错误率得以降低。三是影像管理系统,以该系统为支持,能够对财务账单进行扫描,以电子账单为载体来传递信息。此种信息化流程下,数据传输模式有所变化,在电子档案生成的同时,能够存储账单电子信息并传送影像信息,账单审批更为便捷,整体管理效率也能够得到明显提升,审批工作效率也得以保证。四是资金管理系统,保证了资金结算、调用、收支管理的可视化,财政资金利用率得到明显提升,财务经营风险得以降低。五是电子档案系统,可在线管理财务档案,便于阅读和调用,财务档案管理成本也得以有效控制。
2 财务共享模式下机关单位财务档案管理特点
1)在工作地点方面,财务共享模式的应用,以档案管理规整性与完整性要求为支持,能够自横向属地财务管理体系过渡到纵向财务共享流程模式,机关单位的内控要求也得以满足,这就保证了各时期下信息转移过程完成的顺利性。
2)在工作范围方面,财务档案得以从所在机关单位向财务共享服务中心转移,各流程工作也发生一定变化,包括收集整理、运输管理、风险控制、成档管理等,这就形成了财务档案运输期间工作范围的延伸。
3)在工作内容方面,财务共享模式下机关单位财务档案管理工作范围的扩大,促进了工作内容的繁琐化,与档案收集管理、工作进程标准制定及监督等都密切相关,需要甄别档案传送各环节的潜在风险并加以严格把控,合理利用财务档案,需要做好保管及信息延伸利用等工作。
4)在政策条件配合方面,财务共享模式下机关单位财务档案归档、整理、存储等工作的开展,会在一定程度上为现行法律政策带来挑战,因而财务共享模式的运行仍有很长一段路要走。
3 财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用
1)及时录入新信息。在机关单位财务档案管理中对于财务共享模式的运用,需要保证财务档案新信息录入的及时性和有效性,对财务档案进行更新,为财务管理工作的有序开展创造条件。及时共享纸质档案以及电子档案,保证档案管理执行的时效性。机关单位需组建专门的财务档案管理团队,有序推进档案管理工作,在发现问题的第一时间进行控制。对于网络系统需定期进行维护和升级,以信息技术为支持来开展财务档案管理工作,保证财务档案信息录入与管理的有效性,机关单位财务档案管理成效也能够得到明显改善。
2)扩大处理规模。在财务共享模式下,机关单位财务档案管理工作的开展,需要重视基础工作,做好财务档案传送、储存与沟通等工作,以统一化、标准化的档案处理平台为支持,保证财务档案管理工作的规模性,对基础工作成本加以平衡。在将财务档案管理工作的处理规模扩大后,将处理事项进行适当增加,待初步整理完成财务档案后,做好档案核查工作,以便及时发现错误或者质量问题,归类统计,明确业务环节所出现问题,进而制定策略,科学规避风险,对于相关管理部门来说也便于吸取经验,从而确保机关单位财务档案管理工作水平得到明显提升。
3)降低运行成本。机关单位财务档案管理工作的开展,需要以标准化的方式来制定流程及规则,促进财务档案管理流程最佳配合方式的形成。在这一方面,需要把握财务共享模式的价值,对财务工作人员进行整顿,优化财务人员结构,确保财务部门管理费用得以有效控制。在此基础上,以高标准来要求财务档案管理工作,减少重复性与不必要的工作,确保财务档案管理工作效率得到明显提升。通过财务共享模式的运用,能够将节省异地报销时长合理缩减,提高整体工作效率。
4)建立系统化管理制度体系。机关单位财务档案管理中对于财务共享模式的应用,要重视财务档案归档制度的建立,对财务数据未打印之间的副本进行妥善保存,将不同凭证打印输出,依据税务、审计等管理部门要求出发,及时打印输出账簿及报表等。机关单位需基于国家档案局标准出发,建立电算化财务档案储存制度,以优质磁盘介质来对财务档案数据进行备份,将储存盘与备用盘分开保存,采取防尘、防腐、防光等防护措施,依照顺序来进行编号,将时间、内容等进行备注,制作文件卡片,确保机关单位财务档案管理的有效性。在借用方面,必须要建立严格的借用手续制度,在财务共享模式下,经过负责人同意后方可对财务档案进行查阅,借阅手续的办理则必须要依照规定进行。对于机关单位财务档案管理的关键环节,必须要落实风险控制,将提取或处理的稽核环节增加,于财务档案生成与流转等环节集中,将偏差或操作失误所造成的损失降低,保证财务共享服务质量,提升机关单位财务档案管理成效。
5)构建数字化处理平台。通过数字化、网络化的方式来管理财务档案信息,能够以一体化的方式呈现财务档案信息,便于信息共享,财务档案管理也更为科学且便捷。这就需要机关单位在财务档案管理的过程中,对存储成本与沟通成本加以平衡,保证财务档案数字化处理平台的规范化构建,以规模效应为支持,保持相关成本平衡化。基于财务档案管理规定出发,建设财务共享服务中心,制定财务档案管理标准,并加以规范实施,完善网络环境、硬软件环境建设,便于传输、交换和共享财务档案信息。为满足财务档案硬件管理需求,需要积极完善信息网络,提高财务档案利用率,保证财务共享服务中心建立的标准化和数字化,更好的对外承接业务,快速收回所投入成本,机关单位财务档案管理水平也逐步得到提升。
4 结语
市场经济高速发展,财务共享模式在机关单位财务档案管理中也发挥着重要的作用。在把握财务共享模式下机关单位财务档案管理特点的基础上,积极探索现代化的财务档案行业标准,重视财务共享,并建立系统化的财务档案管理制度体系,以数字化处理平台为支持,全面提升机关单位财务档案管理水平,为机关单位在新时期下的长足发展奠定坚实的基础。
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