交通运输会计档案管理存在的问题及对策

李雪丹

摘 要：文中结合实践，对于交通运输部门会计档案管理工作现状和存在的问题进行分析探讨，并在此基础上提出一些有效的对策，希望能对提升交通运输部门会计档案管理工作水平有所参考作用。

关键词：交通运输;会计档案;管理措施

会计档案管理在交通运输单位财务管理工作当中发挥着十分重要的作用，但是在工作实际中发现很多单位只重视日常会计业务和财务资产管理，对会计档案工作却常常被忽视，造成会计档案管理方面还非常薄弱，对交通运输单位财务管理质量与水平的整体提升形成很大影响，为此加强交通运输部门会计档案管理工作更加凸显出其重要性。下文当中主要分析了交通运输部门会计档案管理存在的主要问题，并针对这些问题提出有效的对策，以供参考。

1 交通运输部门会计档案管理的现状及存在的问题

1）会计档案整理立卷不规范。大部分单位没有严格执行《会计档案管理办法》和《〈会计档案管理办法〉实施细则》（以下简称《实施细则》），普遍存在会计档案整理立卷不及时，使用的案卷材料不统一，装订不整齐，卷面书写不美观等问题。

2）保管措施不到位。一些基层单位受条件限制对会计档案的保管措施不到位。没有专门的档案室，档案柜也较陈旧，会计档案摆放在财务室或会计人员的宿舍内，对档案的保管没有采取基本的防护措施，防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠等“十防”措施不落实。会计档案摆放零乱，有的单位档案柜不够，就用线绳一扎或装在麻袋里码在柜子顶上，查阅起来非常费劲。大部分单位没有将会计档案及时移交到档案管理部门，放到档案室的会计档案没有办理移交手续或移交手续不清。有的单位会计人员 变动时没有移交会计档案，新上任的会计对保管的会计档案家底不清;有的档案柜没有上锁，任由会计、出纳随意翻阅，甚至个别单位的会计凭 证由出纳装订、归档、保存。

3）到期的会计档案清理销毁不及时。会计档案具有一定的保管期限，对到期的会计档案应及时清理销毁。然而，一些基层单位对到期的会计档案一直没有销毁，长期存放，一些没利用价值的档案占据了大部分有限的空间，给档案管理部门造成了一定的保管压力。

4）电算化会计档案管理制度不完善。实行会计电算化后，没有对电算化会计档案形成相应的管理制度和规范标准。会计人员对电算化会计档案的认识概念模糊，对形成的会计档案（如对存有财务数据的计算机硬盘、光盘和存儲芯片等磁性介质）不知如何保管。

2 存在问题的根本原因

1）领导对会计档案管理工作重视不够。有的单位领导和财务管理人员对会计档案工作缺乏足够的认识，只注重日常会计业务和财务资产管理，忽视会计档案管理工作，重会计业务，轻档案管理，认为档案管理只是会计人员的事，与领导无关，对本单位的会计档案工作很少过问，不甚了解;对会计档案工作的监督指导不够，每年上级单位年终工作检查考核时，会计档案工作所占检查内容的比重很少，对会计档案的检查也不认真、不细致，甚至忽略。一些单位只注重文书档案管理，没有将会计档案管理纳入本单位档案管理工作的范畴，更没有将会计档案工作列入议事日程，纳入责任目标管理考核。档案局在每年进行档案执法检查时，也只检查文书档案不检查会计档案。

2）会计人员缺乏会计档案管理知识。一般情况下，会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训学习，对会计档案管理规范化标准知之甚少。单位很少举办专门的会计档案学习班，会计人员系统学习会计档案管理知识的机会很少。从书本上所学的知识很难与实践结合，从实践当中掌握的档案管理基本知识往往不符合规范化的要求。

3）对会计档案管理工作的支持力度不够。加强会计档案管理工作需要一定的人力和财力支持，有些单位领导明知会计档案管理工作中存在问题，但不当一回事，舍不得花钱。大部分基层单位由于人力、财力投入不够，没有设专职档案管理员，没有设立专门的档案室，档案柜、消防器材等档案管理设备配备不全，更谈不上现代化的档案管理设备。电算化会计档案的保管硬件方面投入更少，达不到双备份的条件。如果要对几十年的会计档案进行鉴定清理的话，需要一定的人力、财力、物力，一些单位怕麻烦，知难而退。

4）责任性不强，制度不落实。由于一部分会计人员的责任性不强，对档案管理工作不积极，不主动，归档不及时，装订不齐整，整理立卷不规范。对会计档案管理的各项法规制度和规范标准不学习、不掌握、不落实，工作偷懒，敷衍了事。个别会计人员对会计档案管理的重要性认识不足，档案法制意识淡薄，依法归档观念落后，导致会计档案管理工作滞后。

3 加强会计档案管理工作的措施

1）提高认识，加强领导。会计档案具有重要的保存和利用价值。因此，各单位要充分认识会计档案的作用，提高对会计档案管理工作重要性的认识，加强对会计档案管理工作的领导，重视会计档案管理工作，把会计档案与其他档案同等重视，一并安排，统一管理，并将会计档案管理工作列入目标管理责任进行考核。上级财务管理部门要经常性的检查指导基层单位的会计档案管理工作，档案执法部门也要把会计档案纳入档案管理的一部分进行检查督导，把会计档案要提高到法律的高度来加强管理，提高依法加强会计档案管理工作的意识，使其走上 法制化的轨道。

2）制定规范，健全制度。要做好会计档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》、《实施细则》，结合本部门、本单位的实际，建立健全一整套科学合理的管理制度，明确档案范围、归档程序、整理方法、立卷要求和保管期限，细化会计档案的分类、组卷、编目、排序、移交等操作规程，统一会计档案管理要求，明确岗位职责，制定相应的安全保密、借阅利用制度。形成有法可依，有章可循的工作格局，确保会计档案管理工作顺利进行。

3）加强培训，提高素质。会计档案管理工作的好坏，取决于会计人员的素质和能力。会计人员是会计档案管理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员的培训计划，将会计档案管理知识作为会计人员的继续教育内容，定期培训，逐步提高档案管理水平。对新上岗的会计人员要进行上岗前的培训，从会计档案的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案的各项制度、规范标准、基础知识与基本技能，从源头上做好会计档案的管理工作。必要时可组织会计人员到那些会计档案管理先进单位进行观摩学习，相互交流，推广先进经验，共同促进，使全省交通运输系统的会计档案管理工作上一个新台阶。

4）落实岗位职责，提高管理水平。在加强会计人员档案管理知识和业务技能培训的同时，更应该注意对档案管理人员，尤其是会计人员的职业道德教育，强化责任意识，建立和完善档案管理工作的激励机制，奖勤罚懒，奖优罚劣。充分调动职工的工作积极性，发挥档案管理人员的能动性、主动性，提高本单位的档案管理水平。把搞好会计档案管理工作变成职工的自觉行动，尽职尽责，保质保量的完成档案管理的各项工作。会计档案的装订、立卷、归档工作必须由会计来完成，不得由出纳代替。

5）及时归档，规范立卷，定期销毁，标准化管理。严格执行《会计档案管理办法》和《实施细则》，归档要及时，立卷要规范，定期销毁到期档案，实行标准化管理。

6）加大资金投入，确保保管措施。各单位应大力支持会计档案管理工作，加大资金投入，配备专（兼）职档案管理人员，设立专门的档案室。财务部门将保管一年以上的会计档案要移交到档案室统一保管。有条件的单位可配备一些电脑、扫描仪等现代化的档案管理设备，逐步实现现代化管理。消防器材、干燥剂等防护器材要定期检查，定期更换，加强对档案的防护措施，避免不必要的损失。

总之，会计档案工作很重要，做好会计档案工作并非易事。要加强学习档案管理的基本知识，提高业务操作技能，不断总结经验，探索管理方法，创新工作思路，落实规章制度，做好会计档案管理工作。

参考文献

[1]李东宾.会计档案管理存在的问题及对策[J].时代金融，2018（6）：260.

[2]李晓霞.浅论行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].财会研究，2017（05）.

[3]王磊.新时期背景下事业单位会计档案管理问题与对策[J].陕西档案，2017（03）.