企业合同档案精益化管理策略探析

王心娜

摘 要：随着社会的发展进步，法制的建设更加完整成熟，影响到社会生产生活的方方面面，如何做到合理合法地保障企业自身利益不受损害是现阶段各大企业关心的重点。进行企业合同档案的精益化管理可以有效提高企业管理水平，能够依据相关合同以强有力的法律基础保证企业的合法权益不受侵犯，加强企业的市场竞争力。因此，本文着重就企业合同档案精益化管理策略进行探索分析，并提出可行性建议，希望能够为企业合同档案管理工作带来帮助。

关键词：企业;合同档案;精益化管理;策略探析

企业的合同档案较为详细地对企业的各项经济活动进行记录归档，为企业进一步科学合理地制定年度预算和评估提供了坚实可靠的数据基础，能够使得企业提升自我管理水平，取得更好的经济效益，从而加强企业市场竞争力，在激烈的市场竞争之中脱颖而出。所以，企业相关管理负责人必须要重视合同档案的管理，努力打造精益化管理模式，保障合同档案的准确性和完整性。

1 企业合同档案的基本特征

1）法律性。法律性是企业合同档案一项重要的基本特征。合同档案具体的内容主体便是企业日常经济活动中签订的合同，具有法律效益，受到法律保护。企业合同档案由于明确的法律性特征，明显区别于其他类型档案，其具体的保存、管理或者是销毁都需要严格按照相关法律法规进行。企业合同的签订必须依照相应的法律法规进行，只有在合同具有法律性的基础上才能够发挥其内容功效，进而形成约束合同签订双方的作用[1]。

2）复杂性。企业在日常进行生产发展的过程中，都会产生大量的合同文件，工程项目的合同签订之前都会有洽谈、招投标、风险分析等等环节;合同签订之后还需要对会议内容、项目评估、工作开展等形成详细的文件，这些都加大了企业合同档案的工作量，提高了合同档案管理工作的复杂性。如果不进行一定程度的管理控制，就会使得有需要合同档案之时难以快速找到，无法确保合同档案的应用价值。

3）规范性。规范性是企业签订的合同发挥法律效应的必要条件，对于不同类型的合同内容都有严格的相关规定要求。规范性一方面是指合同档案内容的规范，完整的合同档案应当包含具有法律效力的工作内容、双方的亲笔签名、合同的条款数目和合同内容书写形式等方面，只有严格按照相关法律法规制定合同，才能够确保合同具有法律效应。另一方面是指合同档案管理规范性，如果在合同档案的存放管理过程中出现遗失或者损坏，都会影响到企业合同的法律效应。

4）证据性。在企业日常的生产运营过程中，由于日益激烈的市场竞争压力，很难避免一部分功利心较重的企业为谋私利，铤而走险，进行不正当的竞争，出现经济纠纷。合同的签订，就可以作为最为可靠的证据，对实际工作中企业应有的责任与权利进行详细阐释，依据相关法律强有力地保障企业合理合法的利益不受侵害，避免不必要的经济纠纷。

2 企业合同档案管理中存在的问题

1）资料收集困难。现阶段企业的合同档案管理工作当中，存在明显的资料收集问题。由于企业合同涉及方面较多，牵扯范围较广，就使得一份合同资料很可能散落分布在不同部门的分管人手里，给资料的收集工作带来了诸多不便。资料收集的困难还会使得企业合同档案有可能出现缺失遗漏的情况，造成企业合同档案的不完整，破坏企业合同档案需要具备的严谨性和法律效益，影响到企业正常的工作管理。

2）管理水平不足。另外，在企业的日常生产运营过程中还普遍存在对合同档案管理工作不够重视，相关负责人管理水平不足的情况。管理人员的水平不足，很难保障企业合同档案管理的规范性和正确性，较为容易出现合同档案的混淆错放、遗漏缺失等情况，使得企业合同档案在出现经济纠纷时，无法保持本身的证据性，发挥应有的法律效益，造成企业利益的损失[2]。

3 加强企业合同档案精益化管理的具体措施

1）健全合同档案管理制度。加强企业合同档案精益化管理，首要措施便是要健全合同档案管理制度。科学合理的管理制度能够有效提高企业合同档案管理工作效率，增强企业合同档案的正确性和完整性，从而实现企业合同档案的精益化管理。这就需要相关管理负责人员梳理日常合同档案管理流程，就其中较为频繁出现的问题进行针对性分析解决，合理可行地健全完善合同档案管理制度，尽可能地减少合同档案管理工作的失误，保障企业切身利益不受损失。比如将企业合同档案进行编号分类管理，按照一定的排列顺序进行保存，诸如合同的年份、内容、合作方等等，然后整理出简明的查找目录，以便于以后企业合同档案工作更好的开展进行。

2）加强相关管理人员培训。企业合同档案管理工作制度健全以后，还需要主要管理负责人进行具体的实施落实，因此，企业加强相关管理人员培训，使其能够清楚意识到自己肩上重任，严谨认真地进行合同档案的管理工作。加强相关管理人员培训，除了加强专业管理技能手段的培训，还需要努力进行管理人员思想理念的转变，全面提高其综合素养，使其能够自觉自主地投身于企业合同管理工作，积极努力发现问题、解决问题，更进一步实现企业合同档案管理由传统的粗放型向现代精益化模式发展[3]。

3）提升合同档案内控力度。另一方面，企业还应提升合同档案管理工作的内控力度，制定明确的奖惩机制来激励相关工作人员能够在自身利益的驱使下努力做好企业合同档案管理工作。通过实际的绩效考核来将合同档案管理工作质量与管理者的经济利益挂钩，起到监督促进作用的同时，也能够使得相关管理工作人员能够自觉主动地进行企业合同档案管理工作，成为促进企业合同档案精益化管理的源动力。企业合同关系重大，能够直接影响到企业的经济效益，在很大程度上关乎企业能否取得进一步的发展。因此，企业领导要足够重视合同档案管理工作，对于公章的使用要做到规范严格，以防居心不良之徒钻了管理的空子，破坏合同档案管理工作，损害企业的利益。

4）引入先进管理技术手段。随着时代的发展，数字化智能化的互联网管理技术已经逐渐成熟，并被广泛应用。企业也应紧跟时代社会潮流，积极引入先进管理技术手段，使得企业合同档案管理工作向着数字化、高效化、智能化的方向发展，进一步加强企业合同档案的精益化管理，实现企业合同档案工作的全面进步。依靠先进的互联网技术将合同进行电子版输入整理，能够方便地分类保存，节省大量的人力物力，而且查找較为方便快捷，能够有效降低企业合同档案管理工作的复杂程度，提高其规范性和正确性。

4 结语

综上所述，企业合同档案精益化管理能够加强企业合同档案的规范性和完整性，保障企业合同档案应具有的法律效应，在企业遭遇经济纠纷之时能够提供坚实有力的证据，依靠法律强有力地保证企业的切身利益不受侵犯。所以，企业应当积极主动进行合同档案精益化管理工作的开展，不断提高自身法制意识，在激烈的市场竞争中学会拿起法律武器向不正当行为说“不”。

参考文献

[1]郭知翠.优化企业合同档案管理分类的措施研究[J].中国管理信息化，2017，（10）：167-168.

[2]肖玉英.优化企业合同档案管理分类的措施探讨[J].企业技术开发：下旬刊，2016，（6）：37-37.

[3]王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015，（4）：40-43.