扎根服务 突破瓶颈 探寻档案数字化新途径

赵青歌

新乐市档案馆顺应建设数字档案馆发展的大趋势，践行服务理念扎实开展数字化工作，为建成数字档案馆打好基础。

突破瓶颈，馆藏档案数字化探索出一套新方法

2005年新乐市档案馆便开始档案数字化工作，当时配备的只有一台电脑，一台打印机，安装的也是功能简单的单机版管理软件。2009年，新乐市档案馆决定向建设数字档案馆的目标迈进，相继投入资金50多万元，购置了服务器、磁盘阵列、电脑、扫描仪等，安装了功能较强大的网络版管理软件。

硬件设施到位，但在開展工作时依旧遇到了诸多问题。2009年新乐市档案馆已进馆的档案资料33679卷123997件，未进馆的档案数量也很大，但资金却不足，如何在资金不足的环境下开展好档案数字化工作，是要解决的重大难题。如果开展外包服务，存量档案就需要投入420多万元。此外档案数量还在逐年增加，费用也会随之增大。如此看来，外包服务的路子在我市是行不通的。为了突破资金瓶颈，我们改变了思路，一是让各单位“自己的事情自己干”，也就是由档案馆提供数字化设备和场地，负责人员培训，各单位派人将需进馆和已进馆的档案进行数字化，撤并单位由主要职能承接单位来完成。二是利用寒暑假，由勤工俭学的大学生对馆藏死亡全宗档案进行数字化。通过几年的实践证明，这个方法不仅解决了资金困难，也保证了数字化的质量与进度，同时避免了档案泄密的风险。截至目前，档案馆共录入机读目录63万多条，扫描原文184万多幅，大幅提高了档案工作服务社会的质量与效率。

因势利导，档案接收整理工作趟出一条新路子

为保证档案数字化工作质量，我馆从收集整理到保管利用各个环节在遵循档案工作规律的同时，具体动作做出了相应调整。

第一，修订规章制度以适应数字化工作要求。根据 “存量数字化、增量电子化”理念，我馆重新修订了《新乐市档案馆档案接收办法》，要求各立档单位移交纸质档案时必须完成数字化工作。

第二，调整档案整理流程以减少工作环节。在实践中发现过去年度整理归档程序，不适合现在档案数字化工作。因为为了保证档案扫描件的质量，需要对装订好的档案进行拆分，扫描后再装订，这样会对档案原件造成二次物理破坏。所以将过去先立卷后扫描的工作顺序，改为先分类归档再扫描最后装订，这样不但减少了工作环节，提高了工作效率，保证了扫描质量，而且保护了档案原件。

第三，扎根服务理念以满足来访者需求。我馆对近5年来的利用登记进行了数据分析，将档案资料数字化工作确定了“三细化”和“三优先”原则。“三细化”指的是首先将著录项目细化，尽可能多角度查询档案内容;其次将档案编目细化，将工资表、介绍信之类的档案细化为一人一件，查询更快捷;第三是档案资料名称细化，如会议记录、通知等命名的文件资料均会仔细提炼议题和内容多层面反映档案内容。“三优先”原则指的是第一将利用率高的档案资料优先数字化，第二是破损严重的档案优先数字化，第三是珍贵档案资料优先数字化。现在我馆三分之一的档案可直接从数据库中查询利用，减少了档案查阅过程中对原件的磨损，提高了查阅速度。