科研单位优化采购管理效率研究

彭云

摘 要：本文通过研究目前国内科研单位采购业务管理的现状，从对采购的项目类别、职责权限、采购方式开始分析，到进一步对影响流程效率的问题进行识别分析，提出优化措施，旨在进一步规范和加强科研单位的采购管理，提高采购管理效率，提升科研人员满意度，保障科研任务的顺利完成。

关键词：科研单位;采购效率;管理优化;评估机制

一、引言

科研采购效率是直接影响科研效率的关键因素之一。部分科研单位学科交叉、集成创新，采购业务也相对项目较广、名目繁多，在政府采购制度的基础上，为保证科研采购业务的知悉权和审批权，以及风险控制需要，采购必须根据实际情况按规定流程和路径予以审批，采购流程的快慢反映了采购业务整体效率，进而影响科研效率。通过分析实际操作问题，对采购效率评估，可以对采购流程的效率进行识别和分析研究，探讨优化采购效率的建设性措施，以实现管理与效率的平衡发展。

二、科研采购业务情况

1.逐步完善采购制度体系建设

为实现国家“放管服”的工作目标，要提升采购管理的整体效率，科研单位需进一步对以往的各项采购政策、管理办法等进行了全面梳理，并、立、改、废，完善采购实施细则和操作指引。以采购管理制度为主线，再配套以工作规范、流程指引、模板范本和业务用表为补充，使单位采购制度更为完整、全面、清晰，有助于提升采购效率。

2.采购项目细化分类

采购项目的分类管理是保障采购业务高效廉洁的第一步。通常情况下，采购项目类别属性差异较大、价格互不相同、采购数量相差大、采购的渠道不同、采购物资供应方式有差异，验收方式及监管方法也互不相同等等。为此采购业务的分类梳理应该从采购项目的特点、物品内在质量特点等方面将采购项目进行合理分类。先分大类，再根据单位的实际情况进行具体细分。

3.分清采购流程中的责任部门及职能范围

分清部门，明晰权责，才能真正做到防控风险，规范采购管理，提升管理效率。根据采购流程的职责权限，具体可划分为五个部门，分别是需求部门、实施部门、验收部门、管理部门以及监管部门。

需求部门是采购流程中的起点。科学合理确定采购需求是加强采购业务源头管理的重要内容，在采购活动整体流程中具有承上启下的重要作用。

采购部门是采购流程的核心部门，负责工作环节繁杂，需要时刻关注上级制度的要求，并注意更新、优化内部采购制度、约束采购行为，保障采购的廉洁高效。

采购履约验收是采购业务的最后一个环节，直接关系到采购成效，是对成果的最终检验。严格规范履约验收是加强采购结果管理的重要举措，对实现采购与预算、资产及财务等管理工作协调联动具有深远意义。

管理部门是管理项目使用情况的核心部门。管理采购项目的过程中，一定要保障采购项目使用的真实性和合法性，保证采购、领用、消耗形成闭环。

监督部门贯穿采购的整个流程，是保证采购每个环节廉洁高效的重要部门。在对采购业务流程合法合规进行监督，重点关注资金的安全和使用效益，并结合审计发现问题，提出整改意见并跟进整改等，确保采购工作的高效廉洁。

4.采购方式

国内科研单位采购的主要方式可以分为：公开招标、高校竞价、政府协议供货、单位内部招标、内部集中采购及分散采购等采购方式。

三、影响采购效率的主要问题

真正高效的采购应追求的是效率与规范的统一，在满足规范要求的基础上，提升采购效率非常重要，也是每一位采購业务人员的工作目标。针对影响采购效率的几个问题，深刻分析产生问题的原因，对于提出优化建议提升采购效率就非常有必要了。

1.采购审批权限环节较多，审批周期较长，审批人员对审批职责不清晰

由于采购业务管理流程中不同职责权限涉及不同的审核审批级别，存在审批层级多、流程复杂、审批职责不清晰的情况。部分采购执行人认为审批仅是履行签字，对职责和要求不清晰。采购周期较长，尤其是大额的采购，需经过申请、审批、确定供应商、签订合同、供货、验收、付款等流程，如中间环节工作没做好或沟通不畅耗费的时间会更长一些。根据有关研究显示，科研单位政府采购一般的采购周期在40天左右。

2.采购工作绩效评估机制不完善

由于采购流程复杂，任何一个管理环节处理不当容易造成采购耗费较大资金和时间成本，或者由于从业人员自身责任心不够、流程控制不严、各环节负责人跟进不及时造成采购业务单挤压处理不及时，再加上采购工作绩效评估不合理，最终便会影响采购效率。

3.采购业务骨干队伍的专业化水平有待进一步提升

采购业务人员是采购流程的参与者，采购业务人员的素质是采购业务有效实施的重要因素，如采购业务人员专业水平不足，对制度流程要求不清楚不熟悉，对内部系统操作不了解，容易造成采购业务跟进不及时、沟通不畅、退单等问题，影响采购效率。

4.供应商准入及管理机制不健全

合格供应商的评定则是直接影响业务质量成果的关键，供应商选择的公正性是做好采购业务的重要依托。而由于科研领域的技术复杂性等各种因素制约，难以确定供应商的遴选标准，对供应商选择的合理性难以把控，加上对供应商后期的评价和动态调整机制不完善，导致与不合格供应商签订采购合同或者供应商出现突发状况，即使供应商能够交付违约金，也无法真正弥补单位所产生的损失，从而影响采购效率。

四、采购效率优化提升建议

采购效率的不断提升，是依法管理的重要体现，而传统采购模式固定性较强很难适用于单位的发展需求。为了保证传统采购模式得到更好优化适应单位发展需要，针对影响采购效率的几个问题，探索优化途径，提出以下几点优化提升建议。

1.清晰化流程及职责权限、简政放权是进一步提升采购效率的有效探索

（1）简政。通过对业务流程的分析，对具备条件的部分环节改“例行审批”为“例外审批”、改“审批制”为“备案制”、区分“审批”与“知会”的要求，通过合并或减少部分审批环节，达到简化流程的效果。

（2）放权。进一步下放审批权限，考虑增大下属机构的自主审批权，如果采用招标采购，下属机构可以自行组织，选择统一招标代理机构进行委托招标;具备一定条件的小额采购，在部分环节简化职能审核要求，充分发挥科研团队或者项目负责人的管理优势，调动工作积极性。

（3）清晰化流程及职责权限。将梳理好的流程图片化、可视化，在明确工作流向的同时，标明审批权限及负责内容，做到边界清晰，各负其责。

2.加强采购的计划性，进一步扩大院内集中采购范围

各研究团队应将科研采购需求计划管理作为重点工作，提高科研采购需求计划的准确性、及时性，最大限度的降低因采购周期造成的采购效率问题。采购部门可以在原有基础上不断扩大集中采购的供货范围，建议考虑从材料采购进一步扩大集中采购的范围，同时探索将进一步延伸至部分通用型设备，进行打包捆绑式采购。

3.进一步建立健全采购业务绩效评估机制

为了保证采购效率得到全面提高，单位需要定期开展采购工作绩效评估，保障从采购前的预算编制到物资验收整个流程依然具备合理性和科学性。在指出相关问题的同时，及时对执业人员在实际工作中的难题，给予有效帮助，通过对其进行综合评估，督促具体业务执行人不断完善执行细节能够不断降低成本、提升工作效率和资金的使用率。建设采购后期的综合评价机制，能对采购业务整个过程进行有效的数据分析和信息反馈，能够为下一步的采购工作提供强有力的支撑，促进合理性和严谨性采购工作的可持续发展。

4.加强采购流程培训，逐步建立专业化业务服务团队

采购流程注意事项烦琐，采购部门应阶段性的汇总多方面信息和系统化归纳总结，定期进行规范化、具体化、针对性地业务培训。建议采购部门从单位整体层面加强采购业务服务团队建设，通过探索考评、激励、内部轮崗等方式提高采购业务服务团队积极性和专业化，并引导从业人员自主学习，提升工作水平。对于采购人员来讲，要主动参加国内外设备展览会，并了解最新的行业技术，及时更新专业知识体系，为今后的设备采购工作提供有效支持，在完成日常工作基础上，能够实际情况提出创新性管理建议，从而有效提升采购管理效能。

5.逐步建立规范化供应商数据管理信息库，拓展共同发展的可能性

供应商资源管理的科学合理性直接关系到科研物资供应水平的提升，应将采购管理的工作重心逐步转移到对供应商的管理上。结合自身实际，优化合格供应商的评价方式，完善供应商的准入机制，可以考虑建立规模适当的供应商数据库，优化合格供应商的后期评定和动态考核、淘汰机制，还可以借助付款激励、合作激励、订单激励等方法提升供应水平。

积极与其他单位、同行业进行资源交流，了解资源动态、发展方向。同时，鼓励、规范研究团队积极参与供应商交流拓展其他业务的发展，促使提供的物资与科研需求的高度符合，提高采购效率效益，进一步推进完成科研任务的高效化。

科研单位物资采购是促进科研活动正常进行的重要环节。通过健全内控体系，简政放权、加强计划性、完善绩效评估、专业培训及不断优化供应资源管理等方面，从而使物资采购效率能够得到提升、保障科研任务顺利进行。（责任编辑：兰卡）