论事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

摘要：随着我国经济与科学技术迅猛发展，事业单位档案管理需要不断转变管理方式才能满足社会发展的需要。而且事业单位档案管理信息化也是一种新的发展趋势，但是任何事物的发展都需要一个磨合和适应的过程，因此，我们要发现并找到事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并采取科学、合理的措施去解决这些问题，从而促进其在信息化建设道路上的顺利发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

现代科学技术的发展可以说是日新月异，无论是事业单位的档案管理还是社会上的企业管理都需要与时俱进，这样才能使企事业单位的发展跟上时代的脚步，从而促进其本质上的发展。事业单位档案管理信息化是以网络技术、计算机技术、数据库技术等为基础的一种现代化管理方式。信息化在事业单位档案管理中的应用可以使档案中的各种数据汇总至数据库，从而更加便于管理人员的使用，进而也提高了管理人员的工作效率_[1]。

一、事业单位档案管理信息化的优势

档案管理是事业单位发展过程中的重要组成部分，也是管理人员管理水平与管理质量的重要体现。因此，档案管理信息化可以促进事业单位的有序发展，其中的重要性主要体现在以下几个方面。

首先，完善了事业单位档案管理的管理方式。在信息技术不断发展的今天，传统的档案管理方式越来越不能满足人们工作的需要，而档案管理的信息化健全了事业单位的管理体系，使事业单位的发展得到了进一步完善。在事业单位档案管理建设中推行信息化建设，不止促进了档案管理的发展，完善了管理人员的管理方式，还提高了管理人员的管理效果，从而使得事业单位的档案管理水平得到了极大的提升，进而促进了事业单位的有序发展。

其次，使得档案资源得以充分利用。在事业单位档案管理工作的进程中，对档案进行信息化的管理，可以使档案信息得到充分且合理的运用，从而推动了事业单位各项决策的实施和开展。在档案管理工作不断完善的过程中，利用信息化技术，可以使得档案收集、档案整理、档案保管等等一系列的工作更加数据化、更加平台化，还更加具有便利性和安全性。信息化技术也使得所需管理的资源得到了充分利用，从而大大地促进了管理人员的管理效率，也为档案管理工作的顺利开展提供了有效保障。

最后，提高了档案管理的管理质量。传统的事业单位档案管理方式比较偏向人工化，主要依靠的是管理人员在档案室进行查找、整理以及统计等工作，这种工作模式，需要耗费大量的人力，而且工作效率也比较低。如今的办公模式越来越趋于自动化和无纸化等现代化的工作模式，而信息化档案管理模式就是一种现代化的管理方式，使档案的生成发生了较大改变。档案管理信息化使所需管理的要素可以统一呈现在计算机的管理系统中，像起草、下发等工作流程都可以在计算机和通讯线路中进行，也使得档案信息具有了真实性、系统性、价值性等特征，从而使得管理工作更加完善，进而促进了管理质量的不断提升。

二、阻碍事业单位档案管理信息化建设的因素

（一）档案管理信息化没有得到应有的重视

在实际的事业单位档案管理工作中，由于管理方式与管理能力等因素的限制，管理人员没有充分进行档案管理信息化的建设，从而就造成了档案管理信息化开展的片面性。这一问题产生的根本原因是由于事业单位对此的不重视，只单纯的认为档案管理就是利用计算机进行管理。档案管理信息化建设过程中，计算机管理档案信息只是管理工作的开始，信息化管理还包括了电话通信、网站建设等工作。

（二）档案管理人员的管理水平有待提高

在大部分的事业单位中，管理人员的现代化技术水平都普遍偏低，现代高技术人才比较缺乏，其中关于档案信息化处理的复合型人才更是少之又少，这一定程度上阻碍了信息化建设的进程。同时，现在的事业单位档案管理人员长期处于传统的管理方式中，对信息化技术没有足够的认识和了解，这就使得管理人员在档案管理过程中无法有效掌握信息技术_[2]。

（三）档案管理工作缺乏安全性

事业单位的档案管理中有许多需要保密的信息，如果进行信息化建设，就需要对这些信息进行联网处理，而在联网以后就会产生信息泄露、信息篡改、被病毒入侵、被黑客攻击等隐患，这诸多因素都阻碍了档案管理的信息化建设。同时，还有一部分原因是管理人员的安全意识薄弱，从而也容易发生泄密的问题。

三、事业单位档案管理信息化的应用措施

（一）加强领导及管理人员对信息化的认识

在部分事业单位中，由于领导没有认识到信息化管理的重要性，只单纯的认为当前的管理方式已经适应了单位发展的需要，不用投入大量的资金进行信息化建设，这是阻碍信息化进程的一方面原因。因此，我们要不断提高领导对此的重视程度，并强化档案信息化的推行力度，这才能从根本上促进信息化的发展。同时，对管理人员也要加强他们对此的认识，从而才能推动档案管理信息化建设。

（二）对管理人员进行专业培训

目前大部分的管理人员对信息化技术还处在表面的认识上，没有对其大数据、云存储等这一方面的认知，这也是阻碍信息化发展的一个重要因素，所以，管理人员对信息化要有一定的认识，才能有效提高其的专业技能水平。而且随着计算机技术与网络技术的发展，企业信息化已经成为如今的发展趋势，这就需要管理人员必须掌握一定的相关技能。由于计算机技术和网络技术更新换代比较快，事业单位不仅要对管理人员进行培训，还要进行定期培训，从而不断更新他们的知识结构。

（三）完善网络安全体系

事业单位档案管理工作在进行信息化建设时，要重视自己的网络安全问题，这样才能有效抵御病毒、黑客等不安全因素的入侵。在进行网络安全建设时，要严格细化档案管理的等级，根据信息的保密程度来采取不同的防护措施，这样也可以不断完善网络安全体系，从而推进事业单位档案管理的网络安全建设。

结束语

事业单位的档案管理工作质量影响着事业单位的发展进程，因此，我们要不断完善管理工作方式，从而推动事业单位的有序发展。事业单位档案管理的信息化使得档案管理工作的效率有了进一步提升，也使得档案信息更加系统化。

參考文献

[1]蒋涛.大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].人力资源，2020（06）：90.

[2]武生萍.如何推进事业单位档案信息化建设[J].人力资源，2020（06）：93.

作者简介：郭忠（1969.05-），山东菏泽人，北京社会函授大学，大专，山东省济宁市社会保险事业中心，研究方向：档案管理。