共享中心的内部控制建设

黄冬蔓

摘 要 随着互联网经济的迅猛发展，财务共享中心作为互联网与财务工作的有效结合、作为时代的产物、作为财务作业中心的一种创新形式，规范、便捷地将线下的各项审批任务搬到线上。它运用互联网载体，打破空间的限制，让审批人可以随时随地进行查阅与审批。

关键词 共享中心 内部控制 制度建设

一、引言

财务共享中心以网络为载体，将财务审批事项从线下搬到线上，打破了报销人、审批人、支付人时间、空间上的限制，具有快速浏览影像、审核审批、一键支付等功能。企业内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同参与执行的，目的在于控制目标的过程。在财务共享中心建设初期，企业要结合内部控制五大目标、五大原则、五大要素，根据具体组织架构、发展战略、人力资源体系等实际情况，以公司发展战略为导向，制定费用报销的岗位设置、流程走向、审批权限，款项支付、档案管理，努力将共享中心的风险控制在可承受范围内。

二、共享中心助力内部控制五大目标

内部控制对目标的实现仅仅是科学的保障，并不是彻底的保证。内部控制的作用在于确保企业根据国家相关法律政策开展经营活动，确保内部信息系统准确、资产完整安全、财务报告翔实以及经营成效得到提升，从而推动企业战略发展目标的实现。上述内容相辅相成，不可或缺，并且内容存在交叉。其中，对于企业内部控制目标来说，确保企业经营活动规范、合法地开展，是最关键的内容。

第一，合规目标。财务共享中心要求原始凭证合理、合法、合规，保证报销的原始项目内容切实符合国家出台的相关法规要求，且真实有效。守规矩，守法律，讲诚信是每一家企业持续发展的重要基础。

第二，资产安全目标。共享中心为纳入财务管理体系的固定资产及视同固定资产管理的低值易耗品建立卡片，实物管理部门每年至少进行一次全面的资产清查，通过对卡片的定位跟踪管理，满足财务基本准则账实一致的要求，从而保证企业资产的管理与安全[1]。

第三，报告目标。财务报告和有关内容数据是否全面正确，关键在于统计的数据来源是否真实有效。根据预算项目、收支项目、成本中心、费用承担人、报销人、报销人部门、报销人单位、金额、税额、发票类型等多项主要费用标志的设置，共享中心能多维度、多科目，灵活快速地查询并生成相关报表提供给管理层、决策层、外部监管层等报表应用部门。

第四，经营目标。计算机将财务工作由原始的手工记账转变为会计电算化，互联网将财务审批由线下移至线上，共享财务更是将纸质的原始单据、记账凭证、财务报表、经营决策与目标转换成影像、操作界面。多维数据仓库查询，实现了计算机、手机等多种电子产品的极速录入、流转、审批、查阅、分析等功能，大大提高了工作效率，审批人能够随时随地利用手机进行审批。

第五，战略目标。实施内部控制最根本的目的在于促使企業战略发展目标的达成。建立内部控制制度就是保障企业的总体战略，实现股东价值的最大化服务。

三、共享中心遵循内部控制建设须遵循的原则

第一，全面性原则。需要将内部控制融入决策、执行及监管等各个环节当中，并且应当融入企业和有关部门的各项业务与事项当中，切实开展动态化、全员控制工作，禁止出现留白。共享中心要在财务信息、员工报销、审批支付等管理事项方面，实现全集团、全部门、全员工的全覆盖。

第二，重要性原则。内部控制需要对企业各种事项进行覆盖的同时，还需要侧重风险较高的领域，注意重大事项，采用降价严苛的策略，保证不会出现重大缺陷。共享中心在财务事项审批流程设计上，费用申请或费用报销超5万的，需要单位经营预算委员会会签，对重大财务支出事项实行集体决策和联签制度。

第三，制衡性原则。内部控制需要在企业组织架构、机构及权责安排、业务规程等方面建立起互相监督与制约的机制，并且还需要将企业的运营情况考虑在内。共享中心的财务审批结点设计，始终贯穿制衡性原则，进行某项业务审批工作必须通过不隶属的、不少于两个的岗位与节点[2]。

第四，适应性原则。内部控制制度需要和企业经营规模、业务范围、竞争情况以及能承受的风险程度相符。企业应根据自身的经营范围、能力，制定适应本企业生产规模、业务特点、内部架构、经营理念、行为准则的共享中心内部控制制度，遵循与企业适应的原则。

第五，成本效益原则。该原则主要是指在进行内部控制建设时，务必综合考量投入成本与产出效益之间的关系。在建设共享中心时，若盲目追求其复杂性、严格性、控制性，制约性，有可能造成财务流程拖沓冗长，审批事项重复、报销效率低下的情况。

四、共享中心蕴含内部控制五大要素

第一，内部环境。企业环境主要包括外部环境与内部环境。内部环境将决定企业内部的控制方式与内容，是内部控制的基础。共享中心建设初期，企业要根据自身的风险偏好、治理结构、企业文化等综合条件，完善共享中心内部控制制度，完善人力资源政策，建立优胜劣汰的机制，积极承担社会责任，加强企业文化建设，教育员工诚实守信、爱岗敬业，树立员工的创新精神与团队协作精神。

第二，风险评估。风险评估主要是指，企业能够在第一时间，对自身的生产经营与控制目标达成的有关风险进行识别与评价，并制定科学的对策。它在内部控制中发挥着非常关键的作用。通常来说，其内容主要有目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。共享中心的财务审批环节需要事先设置审批流程，保证节点分布、报销凭证的合法合理性。让每一笔报销都能按正常流程流转审批，是内部控制中的重要环节[3]。

第三，控制活动。控制活动主要是指结合具体风险采取有效的解决措施，切实减低风险发生的概率或减小其带来的损失。常见的控制措施有以下七项：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制、绩效考评控制。在建设财务共享中心的内部控制制度时，要秉着“流程标准化，标准责任化，责任制度化”的理念，将财务共享中心的费用申请、单据报销、财务审核、记账支付等流程进行合理设计，严格流转。

第四，信息沟通。信息沟通包括信息质量、沟通制度、信息系统与反舞弊机构。有效的沟通必须全方位地进行，既要有内部沟通也要有外部沟通。在共享中心中，在财务费用流转的审批流中，批示语就是信息沟通的主要桥梁。费用发起人、审批人等角色，都可以在该笔费用流转至本人结点时，采用批示语与其他人进行信息沟通。财务共享中心成立之初，就要将举报投诉制度和举报人保护制度等信息传达给单位全体员工。

第五，内部监督。内部监督包括日常监督与专项监督。日常监督是专项监督的基础，专项监督是日常监督的补充。两者相互依存，相互配合。企业在开展日常监督的同时，更要有的放矢地进行专项检查。对风险较高的项目进行监督时，日常监督与专项监督要双管齐下，把企业风险尽可能地降到最低。在财务共享的内部控制建设方面，除了对固定资产进行日常监督与管理以外，还应加强应收账款、其他应收款、应付账款、其他应付款、短期借款等重点科目的专项检查，避免账款短缺，应付未付等情况的出现，避免给企业带来经济损失及负面影响[4]。

在新冠肺炎疫情防控期间，财务共享中心优点突出。它减少了人与人交流见面的传染风险，通过线上流转申请、审批等功能，打破了空间、时间的限制，打通了资产管理、资金申请、差旅报销、费用审批等环节。并通过审批流程的设置与審批节点的查询，跟踪凭证单据，针对“三重一大”中的大额资金使用必须经过集体联签制度的内部控制要求，明确单位大额资金的范围，设置集体联签的人员。在流程未结束之前，不可记账支付，防止重大资金未经过集体联签便使用，防止集体联签中出现漏签、少签等现象，杜绝未经审批就使用资金的行为[5]。

五、结语

笔者参考《企业内部控制应用指引》《企业内部控制评价指引》《企业内部控制审计指引》，并结合自己的工作体会，将财务共享中心建设与内部控制五大目标、五大原则、五大要素紧密结合起来。希望在2019年1月杭州银行股份有限公司温州分行（以下简称“分行”）共享中心建设初期，为银行提供宝贵的内部控制理论经验。

（作者单位为杭州银行股份有限公司温州分行）

参考文献

[1] 安宁.财务共享中心模式下的内控深化建设与实施[J].财会学习，2019（15）：1-3.

[2] 于唯唯. M集团财务共享服务中心的内部控制研究[D].北京交通大学，2019.

[3] 赵荣捷. C公司财务共享中心内部控制体系优化研究[D].哈尔滨商业大学，2019.

[4] 孟凡琪.基于财务共享模式的X企业内部控制研究[D].哈尔滨商业大学，2019.

[5] 赵姝. Z企业财务共享服务中心的内部控制研究[D].哈尔滨商业大学，2019.