基于业财融合视角的书店销售内部控制系统建设

刘鸿

摘 要 随着企业信息系统的普遍应用，财务业务流程一体化已经成为企业管理新常态，其利用应用信息系统对日常经营活动和财务活动进行管理，可以减少数据重复录入、提升工作效率。企业购买使用通用行业信息系统，在降低软件成本的同时，增加了软件使用风险。本文从业财融合视角，在内部控制理论的指导下，通过对书店通用信息系统的应用研究，找出书店销售业务系统的主要风险点，选择适当的控制方法，针对书店内控存在的问题提出合理化建议。

关键词 业财融合 内部控制 销售业务

一、书店销售内部控制系统概述

（一）内部控制系统内涵

内部控制是由企业管理层及全体员工实施的、用于实现企业控制目标的管理过程。内部控制是随社会的不断进步发展而来的，在企业内部所采纳的通过规划、限制、评估、调整乃至控制等办法、手段与措施的总称。内部控制首先是一种管理方法，是改善企业管理、保护资产、规避风险的手段;其次是一个管理过程，贯穿企业经营的全过程，涉及企业全体员工;最后是一种管理制度，内部控制通过制度落实管理方法，实现企业全过程管理控制。内部控制的目标是合理保证企业经营管理活动合规合法、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。

（二）书店加强销售内部控制系统建设的现实意义

1.有助于保障企业的生存与发展。内部控制作为企业内部管理的重要制度体系，对企业的稳定发展具有至关重要的作用，而销售与收款内部控制本身也是企业经营管理的重要内容之一。企业为了促进销售稳定增长、提升市场份额，规范销售行为、防范销售风险、制定适宜企业的销售与收款业务的内部控制体系非常有必要。

2.有助于减少企业经营风险。企业借助一系列有效的规章制度及良好的销售内控制度，可以规范产品销售过程，加快资金回流，减少资金被占用的情况，从而最大限度地减少企业呆坏账风险，提高资金使用率，最终有效防范经营风险。

3.有助于提高企业经营效率。拥有良好的销售内控制度的企业，通过科学的流程管理，可使资源在企业内部实现共享，加快资源在企业内部的有序流动;良好的流程管理可以使各环节岗位权责分明，各环节人员各司其职、各负其责，提高员工工作效率。

4.有助于提升企业市场竞争力。企业优良的销售政策不仅可以充分发挥员工的主观能动性，还可以将有限的资源配置到更有利于企业发展的方面。好的销售政策一方面促进应收账款良性回收，保证企业正常经营资金需求，另一方面促使业务员销售更多边际收益高的产品或服务，从而使企业获得更多收益，开发新产品、开拓新市场，最终提高企业竞争力。

二、书店销售内部控制系统建设的基本框架

（一）销售控制主要风险点

1.客户信用管理风险。客户信用管理缺失、信用管理制度不健全或缺少客户资信评估制度，都会导致客户选择不当或企业受到欺诈;对客户无信用额度限制或经办人员未经授权修改信用额度，会导致赊销业务失控。

2.合同签订不当风险。合同的销售价格、收款期限违背企业销售政策;合同未对意外情况或特定细节问题规范清楚，造成合同重大疏漏或欺诈;合同签订人未经授权对外订立合同，导致企业合法益受到侵害。

3.发货风险。发货未经授权、发货不符合合同约定而导致企业的货物损失或企业与客户的销售争议，或运输过程产生争议或客户不承认收货，都会造成销售款项不能收回风险。

4.款项无法回收风险。存在企业信用管理不到位、结算方式选择不当、票据管理不当等情况，或是收款过程中存在舞弊行为，这些都可能造成销售款项流失。

（二）销售控制主要方法

1.不相容岗位相分离。具体包括销售部门与销售人员应专职独立，销售员不得兼职会计、收款、货物保管、发货等各岗位工作;销售各个环节，包括合同签订、发票开具、销售价格、销售方式、结算方式、销售折扣与折让、退货等都要经过批准，批准人员与经办人员分离。

2.授权批准控制。企业建立销售业务授权审批制度，对客户信用控制、销售定价、合同审批、销售价格折扣进行分层管理，制定审批方式、权限、程序、责任相关控制规范。每个销售环节都需要通过批准才能开展，各级人员按授权审批程序办理业务，避免越级审批、违规审批的情况发生。

3.会计系统控制。企业建立销售、发货、收款核对制度，财务部门通过审核业务系统数据，核对业务系统销售、发货、款项回收情况，确保业务系统数据与财务系统数据一致，确保会计记录、销售记录、仓储记录一致。企业还应该构建适合本单位的收入、应收账款核算会计制度，确保销售会计记录真实完整，制定应收账款清收、坏账核销制度，做好应收账款管理。

4.合同风险評估。合同风险防范控制是企业销售业务中基础性和经常性的工作，企业设置风险评估岗，安排专人负责识别、规避和控制合同风险，并就合同起草、审核、签订、执行和违约应对措施等过程风险进行评估，必要时可聘请专家参与。

5.信息系统控制。企业通过建立访问安全制度、对不同部门层级人员设置访问权限和限制访问模块等方式，加强业务系统操作控制。业务系统访问设置中的不相容职务，如退货申请与退货审批、价格折扣与收银。信息系统相关模块实行归口管理，财务部门负责财务数据处理的准确性、及时性，销售部门负责准确完整地上报业务数据，仓储部门负责保证库存商品或原材料数据完整、准确。

三、书店销售内部控制系统建设中存在的主要问题

（一）岗位设置与管理权限不明确

目前，企业还存在一人多岗的情况，部门内部如签订合同、销售、收款均由一个人完成。或部门间虽然设置了多个岗位，也对部门权责进行了划分，但存在权限划分不明确、部门岗位责任无法落实、不按照流程或越权处理业务的情况。

（二）销售合同管理不规范

企业对销售业务合同签订无法实施有效的控制，合同签订随意性大，这易导致某些合同条款不严谨，最终产生合同纠纷;销售合同失控严重时甚至出现销售人员与购买方串通，造成合同欺诈或合同舞弊。

（三）应收账款回收困难

很多单位没有建立赊销管理制度，无客户的资信审查程序，无统一的信用评审标准，赊销决策具有不确定性，赊销出现问题互相推诿。单位未制定应收账款管理制度，财务部门无法获取应收账款的完整信息，发生坏账和销售人员舞弊的风险较大。收款责任无法落实，应收账款无法及时、全面地收回，造成企业资金短缺，严重时款项无法收回形成坏账。

（四）信息系统运行存在风险

很多企业反映购入的业务系统无法适应单位实际情况，主要包括：一是业务系统无法涵盖企业所有业务，导致销售收入遗漏;二是业务系统操作不当，无法通过系统收银，存在款项少收风险。三是由于业务系统的局限性，系统无法正确反映企业的销售信息，当企业采用业务信息系统不支持的促销政策时，会导致财务核算不准确风险;四是销售业务内部报告的系统缺失、内容不完整、功能不健全，或业务信息不及时上报，均会影响管理者的经营决策。

四、完善书店销售内部控制系统建设的策略

（一）明晰岗位职责

销售业务中的现金、银行存款、应收账款等资产流动性强，必须对其严格地实施审批授权、职务分离制度，方能合理保证资产安全完整。企业根据销售业务流程，结合不相容岗位分离原则，设置销售业务岗位，规定各业务岗位职责范围，对每一项具体业务都制定具体的操作流程和规范，保证销售业务正常开展。销售业务不相容的工作岗位包括合同签订与合同审核、合同审核与发货、货款记录与会计记录、坏账审批与核销。

（二）加强合同管理

通过制定合同管理制度，企业对合同签订、合同履行、合同归档进行管理。合同签订前应有合同审批手续，合同签订与审批实行分级管理、逐级审批。常规经营业务合同可以采用经律师审核过的通用模版。销售价格在规定折扣权限内的合同简化签订及审批流程。对标的金额大、价格折扣率高、回款期限长或涉及特殊条款的合同，在签订前加强审查。合同履行过程应按照合同约定送货、开票、收款，待合同履行完毕，合同档案交管理部门妥善保管。

（三）提高企业应收账款管理效率

建议企业对应收账款进行全过程管理，首先通过建立赊销审批制度，完善赊销业务内部控制制度，构建企业信用管理体系，关注客户的信用状况，设置客户信用等级，规定客户赊销额度等，这些均可以减少赊销风险，提高应收账款回收率。

其次，赊销业务均签订正式合同，合同明确销售定价、结算方式、支付期限、权利与义务条款，做好应收账款事前管理。

再次，建立应收账款催讨机制，对应收账款事中管理，建立应收账款奖惩制度以鼓励业务人员提前催款。财务部门建立逾期赊账账单信息，提醒、督促业务完成货款催讨。财务部门形成应收账款的回收、账龄等情况定期分析报告制度，为经营管理层、业务部门提供决策数据支持。

最后，销售部门保留证明应收账款权益的材料，对应收账款进行事后管理。当应收账款无法回收时，合法的资料如合同、发票、发运凭证、客服的交易记录、沟通信息等，可提交作为向法院提起诉讼的证据或应收账款坏账核销的依据。

（四）切实通过业财融合减少信息系统运行风险

财务流程数据来源于业务系统，通过业财融合，财务部门深入了解业务，可使业务数据尽快传递到财务系统，减少业务端与财务端的信息不对称;财务部门对获取的数据进行加工，反馈到业务系统，可使管理流程更有效;财务部门若了解业务系统运营局限性，可针对业务系统的固有缺陷制定相应表单或数据报送流程，这样可避免系统缺陷造成数据上报差错;企业构建企业信息交流平台，加强部门之间的交流溝通，促进业务和财务人员发挥各自特长，提升企业的经营管理水平。

五、结语

销售是企业一切工作的起点及最终目的，财务部门作为企业的职能部门，应服务于销售。在实际工作中，财务人员将业财融合的理念融入财务管理日常工作，一切以销售为中心，坚持以风险控制为导向，在内部控制系统框架下指导销售工作，这样才能更好地促进企业发展。

（作者单位为柳州日报社）

参考文献

[1] 郭义攀.公司销售业务内部控制研究[J].时代经贸，2019（06）：73-74.

[2] 张鑫.浅析销售与收款的内部会计控制[J].商业会计，2018（12）：117-118.

[3] 尚培.浅谈如何完善新华书店内部控制建设[J].现代国企研究，2015（10）：185-186.