推进党政机关档案信息化管理的建议研究

摘 要：在现代化社会经济快速发展的背景下，我国的科学技术和计算机信息技术逐渐完善，被广泛应用到社会人们生产生活的各个领域中。党政机关单位的档案管理工作，结合信息化技术，也正面临着全面的升级和转型，向着现代化、信息化档案管理的方向发展，大大提高了档案管理的质量和效率。本文对推进党政机关档案信息化管理的重要意义进行了探讨，详细分析了推进党政机关档案信息化管理的路径策略。

关键词：党政机关;档案管理;信息化;计算机

前言

我国社会在现代化计算机技术和信息技术的应用下，正在发生着巨大的转变，在各项工作中借助信息化办公系统和先进的信息化软件，给各个行业领域的工作带来了全新的机遇和挑战。党政机关单位中的档案管理工作，涉及到大量的档案材料，内容繁多复杂，融入现代化信息技术的应用，对于党政机关档案管理工作有着重要的意义，促进党政机关档案管理工作效果的提高，为党政机关单位未来的长足发展打下坚实的基础。

一、推进党政机关档案信息化管理的重要意义

（一）提高档案管理工作的效率

在党政机关档案管理工作中结合信息化技术，促进党政机关档案管理的信息化发展，对于党政机关档案管理工作人员工作效率的提高，起着重要的推进作用。在党政机关中涵盖了大量的档案资料，采取传统的人工管理纸质档案的方式，工作效率较低，对于党政机关档案管理工作的进一步发展形成限制。建设信息化的党政机关档案管理模式，有效节省了大量的时间投入和人力物力成本，在计算机客户端上可以实时获取相关资料，为打印档案、调入档案、调出档案等工作需求提供完善的服务，促进黨政机关档案管理工作效率的提升[1]。

（二）实现分类和即时检索查询档案资料

党政机关档案管理信息化，给档案管理工作人员的工作开展提供了更多的便利，针对党政机关所需的相关资料，可以通过关键词搜索、模糊搜索等方式将资料调出。实现了纸质档案到电子档案的转换，电子档案能够确切的分类整理，方便工作人员及时检索和查询到相关资料。根据党政机关实际的资料需求，档案管理工作人员能够在电脑客户端上直接调出所需内容，不需要进入资料室即可查询和阅览相关档案。

（三）加强了党政机关对档案资料的控制

党政机关档案管理信息化管理使党政机关单位对档案资料的掌控加强，随着计算机系统和软件的不断开发，档案的借阅、归还等工作都实现了信息化、自动化处理。工作人员可以自助完成资料的查询和管理，通过对重要的档案文件设置密码权限，拒绝没有访问权限的人查询和阅览资料。针对到期未还的档案，在信息化系统中可以进行自动催还，加强了党政机关对档案资料的控制效果[2]。

二、推进党政机关档案信息化管理的路径分析

（一）强化党政机关档案管理信息化的意识

在目前的党政机关档案管理工作中，由于信息化普及和推广的时间较短、力度不足，导致很多工作人员对于党政机关档案管理信息化的认知不足，缺少党政机关档案信息化管理的意识。针对这一问题，应针对党政机关档案管理人员、普及信息化档案管理的重要性，树立起党政机关档案信息化管理的意识。由责任部门组织和开展有关档案管理信息化的相关培训和讲座，紧跟现代化、信息化的时代发展步伐，强化档案管理信息化人才的技能，促进党政机关档案管理信息化未来的长足发展。

（二）培养高素质的档案管理信息化人才

在党政机关档案信息化管理工作中，需要引进和应用最新的信息化技术，因此离不开高素质的信息化档案管理综合型人才，这就要求相关工作人员具备电子计算机系统和软件应用较高的技术水平。对基层档案管理工作人员加强计算机技术培训，建立完善的信息化档案管理考核制度，促进档案管理人员综合素质能力的提升。加强对档案管理人员的监管，遵循公平、公正的原则，监管信息化档案管理工作，激发相关工作人员的工作积极性，提高信息档案管理工作效率。将职责落实到个人，关注信息档案管理的安全性，全面强化档案信息化管理的效率[3]。

（三）建立规范、严格的档案管理信息化制度

党政机关档案管理的工作量大、信息涵盖范围广，在现代化党政机关档案管理信息化发展中需要依托严格、规范的档案管理信息化制度开展各项工作，保证电子档案的兼容性和安全性。由政府相关部门对档案信息进行分类和集中管理，确立规范标准，遵照国家相关的指导规范和技术标准要求，实现纸质档案到电子档案的转换。以国家标准的指导意见为着手点，党政机关部门根据档案管理信息化制度管理档案信息，避免发生档案重复、混乱、信息交叉等问题的出现。

（四）引进和应用新型数字化技术

在促进党政机关档案管理信息化的过程中，将更多新型的数字化技术手段引进和应用到实际的档案管理工作中。使现代数字化技术的优势作用充分发挥出来，促进电子档案的数字化建设，体现电子档案高效的使用性能。引进多种适用性较强的先进仪器和设备，实现档案管理工作中的数字化信息处理，借助数字化技术，优化电子档案的检索功能，构建完善的数据库，使党政机关档案管理工作形成一个完整性较强的系统，保证档案信息化管理工作的顺利展开[4]。

结论

综上所述，在现代化计算机技术和信息技术的快速发展中，党政机关档案管理工作作为维护党政机关单位正常运行和发展的关键内容，受到了越来越多的关注。结合信息化技术开展档案管理工作，对于相关工作人来来说既是挑战、也是机遇，应在日常的档案管理工作中，重视信息化管理的重要性，紧跟现代化社会的发展脚步，将信息化技术的作用充分发挥到档案管理工作的各个环节中，促进党政机关档案管理工作的进一步发展。

参考文献

[1]张盛超.基层党政机关档案信息化管理实现路径探讨[J].办公室业务，2016（03）：6+8.

[2]刘宗泽.党政机关综合档案管理系统设计和开发[D].天津大学，2016.

[3]董鹏飞.试论如何有效推进和加强党政机关档案的信息化建设[J].现代经济信息，2014（13）：88.

[4]孙露.推进党政机关档案信息化管理的建议[J].管理观察，2014（16）：18-19.

作者简介：

云玉梅（1986.2）女，蒙古族，兴安盟人，本科学历，职员，从事档案管理工作