移动终端下高校档案数字化服务探析

霍奇道

摘  要：移动终端下加强高校档案数字化服务建设和管理，是当前高校科学化建设的一项重要任务。通过加强组织领导，并将数字档案纳入学校信息建设计划;增加对基础架构的投资，引入档案数字化的专业人才培养方案并制定数字解决方案等，可以逐步推进高校数字化档案建设和深入发展。

关键词：移动终端;高校;档案;数字化

随着5G商用的逐步普及，5G基站的大范围建设，高尖端信息化技术为高校档案馆的信息化建设提供了硬件支撑，从而也推动了移动终端的信息化发展，可以更好地为高校档案数字化提供服务，借助移动终端媒介，可以更加有效实现资源的充分利用和数据共享。

1 高校档案数字化服务建设的意义

1.1 提高档案使用效率。通过移动终端档案数字化服务，可以将传统的手动收集、分类、编号和信息检索手动管理模式转化为计算机等高科技信息化档案管理模式。[1]通过信息化手段使管理系统转换为数字管理模式，人们可以通过连接有互联网的移动终端，高效快捷地实现档案数据高速使用。通过网络平台，随时随地共享教育和研究的结果，有助于数据共享和数据资源有效利用。

1.2 节省档案管理空间和成本。通过移动终端档案数字化服务，有助于节省物理存储空间，节约时间成本。例如，湖北某高校进行的本科教学工作审核评估材料，总体需要的支撑材料种类繁多，各类支撑材料数量从几十盒到数百盒不等，采用传统方式将所有纸质材料加以保管和检索利用，无疑会增加仓库的负担，耗費大量人力，但是通过将档案数字化，借助移动终端等媒介，可以更加方便快捷地检索目标材料，实现空间和时间的跨域，提高档案利用效率，大大压缩管理和时间成本。因此，除了一些重要凭证和核心材料的纸质档案外，大量一般性文档可以通过数字化方式进行数字档案处理。[2]实施数字化管理后，可以使用软件实时跟踪、监视和管理已形成的教育和科研文件，充分收集教育和科研材料，降低维护成本并提高档案完整性。

2 高校档案的数字化服务现状及问题

2.1 档案数字化缺乏统一标准。目前，高校尚未将相应的电子文件归档标准流程化。各高校的档案互通之间几乎没有设立数字通信渠道，一般情况下，都是根据各自档案的本体特性选择固定的档案管理系统，根据特定的系统、硬件和设施来建立档案管理数据库。同时受不同环境因素的影响，现阶段档案管理的操作环境和以前相比存在不同的数据库标准。问题的根源在于档案数字化缺乏统一的标准，严重制约高校档案数字化进程。

2.2 缺乏档案管理领域数字化专门人才。数字化人才缺乏主要表现在档案管理者自身信息技术应用能力薄弱方面。仅仅从事的是简单的计算机上输入、登记档案目录和部门档案的目录检索，或是停留在传统意义上的纸质档案的收集和归档等工作模式层面，与数字化要求相距甚远，导致无法在目录和原始文本之间实现一一对应的数字化传输。

3 高校档案的数字化发展对策

3.1 加强组织领导，将数字化档案建设纳入学校整体发展规划

3.1.1 加强组织领导，提高对档案数字化的认识。在归档过程中提供人力、财力和物力的保证，确保归档与学校的各项业务相协调。[3]遵循档案法律有关原则，建立关键和特殊项目档案所需的特殊资金，确保智能终端模式下档案数字化建设顺利推进。结合大学实际情况，转变传统思维模式，树立新时代条件下的数字化档案管理意识。

3.1.2 纳入学校的发展规划来构建一个集成系统。学校需要将档案数字化纳入校园整体发展规划中。集成系统是高校整体目标实现的基础，通过建立不同的子项目来促进整体目标的实现。逐步完善档案管理与系统设计的集成化设置，集成系统必须能够控制和检索从编写文档到创建和存储纸质文档的所有环节，实现闭合管理。人们需要共享文档等属性信息，通过限制重复的条目，让档案馆的功能得到更好的发挥。

3.2. 加大资金投入，培养档案数字化专业人才

3.2.1 数字档案硬件保障。档案管理工作所需的资金应纳入学校预算，确保基础设施建设资金到位。

3.2.2 选择数字归档软件。高校需要采用功能完善的高级档案管理系统软件，以加强档案信息化建设，满足新时代条件下大学档案的实际需求。[4]根据大学档案馆数据类型的特点，如科研档案、学生学籍档案等，选择系统软件。同时，为了确保数据的安全性和防止渗透，要提高系统的数据监视功能和安全性能。

3.2.3 培养档案数字化专业人才。在新时代条件下通过数字化档案馆建设，提高服务质量，首要条件是优化人才队伍。当前条件下的数字化档案从业者，不仅要掌握计算机、信息网络和数据库等技术，同时还要掌握传播学等多方面的知识，才能与时代的要求相匹配。通过建立复合型人才队伍、增强业务管理能力和数字化应用能力，保障档案馆功能得到充分发挥。

3.3 制定档案数字化标准方案和系统

3.3.1 建立高校数字化档案的标准和规范。标准编号DA/T31—2005是2005年由国家档案局发布的纸质档案数字化所依据的技术规定和行业标准。高校数字档案建设标准和规范要严格遵照国家的统一标准来制定和实施，便于档案数字化后期的管理和服务。这一标准中涉及的管理标准和规范、业务标准规范、技术标准和评估标准规范是判断档案信息化和电子档案管理的结果和有效性的指标，包括档案信息系统的开发、档案信息资源的开发和使用、信息安全以及信息技术应用的范围、基于信息的人力资源开发、基于信息的组织和管理、基于信息的绩效评估标准等。[5]

3.3.2 建立档案管理自动化系统，实现档案管理自动化和数字化。现阶段，各高校要立足实际需要，通过推广使用各移动终端，将档案管理的数字化和自动化推向深入，来满足标准化和规范化的要求。通过将各类材料、数据、图文通过技术手段压缩存储，通过终端集成系统调取检索，发挥档案的使用效益。档案的自动化和数字化的实现，能够使各类档案长期使用，甚至是永久使用，从空间、时间上看是大大优于传统的档案管理模式的。通过建立自动化系统，真正实现便捷的档案检索归档服务。

3.4 通过移动终端媒介，在享受档案数字化服务过程中增强档案安全性。安全是档案工作的重中之重，必须强调档案的安全性，杜绝档案管理中的安全隐患。首先，为确保数字档案馆的安全，必须加强档案馆管理员的安全知识培训，从认识上提高对档案安全性的重视，防微杜渐。其次，档案管理者必须遵守信息安全等级保护要求，通过采用安全保密等新技术，为数字化建设提供硬件保障。例如，开发数字档案备份系统、数字档案文件系统、网络安全管理系统、机密性系统等，并加强电子文件存储载体、软件系统和网络传输的安全管理以保护数字档案。

参考文献：

[1]向禹.高校数字档案馆工程理论与实践[M].长沙：中南大学出版社，2015.

[2]刘德佳，马卫东，何晓林.石油化工企业生产运行与管理应用技术[M].北京：中国石化出版社，2010.

[3]上海大学档案学系.档案学理论探索与创新[M].北京：中国档案出版社，2009.

[4]金波，张大伟.档案信息化建设[M].上海：上海教育出版社，2016.

[5]卢爱凤.档案数字化建设中应力求实现规范化、标准化[J].黑龙江档案，2015（05）：109.

（作者单位：无锡工艺职业技术学院 来稿日期：2020-04-20）