医院离退休人员系统管理的天坛创新模式

北京天坛医院通过创新离退休人员档案管理信息系统，实现档案信息资源共享，提高为老干部服务质量，为离退休工作人员管理减负提供了一种行之有效的管理办法。

我国老年人口数量庞大，已正式步入老龄化社会，人口老龄化进程快，2019年年底，老年人口数量突破2.54亿大关，老龄人口达到18.1%。在当前人口老龄化趋势日益加重的背景下，离退休人员的管理是一项至关重要的工作，已成为党的干部工作的重要组成部分和社会和谐建设的一个重要方面，对于我国发展与稳定具有重要意义。而作为公立医院来讲，如何做好医院离退休人员的服务也是医院工作的重要组成部门，此项工作贯彻落实的实际成效直接影响着医院工作的开展。如何适应形势变化，创新离退休管理工作方式，成为医院离退休工作人员必须在工作中需要思考的问题。

目前，以往对档案管理所采取的传统的手工管理模式已经不能满足现下快速发展的社会需求，传统、低效的手工管理出现越来越多的问题，如信息更新不及时、管理方式单一、人员统计出错、信息资源不共享等。为此，首都医科大学附属北京天坛医院（以下简称“天坛医院”）离退休人员档案管理信息系统孕育而生，该系统是实现档案信息资源共享，提高为老干部服务质量，为离退休工作人员管理减负提供的一种行之有效的管理办法。从而极大地帮缓工作难点，以期提高服务离退休人员的工作质量。

基于成熟的计算机网络，系统面向天坛医院离退办、医院分管离退办工作主管院长及相关科室管理人员使用。工作人员通过客户端可方便地管理离退休人员个人基本信息和相关业务信息，也可以为其他相关科室提供信息查询。笔者归纳研发的离退休档案管理系统有档案管理、功能管理、系统管理三个主要模块（图1）。

图1 天坛医院离退休档案管理系统三大模块

档案管理模块

该模块主要分为两部分：一是离退休人员的基本信息管理，根据离退休管理工作的特殊性有7个信息管理模块； 二是管理工作档案，有3个日常业务工作模块。

首先，离退休人员基本信息是其他各功能模块运行的数据基础，该模块主要包括离退休人员个人基本信息，包括姓名、性别、身份证号、原科室、工号、籍贯、出生年月、文化程度、职称、职务、入党时间、工作时间、离退休时间、享受待遇、联系电话、家庭住址、家属姓名、个人照片等数据项。

天坛医院现有退休人员1183人，其中研究所退休人员101人，离休人员16人。2019年去世23人，2020年前2个月去世4人。为避免工作人员逐条录入人员信息容易出错、效率不高且工作量大等问题，该模块可把人员信息批量导入，方便离退办工作人员维护操作。离退办主要通过系统对离退休人员进行管理，相关业务信息管理包括以下几个方面。

天坛医院离退休档案管理系统页面图。

第一，家属及联系方式管理。该模块主要记录离退休人员配偶、子女等联系方式，方便联络，包括：配偶姓名、配偶联系方式、配偶出生日期、配偶工作单位、子女姓名、子女联系方式，所在社区及社区联系方式等。

第二，体检报告管理（待开通）。该功能接收本院体检中心的已加密体检报告、方便离退休人员远程查看。

第三，住院看望记录管理。该功能接收本院住院部的住院通知，当离退休人员住院时，可在第一时间代表院方送去关怀与照顾，同时记录住院情况，收集并记录治疗情况，汇总至患病记录模块。

第四，患病记录管理。该功能用于收集离退休人员的急慢性病记录。同时结合体检报告和住院记录，定期联络离退休人员，送去关怀与慰问。

第五，特殊人员管理。特殊人员包括离休干部、副局级待遇及副处以上退休干部、高龄、特困人员、孤寡及空巢家庭等多种情况。离退办会在节日送去关怀与祝福，或在需要时联络相关部门提供必要的帮助。定期或不定期对以上人员进行慰问，适当对特困人员进行各类补助，使各种困难补助发放及参加各种活动发放奖品公平公正公开透明化。系统记录补助发放等功能。

第六，老有所为管理。医院人才资源的重要组成包括院所离退休工作人员，由于国家非常重视发挥老年人才作用，系统中老有所为管理模块实现了老年人才登记、工作记录、志愿服务、考核等老有所为管理过程，离退休人员人才资源数据库的建立尽量利用离退休的人力资源，满足医院所离退休人员为社会再服务的愿望。

第七，党支部管理。该模块有党支部大会、党支委会、党员活动等记录情况。党费缴纳（待开通）管理功能，根据相关规章制度和离退休人员的工资数据，个人应缴纳党费金额自动生成，记录党费缴纳经办人、时间等信息。

其次，管理工作档案。离退办主要通过系统对离退休职工信息档案进行管理，信息通过信息发布与采集方式，与其他科室进行信息交互，相关工作管理包括以下三个方面。

一是管理部门。该模块包括医院主管院长、离退办、离退休党支部书记、党小组组长、党支委等信息的记录，系统可产生统计报表，最主要的是方便主管院长即时了解离退办的动态工作信息。二是业务工作管理。该模块包括政策法规、福利文件、计划总结、干部退休审批表等。三是走访慰问管理。根据医院离退休人员走访慰问制度要求，该功能模块记录主管院长及离退办工作人员走访慰问的事由、参加慰问人员、时间等信息，便于统计和查询。

功能管理模块和系统管理模块

功能管理模块主要包含三大方面：一是统计功能，该模块能按姓名、性别、民族、政治面貌、身份证、年龄段等统计；二是人员管理，该模块可以汇总个人信息，能生成个人基本信息表、人员基本信息花名册等；三是综合查询和打印功能，该功能模块可查询在选定时间段内的业务工作档案记录，如走访慰问等信息，自动生成报表并打印，有集中打印、各管理模块分别打印功能。

系统管理模块采用离退办工作人员自管模式，对系统进行维护等，如备份数据库、定时导出系统日志。保障系统所有功能和各个模块日常的录入、统计、查询、修改等操作正常进行。

在系统维护上，只限离退办指定工作人员登录，系统的各个参数允许此人设定，保证系统的动态灵活性。在权限管理上，只限离退办指定工作人员登录，有新建用户、更改用户名称、删除用户的功能。

离退休人员基本信息页面图。

创新系统的成效分析

天坛医院通过使用离退休人工管理的创新系统，实现了两大创新。首先是管理创新，医院从之前的“管理传统化”模式向业务信息化的模式转变。管理理念创新的根本目的与改革要相互兼容，将信息化应用到离退办具体工作员工、相关科室及主管院长等各个层面，工作具体的处理过程、处理结果，权限范围内的领导和员工都可以即时了解工作动态。

其次是业务创新。在实现管理的基础之上，给工作人员提供更多的信息查询、业务咨询、公告通知等服务功能，给主管院长提供更多的数据汇总、实时动态等决策支持数据。以人为本，加强学习，以符合时代精神的思维来创造适合现代医院管理的新高度。

同时，天坛医院的离退休档案管理系统通过网络对离退休人员信息进行管理，使部门领导和工作人员能准确、及时地掌握离退休人员相关业务信息和个人基本信息，工作的有效性、时效性和针对性可准确提高；通过院内办公局域网，将相关部门的各类人员信息，数据经过简单的拷贝换转，快速导入离退办此系统，保证离退办数据的完整性、准确性；由于数据完整、准确，能及时获取、查询有关信息，能快速准确地产生报表，会极大地提高工作质量和效率。

综上，笔者到离退办工作，结合日常工作实际，纵观传统工作方式的相对滞后，向主管副书记请示后，与友人商议研发医院离退休人员管理系统，这是医院综合档案管理需要持续不断地对医院的真实信息进行跟踪记录，这更是对医院日常工作的一种总结，也为医院的未来发展提供重要的参考依据，对提高日常工作的管理能力、工作效率、服务质量都有重要推进作用，也能提高医院综合档案室中工作人员的管理能力以及综合素质。离退休人员档案的管理采取信息化，对提高科室的管理能力、工作信息的共享也更加方便快捷，提高了工作效率，也提高了服务质量。如此系统能在北京市三甲医院离退休工作中应用，相信会减轻办公室内勤（一内）人员工作劳动强度，释放出最大精力更多时间投入到真真切切、实实在在为老同志服务的暖心工作中。