关于中国石化差旅平台建设的实践与思考

李占峰

（中国石化集团国际旅行社有限责任公司，北京 100728）

自20世纪始，国外企业（如BP、IBM等）对商旅服务进行集中采购和综合管理，实现了降本减费，提升了企业商务旅行品质。随着国内商旅支出的增长，企业对差旅的费用管控、成本管理意识也日益提高，差旅集中管理和集中采购渐成企业差旅全流程管理的必然趋势。同时，在企业成本控制中，差旅费已然成为除人工成本外的第二大可控费用。因此，实施规范、统一、高效的差旅管理服务平台建设一直是中国石化推进“两化融合”的重要内容，也必将成为国有企业深化改革、提高企业治理体系和治理效能的重要举措。

1 中国石化差旅平台建设的背景与意义

1.1 贯彻落实“八项规定”要求，规范管理差旅行为

2012年12月，中共中央政治局出台“八项规定”，各级党委政府贯彻落实的实施细则也相继推出，公务差旅进一步规范化、制度化。2014 年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发文件，规范国有企业负责人履职待遇和业务支出，其中明确规范了国有企业领导人员差旅行为。为严格贯彻中央“八项规定”精神、落实中国石化“从严管理”要求，全面提升中国石化差旅管理水平，2016年启动差旅平台建设。就中国石化企业内部管理而言，针对企业差旅管理现状、财务报销结算及员工差旅体验等方面的问题和痛点，开展了差旅业务的全流程优化设计，力求通过规范管理、整合资源、提高工作效率，实现差旅业务全流程一体化管控和服务，以利于提升中国石化整体差旅管理效能及差旅管理的信息化水平，为中国石化的改革转型发展提供有力科技支撑。

1.2 加强内部成本管控，提升企业管理水平

建立中国石化统一的差旅平台，对差旅行为进行集中统一管理、全过程适时监测记录，能够实现对差旅行为的事前预算、事中控制和事后分析。利用大数据分析，可以精确掌握石化企业的管理行为与运营动态，对未来经营情况进行精准预测。同时，基于差旅基础数据库平台建设，制订精确、科学的差旅预算方案，有助于发挥中国石化的企业规模优势，有效提升议价能力，获得更加优惠的价格，从而降低差旅总成本。以BP、西门子、IBM、微软等国际知名企业为例，通过对差旅需求的整合，它们均实现整体议价降低采购成本，有效节约了差旅支出。据测算，一般可降低企业10%～20%的差旅成本，前景非常可观，

1.3 加强资源整合，提高员工差旅质量

中国石化下属企业众多，分布在全国各地，规模都相对较大，多年来积累了很多优质差旅资源。长期以来，由于企业间各自独立运营，所以大量优质资源未得到有效利用。通过建设统一的差旅平台，优化并集中供应渠道，有利于整合自有差旅资源，提高资源的利用率，发挥规模效应，为员工提供一站式的服务体验，提高员工的满意度。同时，通过差旅平台，未来还能够加强对服务商的筛选考核，提高服务质量。而且，还可以通过发挥既有的信息资源优势，提供天气、航班、交通、安全提示，增设航班、飞机、酒店点评功能，优化行程安排，为客户提供定制化服务，满足员工多元化、个性化的差旅需求。

2 中国石化差旅平台建设的目标与举措

构建统一的差旅平台不是在一张白纸上做全新设计，而是既要体现集团的整体规范性，又要充分考虑各企业管理现状和运营模式。中国石化按照“互联网+平台经济”的思路，基于云计算、大数据等技术，通过智能化差旅平台建设，整合内外部资源，优化精简流程，为各企业和员工提供出差申请、交通和住宿产品预订、资金垫付、对账结算、差旅数据分析等一站式服务，逐步拓展员工及家属因私出行服务。

中国石化差旅平台建设立足规范管理、降本减费、服务员工三大核心目标，致力于为员工提供专业高效、安全便捷的优质商旅服务，为企业提供有效的差旅监控、分析及管理，为集团规范管理、防控风险、降低成本、提升员工满意度提供有力支持。

2.1 更新管理理念，助推资源整合

中国石化是国家能源骨干企业，成立已有30多年，下属上百家企业，分布在不同行业，拥有近百万名员工，组织架构复杂，层级结构多维。既有自动化程序较高的炼油、化工企业，也有劳动密集型的开发、工程、销售企业，还有技术、人才密集型的科研、设计企业。各板块、各单位彼此间历史沿革不同、管理模式存在较大差异，管理理念、认识观念也多不相同。为此，若实施标准、统一的管理理念、操作流程、核算方式、结算方案，必然会受到传统惯性思维的影响。同时，新平台建设是对原差旅采购服务体系的一次理念更新和机构重塑。差旅服务商的数量、技术、资金和服务也都将面临一次资源整合与质量提升。因此，在中国石化差旅平台建设和推广中，需要加强宣传引导，促进基层企业的管理理念、思想观念转变，减少平台建设推广的外部阻力。

2.2 规范管理制度，优化业务流程

差旅管理服务平台建设涉及中国石化下属所有企业，根据差旅管理制度，各企业遵循“出差事前有审批、事后报销有审核”的原则，针对不同的职务或职称、出差区域制定了相应的差旅标准，企业间报销制度、报销标准、考核制度、结算制度等均存在一定差异。差旅平台应用推广中，按照集团统一规范的制度标准，各单位需要结合自身特点、需求，优化、完善本单位差旅制度、报销流程和记账方式。既考虑平台的统一规划和设计，又有针对性地考虑现有制度要求并兼顾业务流程的延展性，实现业务流程的规范性和整体性。

差旅采购和采购管理是差旅管理的两大工作流程。其中，差旅采购具有较强的个性化、碎片化特征，而采购管理则具有规范化、可操作性等特征。在中国石化差旅平台建设中，需要深入研究差旅业务流程重组（BPR），实现差旅管理相关系统的功能集成和差旅申请、预订、结算、报销等业务上的职能集成。但是，通过调研发现，中国石化总部机关、油田、炼化、销售、工程、科研、专业公司等各个板块之间，甚至各个单位之间，在差旅工作流程上都存在一定差异。因此，平台建设中，需要解决好过去结算方式不统一、结算流程不规范、差旅费用不透明等问题，将差旅申请提报、票务预订、费用报销等多个系统进行整合或沟通，最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，确保差旅管理在成本、质量、服务和效率等方面的明显改善。

2.3 简化结算方式，提升平台效能

现有结算方式是差旅行为结束后，企业按照30+30的账期（含总部）与服务商进行结算。按照财务报销制度要求，员工在报销后方可结算，大部分企业也按照此口径操作。但是，由于部分单位费用报销流程长，回款速度慢，有的企业员工报销周期为3～6个月，最长的达一年，造成结算流程长，资金占用压力大，由此对服务商造成了重大财务压力，甚至令其面临资金链断裂的风险。因此，需要进一步简化结算方式，力争缓解各方压力，真正体现平台的优势。同时，差旅平台效能的实现也有赖于差旅主体工作模式和业务习惯的变革。在差旅预订、费用报销中，需要将原来手工作业升级为信息化作业；在平台设计上，要充分考虑人性化、便利化的要求，提供充分指导，减少员工的学习成本；在推广使用中，要加强宣传，充分沟通，通过学习、培训、调整和适应，提高中国石化差旅平台的优势和效能。

3 中国石化差旅平台建设的运营模式与业务流程

根据中国石化差旅平台建设工作规划，平台分两期建设。一期主要实现机票、酒店、火车票差旅产品在线预订及服务商的统一管理，实现员工差旅从申请、预订到报销的一站式全流程服务，并完成所有在京单位的实施。二期要完成全集团推广差旅平台，优化完善平台差旅功能及差旅服务产品（如租车、组合产品），提供增值服务。

一是确定主业务流程，实施系统架构搭建。根据内外部企业及行业的调研情况，结合中国石化多样化需求现状和平台的长远发展， 按照“分层建设、交管分离”的原则，分为申请、审批、预订、报销、结算、统计分析六大主业务流程，实现资源接入、产品管理、运营管理、业务交易、用户应用五大子系统，可支持用户在PC端及手机APP端完成主业务流程操作。

二是确定结算方案，实现与集团相关系统集成。按照财务部确定的“企业与服务商直接结算、平台对账审核”的方案，与费用报销系统等相关系统共同完成系统集成工作。

三是整合产品资源，实现酒店及机票在线预订。目前已经接入多家酒店服务商和机票服务商，同时直接接入中国石化自有酒店。平台的部分产品和功能已经在集团总部及29家在京单位陆续上线。

3.1 运营模式

中国石化差旅平台上线初期采用“撮合模式”（见图1），主要提供商旅产品线上预订，企业与供应商、服务商自行对账结算，平台不参与交易过程，不承担对账结算工作。实际运行中，这种模式暴露出两大问题。一是对账结算问题。全集团推广应用后，共有2100多个核算主体，随着平台上商旅资源的不断丰富，可能面对几十个酒店集团、航空公司，企业对账结算工作量很大。由于平台不承担对账结算工作，所以对账结算过程争议多、进程慢，服务商垫资压力大。如逾期不支付，可能出现断供风险，影响员工出差。二是客户体验问题。由于平台供应商、服务商比较分散，无法提供统一客服，客户体验无法保证，所以平台难以持续推广和运营。针对上述问题，在对中国移动、国家电网、中国石油、华为等企业差旅平台采用的运营模式进行调研的基础上，经过综合考察和对比分析，最终采取运服一体的“自营模式”（见图2），即平台统一采购差旅产品资源，统一与企业对账结算，提供统一客服。

图1 中国石化差旅平台初期模式（撮合模式）

图2 大型企业集团通行模式（自营模式）

3.2 业务流程

第一，差旅申请及审批流程。客户可在三种渠道［PC端、APP端、ERS（费用报销系统）］中提报差旅申请。企业须在ERS中启用事前申请及审批功能。差旅申请分为常规申请和紧急申请：常规出差按差旅规定提交申请，经审批后进行产品预订；紧急出差也须提交申请，可在直属领导审批后先行预订产品，报销时必须在申请审批后通过方可进行报销。各企业依据企业内控管理要求自行配置审批流程，配置完成后在PC端和APP端完成申请审批。

第二，差旅预订流程。本流程实施差标核验。即员工在差旅平台选择产品后，平台依据预先配置的差旅标准自动校验。若合规，可正常提交订单；若超标，依据企业设置的强制性或建议性控制规则分别处理。一是实施强制性规则。将严格限制员工超标预订，不允许提交订单。二是建议性规则。将给出超标提醒，员工填写超标理由，可继续预订产品。三是实施出行提醒。平台根据员工预订产品，及时提醒员工行程即将开始，以免耽误行程。

第三，差旅报销流程。出行结束后，差旅平台将员工的行程订单推送到ERS，并自动生成影像信息，员工按要求进行报销，不再提交原始发票（由平台创建电子单据推送ERS作为入账依据），员工核实后，仅填写线下发生的费用信息（如打车票）进行报销。

第四，差旅结算流程。企业与平台按约定的结算账期，根据差旅平台中员工已报销的订单完成对账发起、确认、结算工作，减少线下人工核对工作量，提高结算工作效率。首先，平台按与企业约定的结算周期，以员工已报销为条件，自动完成平台、ERS、ERP/AIC三方对账，对账无误后自动生成月度对账账单。其次，平台根据对账账单按税号自动发起关联交易，企业确认通过后，系统自动完成结算挂账凭证的生成。最后，关联交易完成付款流程后，系统自动生成支付凭证。

4 中国石化差旅平台建设的经验展望

推进差旅平台建设是中国石化提高管理效率、降低差旅成本、提供专业服务的重要工作，是一项系统工程，涉及方方面面，必须严谨细致规划，持之以恒、循序渐进推进。

4.1 坚持改革创新，体现以人为中心的服务理念

严格遵循差旅管理制度，最大限度地降低差旅成本、方便员工、服务到位，是差旅管理服务平台建设的关键。解放思想，实事求是，坚持改革创新，突破思维局限，一切有利于提高管理效率、提升服务质量的措施，都可以大胆研究探索。同时，推进技术创新，积极引进人工智能、大数据、云计算等先进技术，进一步优化、简化工作流程，规范业务操作，提高系统易用性，降低系统处理的复杂度，保证系统高效运行，最终建成技术领先、功能完善、全面覆盖的中国石化差旅管理服务平台，并力争在将来围绕平台经济、共享经济和数字经济的建设，做强做大做优，构造中国石化差旅产品服务生态圈。

中国石化差旅平台目前主要是为企业员工服务，后期还将逐步扩大至员工家属及退休员工等人群。进一步加强系统易用性、稳定性、便利性建设，关注用户的体验和需求。完善功能细节，便于员工操作，从性能、速度上满足要求，让财务处理更高效，服务主体更舒心。未来，中国石化差旅平台将始终坚持以人为中心的服务理念，切实提升服务质量，提高竞争实力，力争建成具有国际领先、国内一流、石化特色的专业差旅管理服务平台。

4.2 坚持循序渐进，实现系统资源优化升级的建设目标

差旅平台建设是持续改进、不断完善的过程，不能急于求成、贪大求全，而要紧密结合集团实际，持续完善改进。确立大系统的观念，与集团的发展战略、生产经营的管理有机结合起来，从上至下进行统一规划、统一建设、统一管理。

一是遵循“统一规划、分步实施”的原则，边建设、边推进、边提升，整体考虑平台定位及发展方向。通过运营主体与内部机构的通力合作，差旅平台提前规划和考虑差旅制度与上线企业的匹配性、适应性。尽力避免并及时弥补上线后因制度缺陷出现的管理漏洞。

二是在严格遵守中国石化差旅制度规范的前提下，充分尊重试点企业的业务现状及其特殊性，积极配合，制订科学合理的上线推广方案，保证试点推广的顺利进行。

三是通过试点，进一步扩大推广企业范围、推进运营模式优化和客服团队建设，不断提升平台服务水平和核心竞争力，最终实现走向市场、服务社会、实现盈利的目标。

同时，差旅管理服务系统涉及的差旅产品数据处理复杂，需要与其他业务系统实现集成以获取差旅产品信息，面对海量数据，需要采取积极措施保证用户对信息的及时、有效的获取。加强与平台技术厂商沟通，借鉴行业的成熟技术和业务处理方式，学习有关管理系统的先进思路、科学方法以及成功案例。必要时引进国内专业的信息技术服务商，充分借助“外脑”，最大限度地利用外部技术力量，确保平台的先进性，使之走在时代发展前列，满足企业和员工的需求。