大数据时代油气管道设计企业档案信息化建设实践

任丽秋 闫术明 陈澎

[摘    要] 大数据时代背景下，加快企业档案信息化建设成为档案工作的重要内容。文章以中国石油天然气管道工程有限公司（管道设计院）为例，介绍了档案信息化系统功能和管理方式，将档案系统与管道设计院现有的各种系统进行资源集成，建立大的档案数据库，在Documentum统一内容管理平台的基础上，提供以用户为中心、以知识共享为目的管理方式，实现企业电子档案的有效利用、安全存储，有效发挥了电子档案的作用。

[关键词] 大数据;档案信息化;管理平台

0      引    言

隨着计算机的应用，电子档案迅速发展，使得档案管理的主体由纸质档案过渡到电子档案。电子档案在传递、存储、利用上比纸质档案更全面、形象、生动。近年来，伴随着数字化设计的不断应用，电子档案的内涵更加丰富，由文档电子化向档案数字化发展。

当今世界已进入知识经济和大数据时代，知识的有效采集、安全存储、信息共享，以用户应用为对象，扩大了档案管理的业务需求和创新利用，最大程度地发挥档案重复使用效率。档案信息化对油气管道设计企业的档案管理者来说是一个新的挑战，更是提升企业的核心竞争力的新契机。本文以中国石油天然气管道工程有限公司（管道设计院）为例，介绍档案信息化系统功能和管理方式，实现企业电子档案的有效利用、安全存储，为油气管道设计企业提供参考。

1      企业档案信息化发展趋势

1.1   档案信息电子化转向数字化管理

纸质档案和电子档案是当今社会档案管理存在的两种形式。随着计算机的应用，电子技术的发展，使得档案由传统的纸质档案过渡到电子档案。电子档案是对纸质档案电子化的过程，以方便人们可以对其在计算机、局域网及广域网上进行存储、共享、传递与利用，比物理形式存在的纸质档案更加全面、形象、生动。

油气管道设计企业设计成果的核心内容是数据随着信息化建设及数字化设计技术的不断应用。由数据生成模型，由模型产生电子文档是今后主要设计流程。因此，档案的内涵更加丰富，存储、管理、利用数据成为档案管理的核心任务。这给油气管道设计企业档案信息化建设提出了一个新课题，使档案电子化转向了档案数字化发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。实现档案数字化，实现数据、模型、文档有效结合的统一数据管理，是油气管道设计企业档案信息化的一个发展方向，也是实现大数据时代档案信息化的一个新挑战。

1.2   档案信息管理转向知识管理

档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。档案是企业在各项工作活动中形成的真实历史记录，不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验和教训，是企业重要的知识资源。

档案管理本身就是知识的一种管理活动和过程。档案管理工作，包括对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。但是原有的档案管理一直保持着实体的管理模式，不能发挥档案的隐性价值。随着信息技术、数据库技术和通信技术的飞速发展，为档案管理提供了一次新契机，互联网以其独有的魅力展现了一个动态世界。从过去对档案实体管理转向注重对档案内容即知识管理，强化对档案知识的开发利用，实现企业档案管理智能化服务，实现企业档案知识资源共享，是企业档案知识管理的最终目标，也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。同时，档案管理与知识管理的融合也带来了档案人员角色的转变，即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者和决策咨询者。

2      档案信息化建设目标及功能定位

2.1   建设目标

管道设计院档案信息化建设目标是完成从传统的纸质管理向档案全电子化的转变，并着手研究面向数据的档案管理新办法;挖掘档案信息资源，从传统的档案管理转向信息管理、知识管理，向员工提供高质量的信息与知识服务。

2.2   功能定位

档案信息化在功能上满足以下功能：

（1）强化并显示知识的有机联系。把管道设计院产生的所有文件、档案信息中所蕴藏的各种知识以一种简单的方式展现并相互关联起来。同时由于不同用户关心的内容不一，还提供了可自定义设置的个性化导航界面——“知识地图”，以实现文件、档案知识的有机联系。

（2）强大并灵活的分布式搜索。用户能够根据指定的搜索范围，从文件，档案信息库到分布式的信息库集进行关键字、全文及附件的检索。

（3）文件、档案信息的高度共享。

（4）系统具备很强的灵活性和自定义功能。

（5）实现统一电子档案归口。由于企业各业务系统的不兼容性、存档编码规则不一致性、存档方式多样性，需要建立一个统一的平台，能够把所有业务系统联系起来，使各个业务系统按档案编码规范化，实现业务系统信息自动归档。

（6）要支持企业管理及其发展战略。一是支持企业人才战略，二是支持学习型企业组织建设，三是支持企业跨地区指导管理，四是支持企业员工跨地区协同工作。

3      档案信息化建设

3.1   档案IT平台化

管道设计院档案信息化系统采用当前主流的SOA系统架构，基于Documentum的统一内容管理平台，用B/S的结构设计，随时随地用浏览器访问应用系统平台。

管道设计院档案系统管理实现了对各个业务系统文档进行统一收集、整理、编目、统计、借阅、采购、鉴定、销毁、及各种方便员工查阅的检索功能。同时实现了档案预归档管理，对自动流转过来的档案进行自动验证功能;实现了对案卷、文件属性的灵活配置，方便对各种档案的管理;实现了案卷的自动组卷，手动组卷和文件的文件组卷，文件合卷功能;实现了文档版本的管理，方便员工对各种版本的档案进行查询;实现了个性化视图功能，为档案工作人员的提供了便利;通过分布式方式，实现了分公司档案与总部统一档案管理;特别是实现了对纸质档案的电子化功能，使所有电子化的档案通过数据导入功能，实现了企业档案一体化管理。档案管理系统具体的业务结构图如图1所示。管道设计院档案管理系统采用Documentum技术实现了文档全生命周期的流转复用，即一次录入多方利用，从项目内容或文档产生初始就开始管理，一直到文件的动态变化，形成最终版本，直至归档、销毁的全过程都能够管理起来，实现了项目库，档案库，知识库三库。

3.2   系统集成化

管道设计院对现有的档案信息化进行了长远的规划，资源建设是管道设计院档案信息化建设的一个基础和核心。管道设计院为了满足相关设计工作，开发了四大设计平台：站场设计平台、线路设计平台、土建设计平台、概预算平台。资源建设主要包括两个层级的集成，一是四大设计平台与项目管理平台的集成;二是项目管理系统、办公自动化系统、知识管理系统、档案管理系统与统一内容管理平台的集成。各系统与内容管理平台集成及相互传递的信息如图2所示。

项目管理系统与四大设计平台的集成。为了使管道设计院各业务设计系统进行统一的系统管理、分配任务、互提资料、成果提交。项目管理平台建设是在Oracle SOA系统架构的基础上，采用Oracle的开发模式，实现了把WBS任务分解后推送给四大设计平台，实现了项目上的日常协作、各专业间互提资料以及设计成果文件和相关信息推至项目管理系统，通过项目管理系统提交到档案管理系统。

档案管理系统与项目管理系统的集成。项目管理系统产生的所有生产项目、科研项目的各类OFFICE文档与PDF文档、CAD图纸、技术资料、标准，项目管理系统在预归档时进行系统自动校验功能，把符合档案管理系统归档条件的文档和信息按总部统一的档案案卷编码规则集中收集、统一管理、自动存档。档案管理系统为项目管理系统提供各种档案信息的强大搜索功能，共享所有已经存档文件的浏览，下载功能，提供业务流程审批功能，员工可以根据自己的需要借阅，浏览，下载所需的文档。特别是为档案相关人员提供了自定义视图功能，提供了根据项目和个人的办公习惯灵活自动配置的功能。

档案管理系统与知识管理系统的集成。知识管理系统是以Documentum统一内容管理平台为基础，采用Kissy框架中的JS模板技术，Freemarker模板引擎和Apache Betwixt技术和Ajax技术，为档案管理系统和其他系统提供各种技术标准，使各个系统中的业务都遵循技术标准执行，提供可视的知识地图为各个系统使用人员能够更好地了解企业内部生产业务与企业规定，使员工能更快的融入到企业的大家庭中。

档案管理系统与统一内容管理平台的集成。统一内容管理平台采用Documentum作为存储文档的文档管理系统，档案管理系统及其他业务系统产生的所有文档、资料都集中存储到文档库中，由文档管理系统集中统一管理所有档案文件，保证了文件的唯一性。同时文档管理系统的分布式部署方式，提供了各分公司产生的所有档案信息定期同步到总部，实现了管道设计院统一档案管理与档案数据集中存储。

档案管理系统与身份认证系统的集成。身份认证系统为档案系统和其他系统提供管道设计院员工的组织信息，角色信息和用户信息，并进行相应的身份认证，保证了员工的個人信息在各个系统中的一致性。

3.3   档案电子化

纸质档案是管道设计院档案管理重要的组成部分，从管道设计院成立到2018年，存档的A4纸张页数将近200万，图纸折合A1张数有50万。这些纸质档案电子化后的存储量，据初步统计有110 TB，而真正的电子文档档案大约11 TB的存储量。为了档案管理减少人力、物力、空间的浪费，增加存储便捷性、传递快捷性、提高档案利用共享性。纸质档案的电子化在管道设计院正在分阶段进行实施。纸质档案电子化是一个长期繁重的工作，目前管道设计院只对纸质档案进行了电子扫描输入，作为附件导入到档案系统中，员工可以直接访问档案管理系统进行浏览、借阅。这样一方面提高了电子档案的利用效率，使档案资料更方便为员工服务，另一方面节省了存储纸质档案的存储空间，提高了档案工作人员的工作效率及档案管理的安全性。

3.4   档案权威性

现有的法律对传统的签名盖章方式在法律上规制已经相当完善，也能够满足经济实践中的要求，但电子商务的发展，要求通过网络进行交易，交易双方相隔万里，互不见面，完全脱离了传统笔纸式的交易媒介。随着电子商务的发展，从法律上确立了电子签名与手写签名相同效力显得越来越重要。

为了保证电子签名具有同书面签名一样的法律效应，以适应我国网络交易的发展需要，我国制定了《电子签名法》。该法保证了交易对象的真实性及交易双方之间传递信息的真实性和完整性。管道设计院是管道勘察设计企业，电子签名在交易中起到了确认管道设计院当事人的身份，起到了签名与盖章的作用。大量进行交易的OFFICE、PDF及其他格式文档使用了电子签名系统。在企业员工责任终身制的情况下，是管道设计院更好地利用信息化的手段，使传统的电子文件与信息技术结合，提高保护电子文档的法律效率性、保护企业员工的自身安全性。同时满足企业信息化的要求，实现企业自身安全管理的目标，实现数字签名系统在企业发挥更好的保护作用。

电子签名系统同时还起到了电子媒介代替纸张媒介的作用。电子签名的法律效应保证了电子文件签署的合法性，可不在使用传统的纸张进行交易，减少了纸张的浪费，起到了节能，环保的作用，提高了办公效率，降低了管道设计院的经济成本。

4      档案信息化管理

4.1   知识管理

管道设计院对档案信息化服务打破了原有的传统管理模式，转向了现代科学人性化的管理。即以用户为中心，以服务为导向，采用科学的方法策略，以新的理念、新的技术和新的思维来进一步增强和提高档案工作服务水平，实施具有个性化和特色的服务。知识服务是管道设计院档案信息化建设的第二个基础和核心。

管道设计院档案采用Documentum统一文档管理系统，分布式应用部署管理方式，采用以共享为目标，统一领导，统一规划，统一布局，组建具有独特内容的数据库。如生产项目设计成果数据库、科研项目成果数据库、图书资料库、技术标准库、文档管理库等多个数据库。考虑到商业秘密的问题，档案信息库根据专业、技术和管理方面的因素采用不同的权限设置方式。知识管理系统各种知识分类如图3所示。

对于项目设计成果库，只对专业科室员工开放，专业人员可以检索、浏览管道设计院历年来所有的设计成果文件，若需下载设计成果文件，根据流程审批系统自动设置下载时间限制，下载限制时间一到下载权限立刻收回，有效地保证了文件的不外流。若需借阅纸质档案，可以根据纸质档案借阅的流程，到档案借阅相关的图纸资料。

图书资料库对所有员工都是开放的，有中文和外文两种图书资料。员工可以借阅电子文件和实物文件两种方式，也可以在档案阅览室进行阅读相关资料及图书。

对于技术标准文件库，主要涵盖标准与技术标准两部分内容。标准分为中文标准（GB国标、行业标准、地方标准、企业标准），标准图集（国内、国外），外文标准（国家标准、国外相关行业协会标准、国外先关企业保准），目前存储的标准有4 904个。技术标准主要针对标准设计，包括油气储运技术标准和工程勘察技术标准，目前存储有829个。所有的技术标准库的标准文件对员工都是开放的，员工可以根据自己的需要浏览和下载相关标准。其中GB国标和行业标准是第三方通过网络和管道设计院的知识管理通过接口的方式直接推送更新包，其他标准是相关的人员上传标准到知识管理系统。保证了管道设计院员工使用最新的标准库。

为了更好地体现档案信息化服务的宗旨，知识管理系统还提供了知识地图和知识互助的功能，促进隐性知识的显性化。知识地图——以图形化的方式将平台中的知识内容，以某个特定主题或者对象为导向进行关联设置，为相应知识需求者提供便捷的知识查询、获取指引。知识互助——用于提供随时进行提问的平台，可以由专家或者热心的同事给予解答;能够对答案进行评价，并对提问、回答等行为进行积分累计。将有价值的问答整理沉淀固化到知识库。

4.2   安全管理

档案信息化的快速发展，信息安全成为关键点。档案信息化建设在尽享网络化提供的快捷、便利服务的同时，也承担着安全风险。管道设计院档案信息化系统建设、运行和管理工作也离不开对资源安全的管理。不仅使用了防火墙技术、数字签名技术、CA认证等技术措施，同时对这些技术定期的维护工作和升级服务。同时在各分公司设立自己的访问服务器，总部设立应用服务器。总部与分公司使用CNPC网络进行链接。管道设计院系统的登录采用总部设置的AD域，对于一些商业机密高的文件、资料，管道设计院进行了文件加密设置与物理隔离手段。一方面遵守了档案工作原则，保证了档案信息化系统的安全性;另一方面保证了企业的利益不受到损害。

4.3   制度管理

为了确保企业档案信息化知识管理持续发展，建立健全的相关档案信息化管理制度和人才建设是必不可少的。

制度上“硬”的保证。管道设计院制定了相关的《档案利用管理规定》、《知识管理平台管理办法》、《集团公司档案工作规定》、《档案基础业务规范》、《档案信息化规范》等管理制度，同時加强在日常管理中的绩效考核，落实责任制，确保档案信息化的顺利进行。

人才上“软”的文化与教育。管道设计院档案信息化系统建设、运行和管理工作是由不同学科领域的专业人员共同完成的，他们是知识的管理者和领航者，主要包括档案专业方面的人才、计算机专业方面的人才及信息管理方面的人才。档案专业方面的人才主要是由具有多年档案经验的员工组成，档案工作人员分工明确、业务精通;计算机方面主要是由具有过硬计算机操作能力的年轻人组成;信息管理方面的人才由具有技术过硬、勇于创新、思想开放的开拓者组成。同时为了保证企业日益增长对人才需要，每年管道设计院都引进档案方面的高素质综合性人才，同时每年按计划对现有员工进行各种培训，如上岗培训，转岗培训和继续教育培训，使档案相关人员能更好地适应档案自动化、网络化、数字化建设的需要。

5      结    语

管道设计院档案信息化的“资源建设”和“知识服务”满足了未来几年企业的发展，纸质档案电子化工作已经基本完成。管道设计院档案信息化的建设不仅促进了档案管理水平的提高，更重要的是给整个企业带了效益。提高了档案业务工作规范，提高了员工学习效率、工作效率、降低人力资源成本，稳固了企业的素质水平，同时强化了企业的竞争能力。

主要参考文献

[1]杨志军.知识管理——企业档案信息化战略之选[M].广州：广东人民出版社，2010.