文书档案管理中的问题与对策研究

陈颖

【摘 要】在科技的發展推动下，如今不论是什么行业的信息量都有大量增加。在单位中，文书档案管理的地位因此得到更明显的体现。本文将以现阶段文书档案管理问题为出发点，提出改进思路和改进建议，旨在更好的发挥文书档案管理作用。

【关键词】文书档案;档案管理;问题;对策

不论是什么单位，都需要文书档案管理工作，其作用无法取代，尤其是当前信息化进程的加快，单位对于管理文书档案的要求也变得越发急切。对于单位发展来说，文书档案的管理工作意义非常突出。不仅能够为单位提供准确资料、数据资料。同时也能够确保单位的档案资料完整性、系统功能性。不过当前不少企业的文书档案管理显然有不少的问题，此时需要用合适的对策提升和完善。

一、当前文书档案管理问题

（一）衔接问题

档案工作与文书工作有着密切的联系，但二者有相互区分，各自独立。管理中，文书档案基本都会用到分块管理方法。也就是说文书管文书，档案管档案[1]。二者明显割裂，明确的分工只能保障管理体系分工明确、严谨和科学，无法保障工作效率。分割开来的管理体系扩大了文书和档案之间的距离。长久以来文书管理人员和档案管理人员并没有合作意识。档案人员只考虑档案，没有思考文书工作要求，所以二者经常脱节，无法有效衔接。

（二）人员问题

虽然很多单位的文书档案管理人员都具备上岗证书，不过很少有人真的完全掌握了文书档案的管理知识，没有长足发展学习途径。文书档案管理人员没有机会和条件补充知识，久而久之就会和实际工作脱节。不少文书档案管理人员对于档案的分类、立卷了解不够扎实，这一问题会影响到文书档案的有序进行。此外在现代科技的推进下，如今文书档案的管理工作形式也有翻天覆地的变化。文书档案管理人员因为没有在培训系统和学习条件[2]。所以方法和管理思想只会停滞不前。素质一直停留在现有水平，并不能适应新的文书档案管理方法和思路，影响着文书档案管理有效性。

（三）领导不重视

其实很多企业虽然有设立文书档案管理单位，但工作中是比较轻视这个部门和相关人员的，甚至不少人认为文书档案管理可有可无，意义不大。片面的认知导致文书档案管理工作想要开展十分困难。不少领导认为，文书档案管理就是简单的整理文件资料、搜集资料，操作非常简单，将整理的资料按照目录归档即可。还有一些领导认为文书档案的管理对于企业的发展没有实际效益，所以也没有充分重视。缓慢的工作成效，以及没有使用现代化技术都会限制到文书档案管理发展。

二、改进创新文书档案管理的思路

（一）提高文书档案管理重视度

只有改变了企业领导层的错误认知，文书档案管理工作才能够有序推进。这是提高文书档案管理单位地位最直接的方法。在有了领导重视和认可以后，其他部门就能够更主动的配合文书档案管理的工作。搜集资料、整理资料会非常方便，保障了工作效果、工作业绩[2]。为了让领导能够意识到文书档案管理重要性，平时可以在单位会议中，以战略角度向高层介绍文书档案管理意义和作用。文书档案管理一定要获取领导层的支持与重视，平时要积极宣传、加强引导。让所有工作人员都能够秉承高度热情、工作积极性。做好宣传，保障效果。在得到领导支持以后，就能够拥有更充足的资金，其他部门也会主动配合。在互联网技术以及现代技术的支持下，文书档案管理工作其实非常简单，只要能够获得领导支持，工作就会非常顺利。

（二）衔接好文书与档案管理

要明白的是文书管理和档案管理看似各自独立，其实双方有着非常紧密的联系，如果能够在工作中紧密统一协调二者工作，那么后续的文书档案管理将会非常顺利。所以平时的文书档案管理一定要将文书管理当做切入口，不断规范、完善工作细节。工作人员需要端正自己的行为和表现，提高自己的重视度。文书档案管理需要整理立卷书面材料。此外文化处理的时候需要兼顾档案管理和文书管理[3]。不断完善档案管理和文书管理，这样才能够最大化工作效果、工作质量，提高工作有效性。

（三）加强文书档案管理收集力度

对于文书档案管理工作来说，最重要的环节与部分就是收集。搜集文书档案的过程中需要有明确的收集范围，合理的进行分类，这样就可以保障收集有效性、合理性。手机中要确保文书档案的字迹规范且统一。要使用严格、合理的程序规范文书档案的组卷、案卷、整理，保障工作质量。

（四）调整文书档案内容与结构

对于文书档案管理来说，统计、保管、鉴定和搜集都是非常必要的前提条件和物质基础。所以除了要擅长搜集上下级的各种材料和本单位红头文件，还要主动搜集各种活动中生成的生动、鲜活，充满细节的材料。要做好这些档案资源的整合工作。对档案内容进行深度整理、研究、筛选和分析。要积极推广档案的信息功能、管理功能，发挥应有作用。在实践中丰富档案资源，做好档案处理。把握不同时期文书档案管理重心。明确位置和主体，以大局观考虑档案工作。

结语

21世纪被称为知识经济的时代，对此必须提高对文书档案管理人员的要求。文书档案管理工作人员除了要保持认真负责的态度以外，还要使用现代化技术。要系统性的完成工作，得到领导部门的高度重视。相关部门需要以此为契机，做好文书工作、档案管理有机协调和统一。建立完整、系统的制度约束行为，体现效力。这样才能够保障每个人都积极工作，提高档案管理效果与水平。

参考文献：

[1]韦珉.提升机关事业单位文书档案管理质量的建议[J].办公室业务，2020（07）：113-114.

[2]王燕.市场经济视域下文书档案管理手段探析[J].市场周刊，2020（04）：23-24.

[3]黄艳秀.医院文书档案管理信息化建设路径[J].办公室业务，2020（06）：80+90.