事业单位人事档案管理的必要性与策略

徐国林

【摘要】时代在发展，经济水平在不断提高，事业单位发展逐渐步入正轨。基于此种情况，档案管理工作的重要性得以凸显，不管是企业还是事业单位愈加重视档案管理工作，对于事业单位的发展而言，档案管理工作有着不可忽视的重要作用。一方面能够为事业单位的运行提供资料，另一方面能够对信息进行有效处理。因此，本文以事业单位的人事档案管理为例，对事业单位人事档案管理的重要性以及现状进行简要分析，并在此基础上提出有效解决策略，为人事档案管理工作提供有效参考。

【关键词】人事档案;事业单位;必要性;解决策略

档案管理是当前阶段事业单位运转的中心，对提升事业单位人事管理以及档案强化方面具有重要作用，在人事档案管理工作中，从事档案管理的工作人员要注重认识档案管理工作的创新，当前已经进入社会发展新时期，人事档案管理工作要紧跟时代步伐，开展多元化的档案管理方式。与此同时，对人事档案管理的工作流程以及具体规定进行细化处理，制定明确的管理制度，使人事档案管理工作更加规范和科学。此外，事业单位通过制定明确的管理细则，能较好地提升事业单位经营水平以及工作效率。

一、事业单位人事档案管理的必要性分析

（一）为工作人员提供保障。为保证事业单位朝向稳定健康方向发展，在其工作过程中，管理人员要注重工作效率的提升，由于人事档案管理工作涉及的内容较多，一般情况下，事业单位的人事档案管理工作主要包括以下内容：记录事业单位职工的工作履历、工作凭证以及在事业单位中的工作表现等。此外，当职工离职以及有其他特殊情况时，人事档案管理的工作人员还要将其档案进行转出。因人事档案管理工作存在多元化特点，因此在管理中，应对人事档案涉及的多方面内容进行优化处理，以此促进管理效率的提升，进而凸显人事档案管理的重要性。

（二）更新管理方式。人事档案管理是事业单位一项较为重要的工作，随着经济水平以及社会发展程度的提高，人事档案管理方式也要不断进行更新，这是时代发展的要求，同時也是人事档案管理工作与时俱进的重要表现。现代化技术的广泛应用，使人类的生活方式也发生了天翻地覆的改变，这种变化并不是只影响了人类的生活，对档案管理工作也产生了一定的影响，在信息化时代不断变化的驱使下，将传统的档案管理工作推向了与时俱进的发展道路，在数字时代的影响下，人们不仅要重视人事档案管理工作，更要将其与互联网紧密联系在一起，实现人事档案管理方式的更新。此外，在时间的不断推移下，人事档案管理积累了大量文件资料，这些纸质的文件资料该如何处理是档案管理人员必须面对的现实问题。根据上述分析，我们不仅能够意识到，搭配人事档案管理工作对事业单位发展重要性，同时也能感受到更新管理方式对人事档案后续工作发展的具有重要意义，而作为档案管理人员要充分意识其重要性并予以落实。

二、事业单位人事档案管理现状分析

（一）事业单位对人事档案管理的重要程度有待提高。提高人事档案管理效率的前提是，管理人员以及事业单位要明确其重要性，对人事档案管理工作形成较为清晰的认知，就人事档案管理工作现状来看，一部分事业单位虽然从思想上意识到其重要性，但是并未将其落实到具体行动中，还有部门事业单位认为人事档案管理工作不重要，而这少部分对人事档案管理工作不重视的事业单位导致其工作效率较低。与此同时，管理人员对人事档案管理工作的忽视会引发一系列连锁反应。基于此，不仅人事档案管理工作的作用无法得到发挥，从某种程度上来说还会制约对事业单位的发展。

（二）事业单位人事档案管理信息化程度有待提高。经济水平的提高带动科技进步，并推动信息技术不断发展，互联网的普及为人事档案管理工作提供了新的发展渠道。在信息化时代，人事档案管理工作要与时俱进，将互联网技术与认识档案管理工作有机结合，一方面提高人事档案管理工作效率，另一方面推动人事档案管理工作由传统的纸质管理向电子管理方向转变，提升人事档案管理的信息化水平，实现人事档案管理工作的新突破。根据调查得知，就目前阶段人事档案管理现状来看，大多数事业单位还停留在纸质管理阶段，人事档案的信息化管理还处在起步阶段，其信息化程度还有待提升。

三、事业单位人事档案管理的有效措施分析

（一）将信息技术与事业单位人事档案管理工作结合在一起。人类社会发展已经进入信息化时代，在信息化水平不断提高的前提下，事业单位人事档案管理的发展同样需要借助电子技术实现新突破，电子信息技术之所以能够赢得大众青睐，主要原因在于其便利性与高效性，信息时代人们更加注重效率与便捷，此外，人事档案的信息化管理在实现资源共享的同时，确保人事档案能够长期保存，较好地弥补了人事档案纸质化管理的不足。另外，电子信息技术在完成高质量信息传输时，能够将电子信息技术与人事档案管理工作有机地结合在一起，在实现工作效率提升的同时，促使人事档案管理工作迈向新的发展阶段。作为人事档案管理人员，我们要明确一点，统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设，能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。因此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设备及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提供助力。

（二）提高工作人员的业务素质。档案管理信息化建设工作必须将重视人才放在关键位置，充分重视人才。因为在档案信息化建设的日常工作运行当中离不开专业技术和专业理论过硬的工作人员，信息化建设的长远发展无法脱离专业人才，因此在引进人才的过程中对现有的工作人员提出了新的要求。加强对现有工作人员的培训和学习，不断提高工作人员的素养，提高整个工作队伍的水平，鼓励并支持工作人员不断学习，熟练掌握现代技术，加快提高业务能力，形成全员学习的良好工作氛围，以实现自我提升作为最终目标，经过自身不断的努力达到信息化建设的要求。因此，工作人员业务素质的提升也是有效档案提高信息化管理建设不可忽视的重要策略。

（三）提升档案管理工作的便利性。为提升事业单位人事档案管理工作效率，不仅需要管理人员充分重视人事档案管理工作，还需要对人事档案管理工作进行详细规划，在人事档案管理工作中，对管理方面的实际需求进行细致分析。此外，为提高人事档案管理的便利性，在人事档案管理工作中要对其进行分类编排，对人事资料进行系统化的梳理，便于人事档案使用过程中实现快速查询，将相应的资料按照编排好的标签有序摆放，既有效地提升了人事档案管理工作效率，又为后期人事档案的查找提供了便捷。

（四）凸显人事档案管理的重要作用。人事档案管理工作在事业单位中具有重要作用，其重要作用随着事业单位管理职能的完善而不断提高，因此在具体管理工作中，人事档案的管理要随工作职能的变化而不断完善。与此同时，事业单位对人事档案管理工作提出了具体要求，人事档案管理工作的目标要根据实际情况调整，以此提高人事档案管理工作的效率。此外，事业单位在落实具体管理措施的过程中，要对其具体的人事调动以及工作评价等制定明确的参考依据，使人事档案管理工作信息的真实性得到保障。

四、结语

综上所述，在信息化时代，互联网技术较为发达，事业单位全面提升其管理水平，早日实现人事档案的信息化管理。在为人事档案管理人员减轻工作压力的同时，注重管理效率以及管理质量等实质性问题的解决，进而推动人事档案管理工作向系统科学方向迈进。

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