中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

赵力

【摘要】本文从中学档案管理工作的实际问题入手，提出能够有效解决现状的方案，并对提升档案工作效率与质量方面提出了三种建议。学校不能教条式地改革中学档案管理工作，应当结合工作实际，灵活掌握档案管理工作运行模式。

【关键词】中学档案管理;工作问题;效率提升

中学档案管理工作在维持学校日常教育教学工作之中有着重要的意义。中学档案指的是其在教育教学过程之中所有载体记录，资料信息健全完善，从图表到多媒体，形式多样，为之后开展教育教学工作能够提供详尽的参考信息与执行依据。因此及时对现行的中学档案管理工作中的问题进行探讨研究，对工作效率和工作水平的提升，亟须所有教育工作者进行思考。

一、中学档案管理工作现状问题

（一）重视程度不足。在当前的档案管理之中，工作人员普遍还停留在对已有档案的整理与简单的保存管理之中，对事前的搜集与事后的完善都缺乏工作。这样的档案管理工作只能够暂时保证在教育工作之中不出现问题，但是后续的其他工作都会受到严重的牵制，让不规范的档案处理越来越多。时代在发展，社会在进步，档案管理工作更应当顺应时代的进步与发展，改变当前陈旧的档案管理工作。对于中学档案管理的不重视来自从学校领导到基层教师每一个角度，这些都会对后来的档案管理工作产生不小的影响。例如铜川市某中学，20世纪90代的教学档案和财务资料出现了大规模遗失，当年的工作人员现在依然退休，但是在计算教师工龄等事物的时候，许多数据得不到求证，给这些教师的退休流程造成了极大的困扰。这些归纳综合或档案分析工作的明显落后与不重视等因素所造成的管理问题会严重侵犯到教师与学生的个人利益，这些档案管理的方式方法得不到应有的更新，已然出现了不少问题。

（二）专业水平不足。当前绝大部分的中小学都是聘用一些退休教师来进行档案管理工作，依照既有的工作流程都存在一定的困难，更不用说专业水平了。档案管理的资金投入只是人事工资上浮百分之二十的现象颇为严重，仅仅能够维持这些档案的完整性。这些老人从来没能够接受档案管理工作的专业技能培训，导致经验主义盛行，对规章制度的了解也相当缺失，整体的工作思路就是刻板的登记保存档案，没有科学的分类归纳流程，在查阅和维护统计时造成了不小的麻烦。

（三）工作与时代脱节。中学档案分派管理模式依旧传统，及用纸质材料手写登记、大量的档案袋堆积在一起等就是现在的管理方法，与当前信息化的时代严重的不匹配。由于资金和人力的巨大劣势，任何现代化的管理传递模式都没能够进入中学档案管理之中，特别是少数经济较不发达的地区，甚至还停留在老旧的档案规整体系之中，资料的遗失损毁导致的问题数不胜数，严重地影响了中学教育工作的有序展开。这种粗放的陈旧的管理模式至今占据主导的地位，从根本上就难以满足创新发展的根本需求。这种严重的时代脱节是中国教育故步自封的一个缩影，使得义务教育工作难以得到创新，更不用谈现代化发展了。

二、中学档案管理问题解决途径

（一）重新认识档案管理工作。中学档案管理关系到中学自建校以来的历史事件与教学经历的全部记载，对学校文化传承有着不可替代的作用。面对学校的教育历程，如已经培养了几位院士等，这些人才和优秀教师，是形成一个学校的学风的重要基石。学校对祖国的贡献就体现在这些档案之中，档案管理工作需要全体学校教师与学生进行全新的有建设性的认识，让学校能够有意愿去认识到档案工作在整体教育教学之中的重要地位，主动自发地开展档案工作改革。总的来说，档案管理工作需要从基层到高层建立全新的认识，让中学档案管理工作能够得到应有的优化与发展，能够让中学教育不再受到档案调阅的掣肘，健康地开展工作。

（二）展开专业技能培训。档案室聘用退休教师明显有几点考虑，退休教师教书育人一辈子，想要继续为学生们做些贡献;学校在聘用退休教师所花费的金额必然少于科班档案管理专业人才;退休教师熟悉学校的人事与运行，交流工作不存在障碍等。针对这些方面，有两种解决方式：一是依旧聘用这些退休教师，但是应当对退休教师展开上岗考核与培训，让这些拥有丰富经验的退休教师能够掌握专业的档案管理技能。退休教师的优点其实在于其学习能力与对学校的熟悉程度，对于学校各种档案管理的规章制度也能够从实际运行的角度进行相应的修改，有充足的责任心，也不会为学校档案工作运行增添更大的负担。二是聘用专业社会人才，如有经验的档案人员进驻档案室。这样做虽然需要加大投入，但是其工作能力与工作效果必然会高于退休教师，但问题在于专业的档案管理人才并不一定能够掌握学校之中特殊的运营模式，各个部门之间的交流衔接或许会存在较大的问题。但是档案管理工作需要拥有专业管理技能的人才的宗旨是不变的，每个学校應当考量自身的状况，选取档案室的运营模式或技能培训模式。

（三）管理工作顺应时代发展。学校需要顺应社会的进步，根据自身的状况建成电子化信息化的档案室，进行学校工作的现代化改造。但是运用在现实之中就需要灵活变通，各个学校不一而足，不能照搬。如果目标中学为一个现代化近万人的大中学，不单单档案室需要信息化改造，甚至需要单独设立职能部门对这些档案进行管理，深入的研究网络技术与信息技术，彻底的改变传统的工作管理模式。但是如果目标中学是一个偏僻的乡村中学，只有学生百余人，建立完全现代化的档案室明显不现实，也起不到多少效果。这时如果能够由乡镇政府出面，将整个辖区之内的学校统合起来，统一建立一个信息化的档案室，由乡镇出面聘用专业的档案管理人才，学校摊派一部分资金，乡镇编列一些教育补贴，从而健全档案管理新的运行体系。如果情况再严峻一些，学校也能够选择将档案挂靠在乡镇政府档案室之中，既能够得到保护，也基本不需要提供费用。

三、中学档案管理工作效率提升

（一）增进管理意识与资金投入。档案管理得不到学校的重视，究其原因是对这项工作存在认识上的误差，没有遇到过重大损失。一方面，需要矫正学校全体教职工对档案管理工作的认识，才能从实质上对档案管理工作加以改革和优化。从学校领导开始改变思想，建立将档案管理工作做美做好的思想意识，进一步开始对学校现状进行调研，制定出详细的岗位职责与工作流程，建立科学的档案管理制度，推动学校管理的正规化;另一方面，学校应当着重考量对于档案管理的资金投入，保证不会因为资金的缺失而使得档案信息缺乏维护。

（二）进行现代化档案库管理。对于条件允许的学校，建立现代化的档案室，聘用档案管理的专业人才固然最好。但是许多的学校明显不具备这样的条件，就要立足于现实对现有的从业人员进行专业的培训和训练，同时开展应届生招聘，保证档案管理工作的延续性。另外，对于现代化管理设施和管理经验的归纳总结与积极构建不能放松，引进现代化的查询软件和数字技术，将档案工作与科技进步和社会演变接入正轨，从而为中学教育作出应有的贡献。

（三）创新档案管理工作绩效模式。对于档案管理工作来讲，在满足工作条件与工作人员的现代化与专业化之后，工作管理模式也亟须进行改革，从而提高工作效率。从管理学发展来看，绩效考核能够对档案管理工作的工作效率有效促进。如从工作成绩来看，对原有的人员通过绩效考核进行合理调配，从而实现人员的优胜劣汰或薪酬改变，也可迫使档案管理员工自我提升综合素质。

四、结语

当前档案工作管理水平不高是一个现实问题，转变思想，考评现实，建立现代化的档案规范管理体系，创新工作考评模式能够有效地提高学校总体的教育教学质量，为建设现代化校园作出贡献。

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