事业单位文书档案管理研究

袁晓琳

【摘要】运用现代化管理理念与信息化管理手段是快速收集整合与综合利用文书档案的基础，也是提高文书档案信息资源真实完整性与时效性的主要途径，对事业单位信息化建设成果以及服务质量等产生了深远影响。本文简要介绍文书档案管理瓶颈、管理重点及管理纪律，提出一些具有较强实践性与合理性的新措施来助推管理目标的实现。

【关键词】事业单位;文书档案;档案管理;策略

文书档案是事业单位档案管理体系中最基础的部分，对行政管理系统的正常运转、部门职能作用的正常发挥及社会历史文化研究的深入等都产生了积极推动作用，但是因纸质档案规模庞大、档案内容广泛、书写方式及用词习惯的变化等多种因素的影响，文书档案资源只发挥其部分作用。应促使管理人员在发挥其借鉴引导作用的基础上，深入挖掘其历史文化及科研价值，尝试用现代化办公软件设备及系统技术等来实现其现代信息化发展目标。

一、当前事业单位文书档案管理核心内容

文书档案是由事业单位行政管理活动中产生的文书中筛选出的一部分具有较强保存价值与历史研究价值的文书，包含了会议记录、通知以及工作总结等多种类型，另外，文书档案又根据保管期限的长短分为永久、定期两大类型。文书档案来源途径、内容目标、格式要求等具有较强的共性。文书档案常用的管理方法有保管期限—年度分类法、保管期限—年度—问题分类法、年度—保管期限分类法、年度—组织机构—保管期限分类法等等。

二、事业单位文书档案管理模式的不足之处

（一）相关人员对文书档案管理不重视。部分事业单位领导以及文书档案管理相关人员并没有准确理解文书档案管理工作的核心内容与职能作用，对文书档案管理工作存在轻视心理，将文书档案管理工作等同于筛选保存主要文件，加剧了文书档案管理工作的僵硬化与局限性，减少文书档案管理的资金技术投入，压缩文书档案管理人员编制，其他部门工作人员缺少档案管理意识，甚至认为没有义务配合文化档案管理工作。

（二）文书档案整体质量不高。部分事业单位继续沿用以往的文书档案管理机制与管理流程，造成了文书档案管理机制与事业单位职能作用转变的脱节。另外，以往文书档案管理标准以及文书处理要求并不统一，文书格式并不规范，比如，文书装订格式各异等。降低了对文书档案管理质量的要求，进而造成了文书档案内容繁杂以及整体质量不高的现状。

（三）文书档案管理队伍职业能力有待提升。文书档案管理工作较为繁琐与困难，既要根据文书内容的重要性、影响力以及适用范围等将其划进行分类归档，又要对其进行妥善保管与合理使用。缺少文书分类与档案管理相关的经验技能，岗前培训内容较为简单，岗位职业技能培训频率较低，其工作侧重于文书档案的保存，而很少对文书档案进行分类或更新，加剧了文书档案管理效果的不理想化。

（四）文书档案管理设施不完善。电子文书档案在文书档案总量中所占的比例较小，提高了文书档案管理工作对档案室规模、管理环境等要求，虽然部分档案室因安全防护措施没有具体落实到位，档案发霉、虫咬等事情偶有发生，加剧了文书档案信息资源的不完整性。现代化档案管理设备以及软件系统等的综合利用率较低，造成了事业单位资源的浪费。也有少数事业单位文书档案管理设备较为陈旧落后，使用流程较为烦琐，故障发生率较高，降低了设备技术对提高文书档案管理质量的助推作用。

三、提高事业单位文书档案管理水平的措施

（一）转变文书档案管理理念。管理人员不应只看到文书档案管理工作取得的成绩，还应冷静客观地评价我国管理现状与西方发达国家管理水平的差距，分析当前管理理念、管理方法及管理设备技术等方面存在的不合理之处，既不能照搬其他国家或地区的管理理念、管理模式，也不能继续使用漏洞百出的管理模式延续陈旧落后的管理理念，而是要在参考网络平台上的管理方法，借鉴其他国家地区失败或成功的管理经验，分析管理特征及管理诉求等基础上来提高管理理念的指导性、时代性及合理性，主動推行不同管理方法及管理系统实验或试行活动的开展，从中找出经过实践检验的效果较好的管理方法，提高管理人员积极主动工作与努力创新发展的意识。另外，管理人员还应从思想上认识到该项工作对自身及他人、单位及社会等的影响力，将其当作事业来看待，而非是赚取工资的方式。在认真负责的完成本职工作基础上，还可以通过网络学习、参加培训活动、提升学历等方式来掌握更多与之相关的数据信息，主动配合其他管理人员的工作。

（二）加强文书档案管理队伍建设力度。管理人员专业能力的高低会影响其工作方法及工作效率，其综合素质的高低则会影响其职业规划能力及人生发展目标，因此，相关部门分别从思想与职业技能两方面来对其进行针对性的教育培训。思想上，要求管理人员利用内部线上培训平台及专业app等来自主学习社会主义核心价值观，了解文书档案发展历史及发挥的作用，认识到管理工作对单位及经济社会发展的重要作用，从而提高其对本职工作的认可度与满意度。职业技能方面则需要详细介绍该项工作相关的各种规章制度及法律法规，灵活利用案例讲解、探讨分析等多种教育培训方法，结合去年文书档案管理工作总结来调整教育培训内容，延长职业技能实践培训时间，促使管理人员掌握最新的公文档案管理技巧，主动利用互联网信息技术与软件系统来完成文书档案筛选归档与运用能力，强化其公文档案管理意识与能力。利用定期考核与不定期抽查的方式来给予管理人员适当的紧张感与压力，这有助于促使其利用业余时间来学习新知识技能，避免出现只说不学等情况。部分管理人员因对档案管理相关法律条文不熟悉，经常无意识之间做一些违反相关规章制度或法律的事情，比如，因个人原因造成档案丢失或损坏等等。因此，相关部门还应将与该项工作相关的规章制度、法律等整理成册，要求管理人员每天下班前学习半小时法律条文，以此来促使管理人员意识到自身所肩负责任的重大，提高了自身对各种经济或美色诱惑的抵抗力，降低了其泄露档案内容等情况的发生率。

（三）提高文书档案管理机制的完善性。文书档案管理机制应随着档案管理目标、事业单位职能作用等的变化而变化，相关部门既要在档案管理相关法律条文变更时主动调整管理机制，也要在行政管理职能、内部框架及管理目标等发生变化时来调整管理流程与管理制度，更要在新管理系统设备研发成功并广泛运用时，管理人员职业素养相关的规定也要发生改变，只有这样才能提高管理机制的科学合理性与时代发展性，才不会让其成为管理工作的约束力。另外，还应聘请档案管理及网络系统研发等领域的专家学者对其管理机制进行客观分析与专业指导，提高文书档案管理流程的简单化与统一性，提升文书档案管理标准的一致性，降低文书格式不规范等情况的发生率。比如，事业单位应根据《档案法》《档案法实施办法》

《省档案条例》等相关规律法规来提高文件材料归档机制的明确性与先进性，准确划分文件材料归档与不归档的范围、不同类型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，对所有的文书档案进行统一集中管理。最后，还应对文件资料内容格式等进行统一要求，比如要求统一字号、字体、颜色等，避免出现文件档案资料格式内容混乱的局面。

（四）加快文书档案管理信息化建设力度。购买当前更先进的档案管理设备以及系统，及时淘汰陈旧落后的档案管理设备，完善档案室安全措施，降低档案管理设备故障档案室火灾等意外情况的发生率，有效避免重要档案的损坏。加强文书档案管理系统的研发力度，将纸质公文档案转化为电子档案，完善文书档案管理系统防火墙等防护措施，提高对黑客攻击、病毒等的应变能力，提高文书档案信息资源库的完善性以及共享性。同时，还应加强人员网络技能方面的培训，表扬主动学习和运用最新软件设备办公的管理人员，通过谈话等方式来让管理人员意识到现代信息化是档案管理必然趋势的现状，促使其成为档案信息现代化建设的动力。

（五）完善文书档案保管保密措施。文书档案保管保密措施主要包括人员保密与系统安全两部分，根据《档案法》

《保密法》等相关法律条文来提高保管保密规章制度的全面完整性，要求管理人员将文件资料划分为公开、机密、保密等不同等级，对于属于绝密和机密的文件资料可以通过办理更为严格的查阅手续、规定查看地点、签署保密协议等方式避免绝密材料的泄露。同时，还应完善档案鉴定销毁机制与流程，通过申请销毁、领导审批、同级档案行政管理部门备案、档案鉴定等流程之后销毁超出保管时间期限的文件资料，也就是说管理人员不能随意销毁文件资料。另外，该部門还应加强对档案管理系统及档案数据库安全防护系统的检查力度，及时发现系统出现的漏洞，定期更新升级防护系统，从而提高其面对黑客攻击及病毒等的应对能力。

四、总结

辩证看待档案管理、行政职能及社会发展等的内在关联性，从人员专业素质、管理方法及管理技术系统等层面来助推档案管理目标的实现，加快文书档案管理网络信息化建设力度，为扩大其对事业单位乃至经济社会发展的促进作用奠定了基础。

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