大数据环境下加强档案管理的对策研究

冯丽丽

摘 要：档案管理是关系到我国现代化建设的一项重要工作，对大数据时代背景下档案管理策略的探讨具有十分重要的意义。本人对大数据的来源及重要意义进行了讨论，并进一步找出了存在的问题，给出了分析，针对上述问题提出了相应的解决措施。

关键词：大数据;档案管理;策略

目前，档案部门在档案数据和信息资源管理中充分认识到大数据的特点，通过引进大数据技术进行档案管理，对推动了档案的信息化管理工作效果十分显著，为促进档案信息资源的整合和交流发挥了积极作用。

1 档案大数据的来源

档案的大数据信息是随着档案管理工作与大数据信息技术相结合而产生的，因此，档案信息的大数据来源可以分为以下方面：

1.1 档案本身的数据

档案资料本身包括：档案数字化后收集的电子文档、视频档案和传统档案的所保存内容信息资料，也有电子资料形式的档案内容，同时还包括档案目录、摘要、指南等资料信息内容。档案信息本身是档案大数据文件的重要组成部分，也是档案大数据信息所构成的最突出的部分。

1.2 档案部门开展业务活动产生的数据

这部分的信息数据是档案部门开展业务时，所产生的业务领域的数据信息，主要由档案部门以各种方式收集得来的信息，档案部门将详细的档案资料如：概况信息、政策档案、以及馆藏内容动态资料等。

档案信息的大数据来源主要来自以上数据的收集，其中，只有具备有价值的信息内容才能够被信息系统收录到大数据的档案当中来。

2 大数据的档案管理创新的重要意义

1）大数据技术拥有存储速度快以及海量存储的特性，而且处理能力也十分强悍，所以它具有很高的数据挖掘和分析价值，在当前互联网技术飞速发展的形势下，数据量在社会发展的过程中不断增加，利用大数据技术处理这些信息数据不仅具有很高的处理效率，而且可以对数据信息进一步挖掘利用，实现专业化的数据处理能力，为档案管理创造更加便捷的工作条件。

2）当前的档案管理工作，大数据技术普遍得到应用，档案信息得到了有效管理，并且在档案管理工作中流程能够进一步得到简化，改进完善了档案管理制度和方法，全面提高了工作质量和工作效率，实现了对档案内容的快速检索。档案信息资源逐步完成电子档案的转化后，使档案的归档和检索更加方便，适应了不同用户的对档案查询的需求，档案管理人员的服务质量得到了显著的提高。

3）目前，电子档案已成为档案信息的主要构成部分 ，电子档案具有海量存储的特点及简单的分类存储和快速的查询检索。在目前的电子档案管理中，档案管理的工作流程是通过使用最先进的信息管理技术，利用云存储、网络信息技术和智能终端设备等，来实现对档案件信息的快速存储和查询，极大提高了档案管理工作的效率。

4）在目前时信息爆炸的年代里，档案信息内容也正在迅速增长，档案信息所储备内容不断更新，针对大量档案信息，我们将构建更加庞大的档案数据库，通过运用新的网络技术，并依托云计算，以此来有效的管理档案信息内容，逐步提高电子数据库的利用率，创新档案管理工作。

3 目前大数据档案管理存在的问题

3.1 管理制度缺少系统化

当前国际上大力发展网络及云技术的背景下，档案信息化管理也正面临这各种冲击，各种数据信息内容对档案管理的应用系统提出了更多更高的要求。使得档案信息管理对网络的依赖性太强，造成了大量的档案信息安全出现问题。由于目前我国的档案管理机构还处于发展时期，在自主创新的能力上还有所欠缺，对新技术的应用也有待改善，所以档案管理工作与管理系统存协调性差，无法有效的保证信息安全性。

3.2 缺乏风险预判能力

然而，档案管理部门在对数字档案进行管理时出现的问题，就十分能够反映出安全性对档案信息的重要，这些各种各样的问题都危及了数字档案的安全性。数字档案安全问题如果得不到重视，就会因为突发事件不能及时解决，从而使更多潜在的数字安全问题逐渐显露出来，直接影响到数字档案资源的安全。

3.3 信息安全存储格式不一

目前，我国国内的数字档案管理无论是自身和环境，都还存在着各种各样问题，特别是档案的长期保存更是档案管理工作中的重点，只有专用的存储设备和相关的存储转换媒介才能有效地读取数字档案信息，而且在一些情况下导致信息正常读取失败。

3.4 风险评估体系不健全

我国目前的数字档案管理中对风险评估工作还存在一定的漏洞，由于信息安全制度的不够完善，严重影响了数字档案信息系统的安全。正是这种对安全防范工作的忽视和防范能力的缺失，都无法完全实现对数字档案信息安全的保障。

3.5 人员不重视安全防范

在我国数字档案管理从业人员中，年龄大的人员普遍学历不高，并且缺乏专业的档案管理人才。这也成为档案管理人员综合素质无法提升的重要因素之一，这就意味着数字档案管理无法满足专业化工作。专业化程度的缺失，在档案信息管理的问题上，会损害其数字档案的安全性，进而引发诸多问题。

4 大数据的档案管理工作的策略

4.1 转变观念，加强档案大数据管理能力建设

大数据已经成为目前档案业务发展的主要内容，已经成为档案工作和档案服务今后的发展趋势，在这种形势下，档案工作者必须紧跟时代脉搏，加强对大档案数据的研究投入，运用大数据技术提升档案管理工作的水平，更好地促进档案工作在今后的发展，使档案工作能够在未来满足人们对档案信息服务的要求。

4.2 做好档案数据源基础建设，制定相关工作标准

在当前的数字档案信息设计构建过程中，相关应用软件和硬件设备的种类繁多，且相关标准互不兼容，在一定程度上阻碍了数字档案信息资源共享的实现，针对档案信息资源共享内容服务缺失现象的出现，在目前大數据技术飞速发展的今天，就必须重视档案管理中数据源基础工作的进展，进一步协调统一数字档案工作标准，加快实施档案信息资源交换和共享。

4.3 加强档案资源集群建设，打造数据资源平台

从信息技术的角度讲，云计算技术的合理应用对我国不同档案管理单位的整合，以及全国档案云的构建与实施，距离实现这一目标已经为期不远了。因此，我国档案部门必将全力推进数字档案信息的构建，为大数据时代的档案工作创造坚实的工作和服务条件。

4.4 基于大数据档案管理的创新技术的应用

1）物联网。物联网是基于互联网信息内容所建立的的网络技术，物联网的创建实现了各种数据和信息的连接和集成，利用物联网技术实现了档案信息的共享和互联互通，为档案信息的安全管理提供了良好的基础以及有效地整合。

2）云存储。云存储的应用主要是利用云服务器存储空间来保存档案信息，通过云服务的终端接收数字档案信息内容，收集整理后存储在云服务器中，应用与数字档案的管理工作，有效解决了因档案管理自身存储空间不足而造成的问题，简化了数字档案的管理过程，为用户共享和查索文件内容带来了极大的便利。

3）移动终端。在大数据技术的应用过程中，必须以智能终端设备为基础，以互联网技术为核心，随着互联网技术的飞速发展，无线移动终端设备在各个领域得到了广泛的应用。利用无线移动终端，管理人员可以随时组织、管理和查询档案信息，有效提高档案管理效率，进一步优化档案服务质量。

4）做好档案大数据的云服务。在大数据时代，档案部门通过档案管理的云服务，实现了一个需要良好工作的云服务平台，有效地满足档案服务不同用户的需求，逐步提高了数字档案信息资源的使用效率，如现有的档案云平台架构和通过档案云平台的档案信息网络架构，采用大数据技术引导不同用户分析以提高档案数据服务质量，更好地满足不同档案用户的需求。

5）加强用户需求数据分析。大数据技术支持下的档案管理工作的目的，是更好地满足用户所需要的服务，因此，在档案信息管理中，必须用大数据技术分析用户的需求行为，并根据具体的分析结果制定有针对性的提供档案信息服务，全面提高用户对档案工作人员服务的满意度。

6）提升大数据档案智能检索能力。在大数据时代，要提高档案的综合服务能力，必须做好智能检索的设计，对图书馆的各类档案进行分类，提高用户检索的效率，为缩短检索时间，提高自身的检索服务能力，技术人员还应做好可视化分析，直观地向用户展示更多的文件数据，以便查询自己所需的文件信息。

7）大数据的技术档案信息管理中运用已经成为我国档案系统今后发展的必然趋势。在我国一些地区已经建成了极具规模的大数据产业园，这些大数据产业园建成后，可以进行全面的数据集中处理，进行深层次的集成分析，有效保证数据信息的利用性。

5 结束语

档案管理的目标是为社会和用户提供更好的信息服务。为了加快档案管理的創新，档案管理者不仅要引进先进的管理理念，还要利用不同的新技术、新资源通过建立完善的档案管理系统，提升档案信息服务质量，扩大大数据资源的共享，加强档案的安全保密能力，使档案信息更好地为社会经济发展服务。

参考文献

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