关于确保档案真实性和完整性的几点建议

余菊

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）03- 117- 01

摘 要 档案的真实性和完整性，决定了档案的价值。然而档案的真实性、完整性又在一定程度上受到档案材料收集的工作人员和文件归档的管理人员的责任心和使命感的影响。那么，档案管理人员该如何在日常工作中最大限度的保持档案材料的真实性与完整性呢？接下来，本文将就针对如何保持档案的真实性与完整性，提出几点建议，希望对档案价值的保持有所帮助。

关键词 档案管理 真实性 完整性 思考研究

“档案”作为人们是社会实践中原始的记录，而非事后编写，随意收集而存的，这也是所有类型档案的共性，档案资料的该特征进一步深刻表明了档案的作用与历史价值。

一、档案材料的收集

档案材料收集和甄别，直接决定了档案的完整性和真实性。只有在将一个人、一件事、一项工程的所有相关资料，这其中包括文字、图片、文件、相关的报道等收集完整并集中保管了，在对所收集材料的鉴定时有选择的余地，才能初步确保所收集保存档案的价值[1]。要做到这一点，需要档案工作人员在材料的收集、转运、储存等恪尽职守，正直无私。一旦将档案的齐备和真伪留到档案归类时再去甄别，不仅工作量增大，鉴定难度巨大，严重影响了档案的历史价值。

（一）档案材料的收集范围

首先明确档案材料的收集范围，是顺利开展档案材料收集工作的前提。只要是能后真是反映本单位、本部门工作职能，并且具有保存价值的材料都应该收集，因为这是本单位或本部门，开展工作，履行职能的历史见证。

（二）档案材料的收集时机

每一项工作完成之时，就是收集档案材料搜最佳时机。因为这项工作刚刚结束，所有的文件材料都还未来得及处理，所有的内容是最为齐全的，便于我们的集中收集。如果等到，所有参加该项工作的人都离开了，相关的材料也“下落不明”了，到时候再去收集、询问、查找，将给档案材料收集工作增加许多困难和工作量[2]。

（三）档案材的收集习惯

档案管理工作人员要养成“今日事今日毕”的好习惯。众所周知，档案管理工作只基层工作，在工作中不可养成“等靠”的工作思想和工作习惯，应该及时收集、筛选，保证档案材料的在数量上齐全，以及质量上的真是，为后面的工作提供充足的材料，保证档案工作的顺利进行。

二、档案材料的分类归档

对档案材料进行有序高效地整理、分类、归档，有助于将来更好的对档案材料进行管理、查找和利用。在对档案材料的分类归档前，还需要档案材料的收集人员对所提供材料的完整性、真实性确认无误后，交给档案管理人员进行复核把关，档案管理人员还应完成以下工作，确保档案管理的真实性、完整性。

（一）清理材料，文件分類

档案管理人员首先需要对所收集的材料进行清理，剔除重复材料，然后剩余的材料进行排序分类，对所收集的材料按照其产生的流程和时间顺序进行有规律的分类，将保持文件材料的有机联系作为分类的大原则；其次，按照文件材料的性质，对文件进行合理的排序，一般按照文件材料的重要性，材料产生的时间先后顺序进行排序[3]。

（二）文件内容检查

档案管理人员在完成了对前期收集材料的清理、分类、排序等工作流程后，还需要对文件材料进行细致的清点，检查文件种类是否齐全、材料内容是否准确、操作流程是否符合规范，对于不符合存档要求的材料、文件，档案管理工作人员要及时纠正、联系相关人员就是不齐，否则不予以存档。

（三）目录与页码的编写

档案管理人员要对有页码的文件进行编号，页号要按照自然页数进行编写，并且采用阿拉伯数字依次在装订线的另一侧右下角编号，不允许出现重号，或者空号。完成编号后，档案管理工作人员，还需要对文件进行目录编写，要求档案管理人员对每一份文件都需要按照原文标题进行标注，对于没有题目的材料，可以根据文件的内容进自拟题名，并编写在目录。

档案管理人员在完成上述工作后，在对全部的档案材料、文件进行封面、装订、归档保存，然后在档案管理系统中编制检索工具，进一步确保档案材料的真实性、完整性，同时便于日后的查找和利用。

三、结语

档案是个人、单位成长历史的全部、真实的体现，也是一个国家、民族一路走来，开拓进取的历史见证，是一个单位进行人员管理的基础，也是一个项目进行审核验收的凭证，更是我国生产发展的历史依据，还是文化发展、繁荣的思想源泉，与我们的日常生活息息相关，因此保持档案的真实性、完整性，能够最大程度的保持档案的价值与意义，更是在保存一个个体的真实的回忆，一个民族的完整的历史。

参考文献：

[1]杜建民.浅谈加强电子档案的真实性、完整性和有效性管理问题[J].内蒙古水利，2014（3）：177-178.

[2]肖婉丽.如何提高项目档案的真实性和完整性[J].兰台世界，2012（z4）：17.

[3]彭杰.如何确保会计档案的真实性和完整性[J].内蒙古统计，2011（6）：24.