基于大数据时代的企业档案信息化建设研究

张桂芝

摘 要：档案是企业管理工作中的关键环节，在当前时代背景下，信息化技术应用极为广泛，数据流量海量增长，形成了大数据趋势，在给企业带来冲击的同时也存在着机遇，企业应摒弃传统的档案信息管理模式，深入应用信息化技术，通过大数据分析来进行更加高效化、精细化、高质量化的企业档案信息系统建设。本文针对现阶段企业内部档案信息建设中存在的问题进行研究分析，并提出相应的改进措施。

關键词：大数据时代;档案管理;信息化管理系统;存在的问题;具体措施

1 推进企业档案信息化建设是促进企业档案工作发展的必然趋势

随着部分企业逐渐推进档案信息建设的开展，该部门在进行办公时，有着科技系统强有力的支撑，在进行档案信息的收集、归纳、筛选等方面可以采用新型信息技术来完成工作，可以有效的减轻工作人员的工作压力[1]。同时因现代技术员的操作较为简单且精确，可以有有效的提高工作效率，为企业的发展提供帮助。

2 大数据背景下企业在档案信息化建设中存在的缺陷

2.1 电子档案信息安全性较低

因企业内部中都具有较为机密的文件，该文件涉及公司现阶段的发展以及未来的规划，因此需要制定较为完善的档案信息管理模式，才能保证该文件的安全性。但是目前我国还没有设计出性能较高的电子档案管理技术，而且该文件的传输方式还是需要通过第三方软件来进行的，所以很难确保档案信息传输以及保存过程中的安全性。比如，我国大多数企业在进行文件传输时，较多的使用QQ、邮箱、微信等软件，若该软件的密码泄露或者被窃取的话，都会给该企业的经济造成较大的影响，而且企业内部的信息部门无法对该第三方软件的安全性进行加强防护作业，所以无法保证档案信息的安全[2]。同时，部分企业为了窃取到同行的机密文件都会聘请黑客对同行业的系统进行入侵，因此提高电子信息档案的安全性已经迫在眉睫。

2.2 企业内部缺乏信息化建设的标准

随着我国科学不断的发展进步，逐渐趋向信息化发展。目前部分企业已经将信息化技术融入到企业内部的档案管理系统中，但是因我国的信息化建设还在逐步发展阶段，其体系还存在较多的问题有待完善。同时因每个企业的规划和需求以及涉及的领域都是不同的，在管理上未能有较为统一标准，并没有进行有效的沟通与交流，从而无法实现资源共享化和整体的统一性，限制了信息化建设在企业内部管理系统中发挥有效的价值，影响了我国企业内部档案科学信息化发展的进程[3]。

2.3 建设企业档案信息化的成本相对较高

企业内部所想促进企业档案的信息化建设，就必须在前期购买大量的电子机械设备，而且还需要招聘具有该方面知识的专业性人才，并根据企业的需求对该部门的员工培训相关的企业文化以及企业内部的标准体系。同时该部门需要根据企业发展规划进行研发，从而才能跟着企业发展的步伐制定较为相符合且完善的档案信息管理系统[4]。其次该部门还需将企业内部原有的纸质版档案快速的转化为数字档案版本，将电子档案数据库赋予多样化模式。因该过程需要大量的人力、物力、财力以及较多的时间，其所需的成本对公司会造成压力。

2.4 对档案信息资源的开发和利用不够充分

据调查了解，我国部分企业对档案信息的安全性较为不重视，对公司的运营以及经济提升投入大部分的精力，因此导致档案信息化未能得到有效的利用，从而不利于企业内部档案信息资源作业的开展。同时在企业未来发展的规划方面，也没有档案信息资源的发展方向的方案，大部分的企业对档案规划还停留在较传统的方案中，未能紧紧跟住时代发展的步伐，不利于现代信息化档案信息的发展。

3 大数据时代企业档案信息化建设的强化措施

3.1 完善企业档案信息化管理系统

若想实现企业档案的信息化模式，企业需根据实际情况对原有的模式进行创新和改进，在企业内部并建立较为完善的档案信息系统，并将该系统的整体目标以及管理环节的流程进行明确化。同时，企业需要运用现代化技术手段，对内部的信息数据库进行规范，技术部门需对管理软件的开发加强重视，从而可以紧跟时代的步伐进行创新和改进[5]。其次，企业还需制定规范的管理制度，对机密文件进行统一的管理，并结合企业的经济实力以及根本需求合理的购买该方面的软件。

3.2 企业内部需严格制定企业档案信息化建设的具体标准

现代化企业发展对档案信息化管理较高，因此企业内部必须加强重视档案信息化的规范性，这就需要结合企业实际发展状况以及内部相关规程，设计有效且可行性较高的档案信息化建设标准。在对企业档案信息进行管理时，内部信息的整理、储存、传输等都要严格按照行业内部的标准来进行作业，并对电子档案内的信息及时进行有效性的整理筛选，从而可以给企业后期的工作的顺利开展奠定坚实的基础，进而有效的提高该企业的档案现代信息化建设的整体水平[6]。

3.3 注重企业档案信息化建设的安全性

在进行档案信息化建设的开展过程中，需根据现阶段存在的问题进行不断的改进，从而提高企业内部档案文件的安全性。企业内部需制定相关的提取信息管理制度，在公司内部人员对档案信息调取使用时，该部门人员需进行登记备份，可以在出现问题能够及时的进行补救。同时，企业需根据内部需求适当的购买安全维护软件，技术人员需定期的对该系统和硬件设备进行检修，从而降低安全隐患问题。其次，可以将档案管理系统传统的原始密码进行改进，设定动态密码，减少因密码泄露导致机密文件外泄现象出现。最后企业内部需要定期对档案管理人员以及技术人员进行专业技术培训，加强职业素养的培训，有效提高企业内部档案信息系统的安全性。

4 结语

通过以上分析来看，我国部分企业若想提高内部的档案信息管理水平，需结合现代科学手段来实现。对企业而言，其内部文件的安全性至关重要，它关系到企业的未来发展以及企业整体经济效益。因此在大数据背景下，需对现阶段出现的问题进行总结，并采取可行的措施来进行制约和提高，从而在根本上提升企业的效益[7]。

参考文献

[1]赵跃，乔健.改革开放40年来中国档案学研究的全景透视——基于研究主题的挖掘与演化分析[J].档案学研究，2019（03）：44-54.

[2]张诗茉，张爽，徐杰，孙巍.大数据背景下企业档案信息服务体系构建策略研究[J].北京档案，2017（12）：22-24.

[3]王钧超.大数据时代产业经济信息分析及在宏观决策中的应用[D].中国地质大学（北京），2016.

[4]周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2015，5（02）：108-113.

[5].中国机电兵船工业档案学会2016年档案学术论文评审结果[J].机电兵船档案，2016（06）：3-8.

[6]李璞.大数据背景下政府统计工作问题与对策研究[D].沈阳师范大学，2016.

[7]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.