大数据背景下的企业档案信息化建设思考

曹莹

摘 要：本文以大数据时代作为研究背景，探索企业在发展期间，档案信息化建设存在的问题，分别从企业发展不均衡、管理观念的陈旧性、信息化建设的运行能力不佳、管理人员专业性不足四个角度加以阐述，并且提出了大数据时代下企业应采取档案信息化建设方案，试图提升企业档案信息化管理的整体运行能力。

关键词：档案管理;信息化制度;信息审计

大数据环境中，信息技术包罗万象，包括：物联网、电子商务、云计算等技术。大量的智能信息化技术，融合在人们生活与工作环境中，形成了数据信息较为丰富的网络环境。与此同时，企业发展中数据信息体现出管理的重要性。为此，以档案管理为落脚点，研究企业数据信息管理的运行与发展，具有重要意义。

1 档案信息化建设面临的问题

1.1 企业档案管理工作发展不均衡

在数据库环境中，企业的综合实力，直接影响着企业的档案信息化建设程度。企业档案管理中，引入信息化技术期间，应引入相关技术与人才，配套适用的计算机终端、服务器等设备，尝试为档案信息化运行提供平台。与此同时，科学建立档案信息应用的数据库，实现纸质档案的数字化处理，改革原有的档案工作流程。由此可知，档案管理信息化建设的配套设备、数据库搭建、人才配置等，均需企业给予一定的资金支持，如若企业资金来源渠道较少，将会在一定程度上影响着企业档案工作信息化建设的发展[1]。

1.2 档案管理观念滞后性

大多数企业管理人员，尚未全面认知档案信息管理工作的重要性，对其建设保持漠视状态，认为引进档案信息管理的应用系统，即达成了档案信息化建设目标。然而，档案管理信息系统作为运行工具，属于企业档案信息化建设的其中一个版块，尚不能代表档案信息化建设的全部内容。为此，企业管理人员应改善自身的档案管理观念，为企业建立完善的档案管理工作运行制度，提升企业档案信息建设的能力，增强企业的整体运行效能。

企业存在的档案工作问题为：企业管理人员将档案管理工作认作是一般性资料整理工作，尚未认知档案信息的价值，对传统纸质版档案存在较高依赖，认为档案信息存在不安全问题。企业档案信息化建设的此类问题，严重削弱了档案信息化建设的服务性，造成档案管理工作难以发挥其职能。

1.3 档案信息化建设的运行能力不足

企业如若在初期开展档案信息化建设时，尚未开展良好的统筹规划，盲目选择档案管理信息的应用型系统，造成信息系统与企业发展的不适用问题，造成引入的档案管理系统处于荒废状态，难以发挥档案管理信息的应用价值，削弱了企业信息资源的整合与应用效能，失去了档案信息管理应用的市场价值。由此发现，如若档案信息化建设尚未开展科学的规划与管理，极易造成系统的不适用问题，削弱了企业信息化建设的运行能力，造成企业内部运行系统不兼容等连锁反应，不利于企业良好发展[1]。

1.4 档案管理人员信息化专业性不佳

档案管理人员存在专业性不佳的问题，在一定程度上削弱了企业档案信息工作的运行能力，不利于企业有序发展。此外，企业在开展档案信息化建设期间，缺乏标准的安全保障措施，造成企业档案信息的不安全问题。产生档案信息安全措施不完善的原因在于：一方面档案管理人员尚未形成良好的安全意识，在工作操作中造成信息丢失，另一方面在不法人士采取病毒、黑客等技术时，企业尚未安装有效防范的措施，给予不法人士可乘之机。

2 大数据时代下企业应采取档案信息化建设方案

2.1 借助大数据技术，均衡企业档案工作发展

企业在开展信息化建设期间，涉及档案信息相关工作时，应配以适宜的相关技术予以支撑。在硬件建设中，企业应采取基础设施的完善，为企业各部门配置相应的信息化设备，比如计算机、路由器、交换机等。在软件建设中，企业应结合自身的发展需求，搭建企业档案工作的应用平台，为企业引入档案管理工作系统，发展档案信息的数字化建设[1]。

2.2 建立系统的档案信息化制度，革新档案工作观念

在信息化高速发展互联网逐渐普及的今天，大量的电子文件涌现。电子档案如何能更好的管理成为企业面临的问题。要实现档案数字化、信息化建设，需要建立完善的企业档案管理系统，确定统一的标准和管理规范，才能做好企业档案信息化建设。由于企业实际情况不同，推进信息化落实建设的过程中，需要结合企业自身特点，制定适合企业档案信息管理标准。由于相关标准和管理规范的缺失，一些企业对原有的档案管理信息系统升级时会发生一些变故。比如，原先的软件开发公司出现状况，双方合作出现问题，企业只能寻求新的软件开发公司，引进新档案管理系统，导致原有数据无法导入新系统中，使用时出现系统错误。还有的企业管理系统只能单项连接，无法实现信息资源共享。企业只能在遵循相关标准规范和管理体系的基础上，建立全新的档案信息化管理体系。

2.3 建设档案信息良好的防护体系，提升其运行能力

1）信息保障。在信息时代的背景下，企业需要在技术上加强对病毒和黑客等不法分子入侵的防范力度。还要建立和完善机密信息管理、资源共享管理、信息安全保障等制度，从根本上解决商业机密和核心商业数据被窃取的风险。信息保护制度是，企業对机密信息进行算法加密的行为。通过签订保密协议，防止使用者为追求利益对商业机密进行交易。建立机密信息识别和监控机制，识别浏览机密信息人员的目的，制定机密信息使用权限，以减少机密信息的接触者。对于失效机密进行清理，减少占用的空间。

2）信息共享。资源共享是企业信息化的主要目标，要制定企业档案信息查询、复制传播等操作的相关规定，将档案信息进行分级管理，明确各级别档案信息的传播范围。对于公司内部人员也要进行分级控制，以免无关人员接触到企业核心机密。

3）信息审计。建立信息审计与监控的小组，规定统一的安全审计流程。由高层领导建立下设审计办公室，在管理人员中推选出管理小组的组长，全权负责整个企业信息的监控与审计，将监督审计工作落实到个人，确保人人有责，人人负责。提前预防信息泄露风险，做到及时发现，迅速处理，保证针对措施的有效性[2]。

2.4 建设企业内部档案管理人员的专业素质

高素质企业信息化管理人才作为将企业档案信息管理，转化为重要情报资源的重要环节，在企业档案信息化管理中是不可或缺的部分。在原始信息收集到情报转化的过程中，信息之间的关联并非技术可以解决的问题。许多生产信息只有财务、销售等相关的专业的知识只有专业人员才能识别，因此企业档案管理需要既懂技术又懂管理的复合型人才。这种人才需要熟练掌握办公自动化和管理软件，具有较强的档案信息处理能力，企业招聘这种复合型人才，可以适当提高从业标准和从业人员的福利待遇。

3 结论

综上所述，信息技术在企业档案管理建设中是一项复杂的工程，是对企业信息资源的深度开发和再利用。本文通过论述了企业档案信息化几个基本要素，分析其间的关系，旨在创新档案管理方式，提高管理效率，为我国经济发展建设作出贡献。

参考文献

[1]周向玲.大数据背景下的档案信息化建设思考[J].资源信息与工程，2019，34（01）：203-204.

[2]唐戈彦.大数据背景下企业内部审计信息化建设的思考[J].中国新通信，2018，20（21）：219-220.