试论如何加强企业档案管理信息化的建设

李海滨

摘 要：现阶段，计算机网络信息技术在人们的生产、生活中得到了广泛运用，特别是在办公领域中，通过应用计算机网络信息技术，极大的提高了办公效率和质量。在企业的日常管理之中，档案管理是至关重要的部分，因而提高企业档案管理信息化程度是未来档案管理工作的开展趋势。本文对企业档案管理信息化进行研究分析，首先阐述了企业档案管理信息化的重要意义，然后对企业档案管理信息化建设的有效措施进行了探讨，希望能够对相关工作人员提供帮助。

关键词：企业档案管理;信息化建设;计算机网络信息技术

1 实现企业档案管理信息化的优势

1.1 优化企业档案管理工作

通过对传统的企业档案管理工作进行分析可以看出，其主要还是依靠人力进行操作，这无疑增加了工作量，同时降低了工作效率。现如今是高效率时代，通过将计算机网络信息技术应用到企业档案管理中，让企业档案管理实现信息化，工作人员只需要将企业相关档案数据输入到计算机设备之中，就能够实现永久保存，不但极大的提高了档案管理工作人员的工作效率和质量，降低了工作负担，同时也能够在需要使用档案时，快速进行检索，为后续工作提供便利条件。

1.2 促进企业进一步发展，提高市场竞争力

通过让企业档案管理实现信息化，不仅能够通过使用计算机设备对档案信息进行快速的检索，极大的提高量工作效率，同时将企业档案信息化也能够为企业领导做出决策提供帮助，为其提供详细的资料，让其决策更加准确、科学，进一步提高企业的核心市场竞争力，也能够帮助企业更好的关怀员工，激励员工，开发员工的内在潜能[1]。

2 实现企业档案管理信息化的相关措施

2.1 建立并完善企业档案管理信息化制度

企业需要给予档案信息化管理高度重视，充分利用现代信息技术，根据企业的自身情况，制定并完善档案信息化管理制度，约束工作人员的工作行为，提高档案信息化管理的整体水平。因此，企业第一步需要建立并完善档案信息化管理工作制度，明确档案管理个目标，确定档案管理工作的内容，将档案信息化管理标准化、规范化。然后，明确划分责任，将档案信息化管理工作的责任落实到个人，当工作中出现的各种问题时能够第一时间找到负责人，并及时解决问题。最后，企业要提高内部各部门的协同合作能力，要求各部门要配合档案管理工作人员，进而能够充分发挥网络信息技术的优势[2]。

2.2 优化对电子档案的管理工作

对于企业档案管理信息化来说，建立电子档案是至关重要的任务，因此需要加强对电子档案的管理。在对电子档案进行管理的过程中，需要对电子档案的接受、保存、使用等方面进行严格的把控，保障管理的有效性，将对电子档案管理工作规范化、标准化。当代社会的信息量非常大，对于档案管理也存在着多种形式，例如录音档案、视频档案等等，需要对不同类型的档案进行有效的转换，强化对电子档案的整理、保存等工作，為后续工作的开展奠定基础[3]。

2.3 借助信息网络平台实现资源共享

现代企业要想进一步发展，提高自身竞争力，离不开对网络信息技术的全面利用，通过对信息网络的深度开发，共享各项资源。首先，就需要搭建起专业的档案信息化管理平台，让企业内部实现高效的信息交流和共享，为员工开展相关工作提供帮助[4]。其次，通过搭建对外档案管理通道，积极的融入档案市场，第一时间更新档案信息，实现对档案信息的贡献，进一步提高企业自身的竞争力。

2.4 提高档案管理信息化安全水平

计算机网络信息技术是实现档案管理信息化的基础，但随着科技的不断发展，病毒技术以及黑客技术也在不断的提高，因此在档案管理信息化建设同时，也需要重视档案管理信息化的安全建设。首先，档案管理工作部门需要时刻保持安全意识，严格遵循相关工作标准，对企业档案数据定期进行维护检查，当出现问题、漏洞的时候，及时进行修复解决，避免造成更为严重的安全事故。其次，充分发挥先进网络安全技术的优势，加强对档案信息的安全管理，通过建设企业档案网络安全管理体系，建立多道、全面的防火墙，对企业系统定期进行杀毒维护，同时还需要设置相关网络权限，例如身份认证、访问权限等，对于十分重要的文件档案数据要进行备份，避免出现丢失，无法找回的情况[5]。

2.5 加强对档案管理人员的培养

档案管理工作者是档案管理信息化建设的主要参与者，因此其自身综合素质以及能力水平都对档案管理信息化有着直接的影响。基于此情况，企业首先需要对档案管理人员的专业技能以及综合素质进行培养，例如定期开展档案管理知识技能培训、计算机网络信息技术培训等，让其能够充分掌握相关的知识与技能，提高其工作能力，进而增强其工作效率以及工作质量。其次，需要加强档案管理部门与企业其他部门的沟通联系，实现资源共享，进一步提高企业档案管理信息化水平。最后，需要针对档案管理工作制定合理的考核、激励机制，进而提高档案管理工作人员的责任感和积极性。

3 总结

综上所述，现如今的社会是信息化社会，随着科学技术的不断提高，计算机网络信息技术在我国人们生产、生活中有着广泛的运用，企业档案管理信息化是未来的发展趋势。企业通过实现档案管理信息化，让档案管理工作更加规范、标准，提高了档案管理工作人员的工作效率以及工作质量，进一步实现信息资源的共享，保障企业档案资源的安全，通过备份资源，避免出现丢失无法找回的情况，促进企业的进一步发展，增强企业的市场竞争力。

参考文献

[1]郭果.企业档案的信息化管理[J].卷宗，2018，8（33）：21.

[2]严卉.企业档案信息化管理浅析[J].信息通信，2018，（11）：191-192.

[3]陈静.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].科学与信息化，2018，（36）：181，183.

[4]王志平.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].产业与科技论坛，2019，18（23）：260-261.

[5]鞠义军.建筑施工企业档案管理信息化建设的探析[J].中国民商，2019，（12）：38，46.