机关单位档案管理信息化建设方案研究

房兰兰

摘 要：新时代背景下，我国计算机行业获得了快速的发展，且开始积极应用在各大领域中，应用范围在不断的扩展。为了加强机关单位信息化建设工作，提升档案管理的工作效率，机关单位就需要积极应用信息化手段，进而努力提升机关单位提升办公水平以及工作效率。文章针对机关单位档案管理信息化优势进行分析，并详细阐述信息化建设过程中的具体应对措施，以期能够为提升机关单位的工作效率提供一定借鉴。

关键词：机关单位;档案管理;信息化;建设

近年来，市场经济以及网络信息化在不断发展进步，事业单位在实施档案管理过程中引入计算机科技是发展的必然趋势。基于此，为了更好的适应社会现代化的需求，就需要在机关单位档案管理中积极应用信息化技术，从而全面实现档案信息资源的共享性特点，为各机关单位工作开展提供一定便利，同时，机关单位的办公效率以及运作效率也能够获得全面提升[1]。

1 机关单位档案管理信息化优势

1.1 存储环境

传统档案管理上均采用纸质作为主要手段，记录上也主要采用人工录入方式，不仅工作效率较低，且容易出现工作失误，同时长期储存的纸张就会变得薄且脆，不利于对信息资源的进一步管理以及采集。应用信息化管理手段，管理人员就可以利用网络平台、电子平台等方式录入档案信息，从本质上改变了档案信息的管理途径，管理效率也会有大幅度提升。档案信息可以直接电子磁盘中，需要使用时直接查询即可，且档案资源所占空间较小，更有利于管理工作的开展。电子档案对于存储环境也没有较高的要求，有效避免了纸质档案存储的不便性，更有利于存储工作的开展[2]。由此可见，利用信息化手段存储档案，更有利于档案的保存以及其他工作的开展。

1.2 便于使用以及查询

档案信息化建设工作是机关单位当前需要重点考虑的问题。为了提升档案管理以及存储、查询效率，同时加强资源共享性，就需要积极利用信息化管理方式进行建设。传统档案管理上，均采用纸质版，工作人员在整理以及查询时就会较为困难，且纸质档案不易长期保存，会出现纸张老化以及腐烂的现象，且查询手续较为复杂。基于此，为了有效提升档案资源的利用效率，同时对档案的使用流程进行简化，就需要使用信息化手段对档案进行管理，提升管理效率。

2 深化事業单位档案信息化管理工作方法

2.1 全面提升管理人员专业素养

档案管理工作要求管理人员具备较强的工作能力，从而更好的胜任档案信息化建设工作。在此方面，为了提升档案管理人员计算机技术水平，需要针对其功能技能以及综合素质展开针对性的培训工作，从而保证培训的人才能够满足档案管理工作的需要。同时，需要强化档案管理工作人员对工作的重视程度，并注意工作中所需注意事项，培训结束后，还需要对档案管理人员的专业技能的学习情况进行考核，从而有效保证所培养的人才符合事业单位档案管理信息化建设的需求。

2.2 提升档案管理硬件建设工作效率

为有效保证档案资料保存的完整性以及稳定性，同时不会受到外界的破坏，就需要积极加大资金投入力度，完善硬件设施建设，从而方便机关事业单位管理工作的开展。在档案信息化建设中，要求积极投入高水平技术，发挥电子存储的作用，提升存储以及管理的效率。但是为了能够更好的实现存储，还需要保证储存容量足够大，这就需要使用储存以及录入较为便捷的备份硬件进行管理，从而提升档案管理硬件建设的工作效率[3]。

2.3 积极实施软件开发工作

为了促使机关事业单位档案信息化水平得到全面提升，就需要全面强化档案信息化建设工作，同时对档案管理所需硬件设施进行大力开发，将管理工作与软件开发工作同时进行，二者相互配合，从而更好的完成档案管理工作。

2.4 制定好总体规划

为促使机关事业单位档案信息化建设工作能够获得协调发展，就需要对档案信息化的灵活性以及可扩展性特点进行重视，并根据此特点制定出较为合理的总体规划。同时，机关事业单位需要充分考虑人才信息需求，将适合的网络管理模式积极建设出来，保证能够与经济发展要求相符，从而适应机关事业单位的实际发展需求。

2.5 积极建立实用的档案信息网站

当前机关事业单位档案部门需要在网站上建立档案信息站点，从而更好的完成档案管理工作。在网站中，机关事业单位人员可以利用网页的形式为使用者提供信息服务，包括网上咨询、文件归档、查找、下载以及浏览等，这也是档案信息化管理的重要方法。为了有效建立档案信息网站，共享档案信息资源，就需要在选择档案信息管理操作系统时，注重选择具有升级功能的系统，保证档案网络管理能够与时俱进，实时更新，更好的适应发展的需求，促使档案信息化建设工作想着更好的方向发展。

此外，作为机关事业单位领导，还需要积极实施“走出去”战略，与其他政府监管或者企事业单位建立一个档案管理局域网，保证资源共享，实现档案的透明化管理，提升档案管理水平，切实维护党和人民的根本利益。

3 结语

综合上述分析，当时阶段，机关单位档案信息化建设工作能够顺利开展，离不开计算机技术以及网络平台的支持，这对档案管理工作实现数字化管理都具有积极影响。对于机关单位组织建设来说，需要全面提升工作质量，并增强科研力量，如此才能够全面提升机关单位的工作质量。机关单位档案管理信息化建设是科技发展以及社会进步的必然趋势，能够在一定程度上推进社会发展，为了顺应这一潮流，就需要机关单位在单位内部以及外部都要贯彻落实档案信息化建设工作。文章针对机关单位档案信息化建设工作开展提出了一些可行性措施，希望能够有效提升机关单位的工作效率，为机关单位档案管理工作提供一定参考。

参考文献

[1]孙晓茹.做好档案管理信息化建设的方法[J].消费导刊，2019，11（6）：152.

[2]朱杰云.浅析机关事业单位档案信息化建设问题与对策[J].兰台内外，2019，13（23）：18-19.

[3]赵秋霞.探讨机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题和解决措施[J].卷宗，2019，9（33）：73.