事业单位档案管理信息化建设的方法及策略

摘 要：我国互联网技术的迅猛发展，对人们的日常生活产生了深远的影响。信息化程度不断加深的当今社会，信息技术为人们的生产和生活起到极为重要的作用。但是，对于我国事业单位档案管理来讲，其信息化建设还处于一个初步的阶段，低效率性的档案管理对事业单位工作带来了一系列的不便。因此，要不断加快事业单位档案管理信息化建水平，将档案信息转变为容易保存的状态。同时，我国事业单位档案管理应适应时代發展的步伐，积极促进档案管理的信息化发展。本文对事业单位档案信息化建设的方法进行详细的探讨，并提出了科学性的保障策略，希望对事业单位档案管理信息化建设提供一定的参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;方法;策略

事业单位档案管理是一项精细化的工作，将各种类型的档案进行管理和分类，以实现其精细化的管理。档案管理中包含许多文件和声像等资料，为今后的事业单位的发展提供较大的价值。因此，档案管理要遵循科学化、合理化的管理方法，加快档案管理的信息化建设步伐。事业单位是为社会服务的特殊单位，档案管理工作也呈现一定的特殊性。我国信息化建设水平的不断提高，使得事业单位档案管理的发展速度不断加快，提高了档案管理的工作效率，一定程度降低劳动力成本。

1 事业单位档案管理信息化建设的必要性

现阶段，事业单位开展档案管理信息化建设是十分必要的。主要是基于信息化建设的档案管理可以一定程度上优化档案管理的流程。传统的档案一般都是纸质版的，随着时间的增长，其极易出现破损、老化等问题，同时，档案管理人员在进行档案整理的过程中，其工作数量极为庞大，对档案进行分类、收集和整理时，很容易由于人工的失误造成档案丢失的情况。因此，事业单位档案管理信息化建设中，档案管理人员利用计算机网络可以将档案信息有效的录入到计算机中，便于今后工作的利用。此外，通过信息化建设，在对档案进行查询时较为快速和便捷，无需翻阅大量的资料，只需要在检索栏进行搜索即可，大大减轻了人工查阅所耗费的时间，还提高了档案管理的效率[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设的方法

2.1 建立档案管理网络安全屏障

档案信息的安全对于事业单位档案管理来讲是至关重要的。档案管理自身具有较强的隐蔽性，因此一旦发生信息泄露，就会造成极为严重的影响。基于此，档案信息管理部门要对档案信息的安全问题给予高度的重视，在保护档案信息安全性的基础上，实施对档案信息的管理。其中，事业单位档案管理部门要对计算机系统进行定期的清理，还应当及时针对计算机的病毒库进行更新，彻底将计算机潜在病毒从根源处消灭。根据我国事业单位的发展情况，应建立符合自身管理条件的档案管理网络安全屏障，将一切垃圾信息隔绝起来，防止对档案信息的入侵。同时，严格的借阅制度也是档案信息管理必不可少的规则，借阅要有序的进行，才能确保档案信息的安全。需要注意的是，事业单位档案管理部门要定期对档案系统进行管理，采取一定的安全防范措施，提高档案管理的安全性，最大限度的实现档案管理的有效性[2]。

2.2 改善档案信息软件、硬件基础条件

数据库作为事业单位档案管理的重要工具，其充分实现了丰富的信息资源。要想提高事业单位档案管理的软件条件，加强档案信息数据库管理是极为重要的，有效实现资源的相互配合，从而提高档案管理的效率。除此之外，事业单位档案管理部门建立数据库时，可以采取相应的现代化技术手段，运用光学影像等技术，将不同类型的档案转变为基础的数字信息，从而通过检索模式实现对档案信息的查阅。同时，事业单位档案管理部门要改善档案信息的硬件条件，不断完善计算机网络配置，实现档案资料的数字化条件。同时，事业单位在进行档案信息软件、硬件技术条件的改善时，要注意自身单位的真实需求，着眼于现实情况，从事业单位自身的角度出发，结合科学性和合理性的需要，更好的实现档案信息化建设，促进档案信息化建设水平不断提高[3]。

2.3 加强档案信息保密工作

档案管理部门在事业单位中属于特殊的部门，要想实现档案管理的有效性，要将档案，部门独立与其他的部门之外，才能更好的保护档案管理的安全。尤其是对于国家严格要求进行保密的档案，管理部门一定要设置专门的档案保护区，采取专门的人员对其进行有效的保密工作。档案审查工作也是档案信息保密工作的一部分，是重中之重的环节。在进行档案审查工作的过程中，要将档案的利用情况和类型进行精准的判定，这就需要档案管理人员具备专业的知识水平，必要时可以向专家进行求助，确保档案审查工作的准确性。在进行档案审查工作之后，会产生一些无法进行判定的档案，这时要选取具有较高专业素质的档案管理人员进行进一步的判定。最终由单位档案管理部门领导进行最后的核实，确保档案审查的准确性和真实性。根据《保密法》的相关规定，事业单位档案管理人员一定要依法办事，认真做好档案管理的流程步骤，完成档案保密工作，认真履行国家所发布的相关规定[4]。

3 事业单位档案管理信息化建设的保障策略

从客观的角度来讲，事业单位档案管理部门的领导者必须具备责任意识，不断加强对档案管理的信息化建设。同时，在进行档案管理的过程中，要按照单位的实际情况来进行，不断加强事业单位业务能力和水平。完善的信息化平台对于档案管理来讲至关重要，能够增强档案管理的效率，利用计算机检索功能，可以更好的实现高效、便捷的档案查询工作。此外，在进行具体的信息化建设的过程中，要加强对档案信息化建设的宣传，扩大其影响力，激发档案管理员工积极的学习现代化信息建设手段，并合理的运用到档案管理中，实现对信息化平台的利用。其中，事业单位档案管理基本内容就是对诸多档案进行保存，以实现档案管理的储存目标，由此可见，档案信息的完整是最为重要的。因此，在信息化建设的基础上，进行档案管理，事业单位可以更好的发挥自身的水平，不断推进档案管理向科学、规范化的标准前进[5]。

4 结论

综上所述，面对当前现代化技术飞速发展的时代，信息化建设逐渐走入到各个领域中，能够促进各个领域的发展和进步。档案管理也不例外，对于事业单位来讲，档案管理是其发展的重要部分，应充分意识到档案管理的重要性。但是，事业单位档案管理信息化建设处于初期发展阶段，信息化建设还存在一定的不足之处，对档案管理起到一定程度上的阻碍作用。因此，事业单位要意识到档案管理中信息化建设的重要性，采取相对科学化的解决办法，积极推进档案管理的信息化建设步伐，帮助事业单位档案管理走出固有的困境中，从而实现档案管理的有效性发展。

参考文献

[1]徐晓慧.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].智库时代，2019（34）：294-295.

[2]孙辉.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析[J].中外企业家，2019（18）：108.

[3]丛迪阳.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（04）：74-75.

[4]王杨，提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2019（3）：71.

[5]刘迎迎.信总化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J].城建档案，2018（4）：62-63.

作者简介

骆欣（1974-），女，汉族，江西省彭泽县人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。