档案信息化建设与档案管理的几点思考

罗思举

摘 要：档案信息化建设是档案管理改革中的一个必然进程。事业单位应充分地认识到其重要性，并立足发展实际展开探索，积极推动这一改革进程。本文就新时期事业单位部门档案管理信息化建设的意义从实现信息互联及提升安全能力两个维度进行了分析，并在实践总结的基础上基于当前事业当前档案信息化建设进程中所暴露的问题，提出了对应的解决策略，将为事业单位档案信息化建设的深入改革提供一定的参考。

关键词：信息化;档案管理;建设

随着信息技术的不断发展，事业单位档案资料的介质也发生了重大的变化。这些数字档案占比的不断增加在某种程度上倒逼着事业单位档案管理的信息化改革进程[1]。当前，事业单位的档案信息化建设已初见成效，信息化体系的搭建也使得档案管理的能力及服务样式发生了一定的变迁，但总体而言，档案管理的信息化建设仍处于初期阶段，部分问题仍未能得到妥善的解决，因此在充分认识到信息化档案管理价值的同时，对问题进行梳理并找到发展对策就显得尤为地重要。

1 新时期事业单位部门档案管理信息化建设的意义

1.1 有助于实现档案管理的信息互联

新时期以来，我国为推动档案管理的科学化、数字化进程，先后颁布并实施了《档案法》及《全国档案管理信息化建设的实施纲要》等，从立法等角度统筹促进档案管理水平的提升。事业单位档案管理的信息化建设首先能够实现在档案资料上的信息互联，能够有效地改观之前以空间和地域相割裂的碎片化的档案管理方式。档案由一种资料完成了向一种资源的变迁。这将在较大程度上改观事业单位部门档案利用率不足等问题。同时，各种终端设备的普及，档案管理人员对档案数据的调阅、维护、分析等管理行为也在信息技术的助推下打破了时间和空间的限制。而这一变革也在较大程度上为事业单位档案资料的信息化应用提供了新的路径[2]。在互联网+的技术支撑下，档案的利用着通过PC、手机等设备随着随地地查阅和使用档案资源也成为可能。

1.2 有利于提升档案管理的安全能力

传统的档案管理架构下的事业单位档案工作中对于档案信息安全的关注度不够。对于档案资料的保管、整理及利用多是依靠人工作业的方式来完成，这就导致事业单位档案管理工作不仅强度很多，也未能很好的形成档案管理的闭环，导致档案管理工作中疏漏不断。同时，档案管理的效率也备受质疑。采用传统纸质档案为主的方式进行事业单位的档案管理，还有一个另一个重要的弊端就是它的后期管理问题，泄密风险大、存储时限和环境要求高等问题一直在管理中受到诟病。事业单位部门档案管理信息化建设的不断推进，在提升事业单位档案管理的规范性、严密性的同时，也在极大程度上丰富了事业单位部门档案管理的保密手段。与传统的档案管理方式相比，这一管理方式的安全向层面获得了较大的提升，依托互联网的“云盘”等数据资源中心构建起的数字档案资源库，将有效地解决上述问题[3]。

2 档案信息化建设与档案管理的实施策略

2.1 提升档案管理人员的服务意识

事业单位的发展过程中，档案管理的人员老龄化程度较高且专业人才较为稀缺，很多从事到事业单位档案管理工作中的从业者，多是“半路出家”，对于档案管理的价值认知不够，同时自身在档案管理中的服务力也存有一定的不足。技术和意识层面的滞后制约了事业单位 管理信息化建设的进程。事业单位在信息化档案管理的过程中，应首先从服务意识的改革入手，帮助事业单位的档案管理人员树立正确的工作概念和服務观念，使事业单位的档案管理人员能够充分地认识到自身岗位的价值及信息化改革的必要性，从而唤醒其责任书意识，在相应的激励体系刺激下，推动其服务能力的不断提高。

2.2 提高档案管理建设信息化水平

在很长的一段实践中，事业单位将档案管理的信息化归入到办公自动化的范畴，所完成的只是档案管理资料存储介质上的变迁，将纸质档案转化为可存储的电子档案形式。这种浅表化的建设，使得事业单位档案管理的信息化建设停留在了初级的阶段，电子档案面临着与纸质档案一样的命运，将在事业单位档案信息库中继续地“沉睡”，仅成为一种新颖的记录方式。这一情况与现代档案管理的要求相去甚远。事业单位的档案管理应从顶层设计上开始，实现对信息化档案系统的建设，着力实现档案信息化架构下的共享、互联，数字化架构下的挖掘、利用，使得事业单位的档案借力信息技术的发展而实现在其价值上的再一次飞跃[4]。在这一过程中，事业单位应逐步加大事业单位档案管理在资金、人才等方面的注入，全面提高档案管理建设信息化水平。

2.3 深入档案管理信息化队伍建设

人才是一切事业得以发展的根本，对于事业单位的档案管理而言更是如此。在当前的档案信息化建设实践中，因队伍的信息化能力不足所导致的管理效率低下、信息化建设进程滞缓等问题拖而未决。因此，事业单位的档案管理中，应将队伍信息化能力的建设放在突出的位置。一方面，应加大对岗位人员的信息化培训，依托当前的岗位委培、专业进修、全员培训等多种模式，分层次、分批次、分内容地展开培训，使得档案管理人员能够较好地完成自身在意识、技能方面的蜕变。另一方面，事业单位在招聘的过程中，应合理预留专业人才岗位，通过薪金、待遇等多方面的倾斜，吸引专业人员加入到事业单位信息化队伍中来，这将在极大程度上盘活事业单位信息化的建设力，加快推动事业单位档案管理的信息化进程。

3 小结

信息技术的发展在一定程度上改革了事业单位档案管理的发展的方向，促成了档案管理新模式、新方法的出现，而变革必然会带来新的技术、新的要求。事业单位的档案管理人员应充分地认识这一改革的必要性，不断提升自身的岗位服务意识、内化自己的档案服务技能，在意识和能力层面不断进阶，进而以新的建设力和服务力驱动事业单位档案管理的进程。

参考文献

[1]陈丽萍.档案信息化建设与档案管理思考研究[J].办公室业务，2020，（1）：64，66.

[2]刘亦齐.对档案信息化建设与档案管理的探讨[J].卷宗，2020，（2）：138.

[3]李薇.探微新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].办公室业务，2020，（1）：60-61.

[4]刘岚萍，旷文俊.档案数据深度挖掘与精细化管理：大数据时代档案信息化建设策略[J].知识经济，2020，（2）：68-69.